Stadt Schriesheim[Gesponsert]

Zukunftsweisendes Informationsmanagement

| Autor: Sabina Merk

Die Finanzverwaltung der Stadt Schriesheim bietet ihren Bürgern und Unternehmen zeitgemäße digitale Dienstleistungen
Die Finanzverwaltung der Stadt Schriesheim bietet ihren Bürgern und Unternehmen zeitgemäße digitale Dienstleistungen (© nnattalli / shutterstock.com)

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Effiziente Prozesse spielen auch in der öffentlichen Verwaltung eine immer größere Rolle. Im Jahr 2012 stellte die Stadt Schriesheim nicht nur auf eine proprietäre Finanzbuchhaltungslösung um, nachdem sie zuvor die Dienste des kommunalen Rechenzentrums rund um das Finanzmanagement und die optische Archivierung genutzt hatte. Parallel dazu führte die Stadtverwaltung auch eine umfassende Software für Enterprise-Content-Management (ECM) ein.

Schriesheim ist eine Stadt in Baden-Württemberg mit rund 15.000 Einwohnern, die an der Bergstraße nördlich von Heidelberg liegt. Mit ihren Fachwerkhäusern und verwinkelten Gassen ist es eine Stadt zum Wohlfühlen, deren große Vielfalt ihr einen besonderen Charme verleiht.

Schriesheim geht auf eine fränkische Siedlung zurück, die erstmals im Jahr 764 in einer Schenkungsurkunde an das Kloster Ellwangen erwähnt wird. Mitte des 13. Jahrhunderts gründeten die Vögte des Klosters, die Herren von Strahlenberg, am Fuße des Ölberges eine Burg-Stadtanlage. Diese Burgruine überragt als Wahrzeichen das heutige Schriesheim. 1347 erwarben die Pfalzgrafen in Heidelberg Burg und Stadt. Aus jener Zeit stammt das Stadtsiegel und heutige Stadtwappen. 1470 verlor die Stadt im Zuge der Weißenburger Fehde Stadtrecht und Stadtbefestigungen. 1632 und 1674 wurde Schriesheim niedergebrannt und zum großen Teil zerstört.

In der Zeit der Frühindustrialisierung entwickelten sich um 1820 im Tal große Papierfabriken. Durch Bergbau und Papierindustrie wurde Schriesheim für Jahrzehnte zu einem wichtigen industriellen Zentrum. Von den Zerstörungen des Ersten und Zweiten Weltkrieges blieb Schriesheim weitgehend verschont. Im Rahmen der 1200-Jahrfeier erhielt Schriesheim 1964 wieder das Recht, die Bezeichnung „Stadt“ zu führen.

Seit Ende des 19. Jahrhunderts ist Schriesheim ein beliebter Kur- und Naherholungsort. Durch die reizvolle Lage zwischen Odenwald und Rheinebene ist ein Kleinod entstanden, dessen Bedeutung als Weinort sich an vielen Stellen des Ortes zeigt. Die Nähe zu den Industriezentren Heidelberg, Mannheim und Ludwigshafen, überregional bedeutende Unternehmen sowie klein- und mittelständische Betriebe am Ort bieten viele Arbeitsplätze. Zudem besitzt die Stadt sechs kommunale Kindergärten, drei Grundschulen, eine Realschule und ein Gymnasium, eine eigene VHS, ein idyllisch gelegenes Waldschwimmbad sowie 1.600 Hektar Wald. Daher ist Schriesheim heute in der Region ein bevorzugter Wohnort.

Komplettlösung gesucht

Das kommunale Rechenzentrum der Stadt Schriesheim stellte jahrelang das Finanzmanagementsystem zur Verfügung – ebenso betrieb es die optische Archivierung der Belege wie Rechnungen, Anordnungen etc. Die übrigen Dokumente wurden inhouse lediglich im Windows Explorer „verwaltet“. Im Jahr 2012 stellte die Stadtverwaltung auf eine proprietäre Finanzbuchhaltungslösung um und wechselte von SAP zu Finanz+. „Mit der Umstellung bezogen wir die Dienste nicht länger vom Rechenzentrum. Daher benötigten wir auch eine neue, umfassende Archivierungslösung, welche auch die elektronischen Mails einbeziehen sollte. Denn steuerrelevante E-Mails sind laut dem Gesetzgeber rechtssicher und unveränderbar zu archivieren“, erklärt Volker Arras, Stadtkämmerer der Stadt Schriesheim.

Nach einer Marktanalyse verschiedener Anbieter entschied sich die Stadt für das Enterprise-Content-Management (ECM) ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. Überzeugt hatten die Verantwortlichen dabei vor allem die Funktionsvielfalt, die hohe Leistungsfähigkeit und die einfache Bedienbarkeit der Software. Ein weiteres Kriterium war die sehr gute und kompetente Unterstützung durch den ELO Business Partner Syscare Informationssysteme, Weinheim, der mit der Einführung betraut war.

Das Projekt begann im Februar 2012 mit der Recherche und Auswahl. Dann erfolgte die Implementierung der Software, die bereits im August desselben Jahres nach erfolgreicher Testphase abgeschlossen werden konnte. „Seither archivieren wir alle E-Mails sowie papierbasierten Rechnungen, Akten und Bescheide. Letztere werden zuvor digitalisiert“, so Arras weiter. Auch die Anbindung des Finanzwesens ans ECM-Archiv wurde erfolgreich umgesetzt. Zudem lassen sich die Belege aus der Buchhaltungssoftware Finanz+ über die ECM-Software problemlos abrufen. Installiert wurde darüber hinaus ein Rechnungs-Workflow, der im engen Zusammenspiel mit Finanz+ arbeitet.

