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De-Mail verändert das Output Management der Behörden

Zukunftsmusik? Weniger Drucker, weniger Papier in den Amtsstuben

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„Maßnahmen zur besseren Nutzung von De-Mail“ ...

... hat sich das Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis (LRA RNK) überlegt. Es plant, „mittelfristig die De-Mail-Kommunikation als (rechts)sicheres, zuverlässiges elektronisches Pendant zur herkömmlichen Schriftform einzusetzen. Neben der Modernisierung der Verwaltung im Rahmen der eGovernment-Strategie werden auch Zeit- und Versandkosteneinsparungen anvisiert. Wie bei vielen Neuerungen sind Akzeptanzprobleme zu überwinden. Diesen soll durch Pressemitteilungen und durch vielfältige Informationsmaßnahmen begegnet werden.“

Richtig „loslegen“ wird die Behörde wohl im Herbst, wenn Outlook in den Amtsstuben für De-Mail „aufgebohrt“ wurde: „Seit Anfang 2013 verfügt das Landratsamt über die De-Mail-Domäne rhein-neckar-kreis.de-mail.de. Damit ist das LRA RNK in der Lage, De-Mails zu verschicken und zu empfangen. Ein eigenes De-Mail Gateway ist installiert und ausgetestet. Die Integration der De-Mail in unsere Outlook-Umgebung ist noch nicht abgeschlossen. Ein performantes, komfortables De-Mail Plugin für Outlook 2010 wird derzeit von unserem Provider T-Systems entwickelt. Die Auslieferung ist für das 3. Quartal 2013 angekündigt.“

In der Außenkommunikation will das Landratsamt vor allem die Vorteile für die Bürger und Wirtschaft betonen: keine langen Wartezeiten, kein Papier, kein Kuvert, keine Briefmarke, kein Gang zur Post oder zum Briefkasten, Schutz vor Spam, Viren und Trojanern, sichere Authentifizierung, elektronische Archivierung, Nachweisbarkeit.

Und um den De-Mail-Einsatz in der Kommunikation mit der Behörde zu steigern, plant das Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis:

  • Mitteilungen am „Schwarzen Brett“,
  • Info-Briefe nebst Broschüre an Makler/Gewerbetreibende,
  • Hinweise im Intranet und auf der Homepage des Rhein-Neckar-Kreises,
  • regelmäßige Projektberichte in der Hauszeitung „Bürokratius“,
  • Veröffentlichung der De-Mail-Adresse im öffentlichen Teilnehmerverzeichnis,
  • Werbung an Litfaßsäule,
  • Pressemitteilungen an die lokale Printmedien,
  • Informationsveranstaltung für Makler im Rhein-Neckar-Kreis,
  • Vorträge bei Foren und Veranstaltungen von Verwaltungen,
  • Werbemaßnahmen über IHK,
  • Berichte in den Landkreisnachrichten,
  • Informationsveranstaltungen,
  • Bekanntmachung im Bereich Social Media.

Des Weiteren sollen bestimmt Zielgruppen wie Makler direkt angesprochen werden. Und nicht zuletzt ist mittelfristig die „Einrichtung eines De-Mail-Beauftragten (vergleichbar mit einem Sicherheitsbeauftragten) vorgesehen.

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