Digitalisierung in der Deutschen Rentenversicherung Zwischen Dickschiff und Schnellboot

Autor: Manfred Klein

Die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV Bund) hat sich ein umfassendes Digitalisierungsprogramm verordnet. eGovernment Computing sprach mit Chief Digital Officer (CDO) Dr. Matthias Flügge, über Fallstricke und darüber, was Verwaltungsmodernisierung mit Nautik zu tun hat.

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Digitalisierungsstrategien in großen Organisationen brauchen einen langen Vorlauf
Digitalisierungsstrategien in großen Organisationen brauchen einen langen Vorlauf
(© kebox – stock.adobe.com)

Sie sind jetzt als Chief Digital Officer (CDO) knapp ein Jahr an Bord der DRV Bund und leiten dort die Stabsstelle Digitalstrategie und digitale Transformation. Wie haben Sie die DRV Bund vorgefunden und welche Rolle kommt der neuen Stabsstelle zu?

Flügge: Ich habe ein Haus mit einer unglaublichen Vielfalt an Expertise vorgefunden. Sowohl die Fachseite als auch die IT-Seite agieren sehr professionell. Allerdings hat sich bei der DRV Bund die Erkenntnis durchgesetzt, dass es damit alleine nicht getan ist. Es kommt darauf an, einen Transmissionsriemen zwischen IT und Fachlichkeit zu spannen. Da kommt die Stabsstelle ins Spiel. Diese hat bei der Digitalisierung im Wesentlichen drei Funktionen: Wegweiser, Katalysator und Vernetzer.

Dr. Matthias Flügge, Chief Digital Officer der Deutschen Rentenversicherung Bund, sieht seine Behörde bei der Digitalisierung auf einem guten Weg
Dr. Matthias Flügge, Chief Digital Officer der Deutschen Rentenversicherung Bund, sieht seine Behörde bei der Digitalisierung auf einem guten Weg
(© DRV)

In der Rolle als „Digitalisierungswegweiser“ schaffen wir Orientierung – etwa in Form einer Digitalstrategie und eines priorisierten Maßnahmenkatalogs. Als „Katalysator“ geben wir Impulse zu modernen Arbeitsmethoden und Zusammenarbeitsformaten. Außerdem werden hier schnell vielversprechende technologische Ansätze erprobt – ergebnisoffen. Zu guter Letzt ist die Stabsstelle „Digitalisierungsvernetzter“: Wir bringen die Akteure im Haus zusammen, die Digitalisierung mitgestalten wollen, und wir vernetzen uns aktiv mit externen Digitalisierungsinitiativen.

Wie sieht die Digitalstrategie aus?

Flügge: Bei Strategien denkt man zunächst immer an wohlklingende Ankündigungen und blumige Ziele. Wir waren in der glücklichen Situation, dass es bereits übergeordnete Unternehmensziele gibt. Diese haben wir mit 20 strategischen Digitalzielen unterfüttert, die wir in zahlreichen Workshops mit Akteuren aus allen Abteilungen und Hierarchieebenen erarbeitet haben. Jedem strategischen Ziel haben wir dann operative Ziele zugeordnet. Hier stand ganz klar die Messbarkeit im Vordergrund, es tauchen also Kennzahlen auf, wie Laufzeiten und Nutzungszahlen. Die operativen Ziele wiederum sind mit einem Maßnahmenkatalog unterlegt. Da dieser sehr umfangreich ist, haben wir in der Digitalstrategie lediglich übergeordnete Maßnahmen als einen Fünf-Punkte-Plan aufgenommen.

Inhaltlich hat die Strategie klare Schwerpunkte: Wir wollen den Online-Kanal stärken, Prozesse automatisieren, eine konsequente Nutzerorientierung etablieren, die digitalen Kompetenzen unserer Mitarbeitenden erhöhen und Innovationen systematisch fördern.

Und wie soll die Strategie nun umgesetzt werden? Die DRV Bund ist mit 25.000 Mitarbeitenden ja ein Dickschiff der öffentlichen Hand.

Flügge: Als zeitlichen Horizont für die Erreichung unser operativen, messbaren Ziele haben wir Ende 2022 gewählt. Das ist angesichts des Ambitionsniveaus mancher Ziele sehr sportlich. Womöglich werden wir nicht alle Ziele zu 100 Prozent erreichen. Ich bin aber davon überzeugt, dass der eingeschlagene Weg der richtige ist. Aktuell sind wir dabei, ein „digitales Messnetzwerk“ aufzubauen, um den Fortschritt der Strategie­umsetzung messen und entsprechend steuern zu können.

Wichtig ist: Die Umsetzung der Digitalstrategie ist eine Aufgabe des gesamten Hauses. Obwohl wir mit der Stabsstelle eine koordinierende Rolle haben, sind viele Maßnahmen in den dezentralen Abteilungen angesiedelt. Das ist auch gut so, denn dort liegt die notwendige Fachexpertise. In den großen Digitalisierungsvorhaben sind wir über die Projektlenkungsausschüsse vertreten.

Wie soll das in der Praxis aussehen?

Flügge: Um das Haus bei der Umsetzung zu unterstützen, haben wir verschiedene flankierende Maßnahmen vorgesehen. So entwickeln wir derzeit „Leitlinien für gute Digitalprojekte“ als praktische Hilfestellung für Projektleitende. Außerdem haben wir ein Digital Board mit Botschafter*innen aus allen Bereichen geschaffen. Im Digital Board werden wir Umsetzungsentscheidungen treffen und gemeinsame Roadmaps zu Digitalthemen erarbeiten. Schon während der Erarbeitung der Digitalstrategie haben wir erste Umsetzungsprojekte ins Rennen geschickt. Damit wollen wir Verbesserungen früh greifbar machen und aufzeigen, dass sich die Beteiligung an der Umsetzung lohnt. Ein Beispiel ist die Prozessautomatisierung. Mit Robotic Process Automation (RPA) konnten wir bereits erste Erfolge in der Automatisierung einfacher repetitiver Tätigkeiten erzielen, zum Beispiel im Unternehmensprüfdienst. Und mit Tech4Germany haben wir im Sommer ein Projekt zur Online-Videoberatung durchgeführt.

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