ELOprofessional bietet der Stadt Schriesheim die zentrale Wissensplattform, in der alle Informationen – ob papiergebunden oder digital – zusammenlaufen und den 50 Verwaltungsmitarbeitern bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um eine gewaltige Informationsmenge: Denn neben Grund- und Gewerbesteuerveranlagungen oder Änderungen von Grundsteuermessbeträgen aufgrund von rund 500 Eigentumswechseln pro Jahr besitzt Schriesheim auch eine eigene Wasserver- und Abwasserentsorgung.

Hinzu kommen über 70 Vereine, kirchliche und soziale Organisationen mit vielfältigen sportlichen, musischen, kulturellen und sozialen Angeboten, die für alle Alters- und Interessengruppen Möglichkeiten der Freizeitgestaltung bieten. Auch dieser Schriftverkehr wird seit der Umstellung – inklusive aller E-Mails der Verwaltung – mithilfe der ECM-Software digital archiviert.

Zum Einsatz kommt jedoch auch der ELO Workflow. So hat die städtische EDV-Abteilung für die Vergabe (Vermietung) städtischer Liegenschaften wie Hallen, Sportstätten oder Veranstaltungsräume einen Workflow programmiert: Sobald ein Antrag auf Überlassung eingeht – weil beispielsweise ein Sportverein Trainingszeiten benötigt oder jemand eine Veranstaltung organisieren möchte – wird dieser eingescannt, mit einem Barcode versehen und dann automatisiert im ECM-System verarbeitet.

Belege digitalisieren

Beim Buchen einer Rechnung druckt das System gleichzeitig eine Kassenanweisung mit aus, auf der ein Barcode aufgedruckt ist. Der Barcode enthält eine fortlaufende Nummer, die den Vorgang eindeutig identifiziert. Nach Unterschrift werden die Rechnungen zusammen mit den Anweisungen gescannt. Das ECM-System fügt beides zusammen und archiviert das Ganze unter der jeweiligen Belegnummer.

Nun lässt sich der Vorgang in ELOprofessional mit Rechtsklick direkt aus Finanz+ heraus aufrufen. In der Finanzbuchhaltung liegt also ein Beleg vor, den die Bearbeiter inklusive der dazugehörigen Unterlagen blitzschnell mit einem Mausklick sichten können.

Die automatische Zahlung per Workflow wurde allerdings nicht aktiviert. Dies hätte ein Testat der Gemeindeprüfungsanstalt erfordert – welches aufwendig und teuer ist. Daher hat die Stadtverwaltung schweren Herzens auf diese ECM-Funktion verzichtet.

Steuer(alt)akten extern gescannt

Des Weiteren haben die Mitarbeiter der Stadtverwaltung alle weiteren Akten, wie zum Beispiel Vorgangsakten, und Belege sukzessive eingescannt und führen sie seither digital. Dies gilt auch für die Altakten. In Schriesheim kommt es jedes Jahr zu etwa 500 Eigentumswechseln, Änderungen von Grundsteuermessbeträgen etc. Daraus resultieren wiederum 500 Grundsteuermessbescheide des Finanzamts, welche die Mitarbeiter manuell bearbeiten, einscannen, verschlagworten und schließlich im ECM-Archiv ablegen. Die über 600 bereits vorhandenen Gewerbesteuerakten wurden dagegen von einem externen Unternehmen digitalisiert und dann ebenfalls in ELOprofessional archiviert. Daher können die Mitarbeiter jetzt auch auf diese (Alt-)Akten entsprechend schnell zugreifen.

Fazit und Ausblick

Insgesamt setzt die Stadt Schriesheim die ECM-Suite abteilungsübergreifend ein. Bis zu zwölf aktive User haben sogenannten schreibenden Zugriff – weitere 20 Mitarbeiter über das Schnittstellenprogramm für Finanz+ lediglich lesenden Zugriff auf den Indexserver, um Belege einzusehen. Die Umstellung auf die ECM-Software wurde durch die Benutzer schnell und ohne größere Schulungsmaßnahmen angenommen. Vorteilhaft ist auch die Platz­ersparnis, da das physische Archiv aufgelöst werden konnte.

Die Autorin: Sabina Merk, freie Journalistin
Die Autorin: Sabina Merk, freie Journalistin (© pressebüro Merk)

Der Nutzen der ECM-Einführung liegt auf der Hand: Die autorisierten Nutzer finden Dokumente dank optimaler Suchfunktionen deutlich schneller. Rechnungsbelege lassen sich einfacher und auch außerhalb der Finanzabteilung durch berechtigte Mitarbeiter aufrufen und die jetzt elektronisch geführten Akten sind innerhalb der gesamten Abteilung Finanzwesen (Kämmerei) verfügbar.

Volker Arras zieht Bilanz: „ELO versetzt uns in die Lage, unsere umfangreichen Aufgabengebiete kostengünstig zu bearbeiten. Studien zufolge nimmt die Informationssuche bereits 20 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit in Anspruch. Der schnelle Zugriff auf die digitalisierten Akten und die Volltextsuche haben unsere Produktivität deutlich gesteigert.“

2016 erfolgte ein Upgrade auf die ELO ECM Suite 10. Zu den Neuerungen dieser Version gehören das komplett überarbeitete User-Interface sowie Erweiterungen bei Workflow und Collaboration. Dank der Integration des neuen Abbyy FineReaders wurde die Texterkennung noch leistungsfähiger.

Mehr Informationen ...

... zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gibt es auf der Website von ELO.

Ergänzendes zum Thema
 
Die ELO ECM Suite
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