Evangelische Stiftung positioniert sich mit eRecruiting Tool als fairer Arbeitgeber

Autor / Redakteur: Sandra Meyer / Gerald Viola

Menschen mit fundierten Qualifikation in sozialen Berufen sind auf dem Arbeits­markt gefragter denn je – umso wichtiger ist es für Unternehmen aus der S­ozialen Wirtschaft, sich bei der Suche nach geeigneten Bewerbern als attraktiver Arbeit­geber zu profilieren. Das beginnt bei der Organisation des Bewerbungsverfahrens.

Elektronischer Workflow stützt Bewerberauswahl
Elektronischer Workflow stützt Bewerberauswahl
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Leicht auffindbare Stellenausschreibungen, eine schnelle B­earbeitung der eingereichten Bewerbungsunterlagen und zügige Rückantworten zum Stand des Auswahlverfahrens sind wichtige Voraussetzungen, um hart umkämpfte Arbeitskräfte für sich zu gewinnen.

Die nordrhein-westfälische Evangelische Stiftung Hephata nutzt dazu die webbasierende Recruitement-Lösung d.vinci, mit deren Hilfe der Auswahlprozess von qualifizierten Mitarbeitern effizient gestaltet wird.

Seit ihrer Gründung im Jahr 1859 engagiert sich die Evangelische Stiftung Hephata für Menschen mit Behinderung und bietet ihnen Unterstützung und Beratung in den Bereichen Wohnen, Arbeiten und Bildung.

In einem großen Reorganisationsprozess Ende der 90er Jahre verabschiedete sich die Stiftung von der starren, auf zwei Standorten basierenden Anstaltstruktur und betreut heute mehr als 2.600 Menschen mit Behinderung an rund 130 Adressen in ganz Nordrhein-Westfalen mit Schwerpunkt im Rheinland.

Mit diesem Paradigmenwechsel ging auch ein starkes personelles Wachstum einher: Aktuell verzeichnet die Stiftung ein jährliches Einstellungswachstum von acht Prozent.

Doch die Nachfrage nach Fachkräften aus dem sozialen Bereich wie Heilerziehungspflegern, Sozialpädagogen oder examinierten Altenpflegern ist branchenübergreifend so groß, dass die Evangelische Stiftung mit zahlreichen anderen regionalen Arbeitgebern konkurrieren muss. Ein Nachteil der hohen Standortstreuung liegt in dem unterschiedlich hohen Bekanntheitsgrad, der der Stiftung in verschiedenen Regionen Nordrhein-Westfalens zukommt.

Um möglichst viele potenzielle Bewerber zu erreichen, genügt eine Ausschreibung über den unternehmenseigenen Webauftritt daher nicht und auch das klassische Recruiting über Zeitungsannoncen hat sich als nicht mehr ausreichend erwiesen, um vakante Stellen zügig zu besetzen.

Lösung muss den gesamten Workflow abbilden

Folglich entschied sich die Personalabteilung vor knapp drei Jahren, nach einer Lösung zu suchen, die es ermöglicht, das Internet stärker in den Recruitingprozess einzubeziehen.

„Menschen kaufen heutzutage ihre Autos im Internet und mieten Wohnungen übers Netz – selbstverständlich wollen sie sich auch online bewerben. Ein Arbeitgeber, der wertvolle Fachkräfte gewinnen will, sollte ihnen daher die Gelegenheit dazu bieten“, bringt Prokurist Gerd Neumann die aktuelle Entwicklung auf den Punkt.

Bei der Auswahl des richtigen Partners für die Umstellung des Bewerbungssystems standen zwei Punkte besonders im Vordergrund: Die künftige Lösung sollte zum einen nicht nur den Eingang von Online-Bewerbungen ermöglichen, sondern auch den gesamten Workflow des Auswahlprozesses im System abbilden, zum anderen sollte sie höchstmögliche Datensicherheit garantieren.

Drei Anbieter wurden in die nähere Auswahl genommen, entschieden hat sich die Stiftung letztlich für die delphi HR-Systems GmbH, die vor allem in puncto Datenschutz weit vorn lag: Das Unternehmen ist nicht nur Träger des TÜV-Zertifikates ISO 27001, sondern auch vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gemäß dem strengen IT-Grundschutz-Standard für den deutschen Markt zertifiziert worden.

Für den Anwender war es ein wichtiges Signal, dass der Personaldienstleister damit selbst die Verantwortung für die Sicherheit von sensiblen Bewerberdaten in seiner Recruiting-Web-Lösung d.vinci übernimmt.

Dennoch steht mit der Software eine flexible Lösung zur Verfügung, die nicht starr standardisiert, sondern passgenau auf die internen Prozesse der Stiftung Hephata ausgerichtet ist.

Nach einem ersten Projekttag, an dem Anforderungen und Möglichkeiten abgeglichen wurden, legte ein Letter of Understanding die Basis für eine ertragreiche Zusammenarbeit. Im Rahmen zweier weiterer Projekttage wurden dann die Funktionsweisen des Tools spezifiert und Rollen für Benutzer mit unterschiedlichen Administratorenrechten definiert.

Zeitgleich zur Einführungsphase der Recruiting-Lösung wurden die rund 180 Mitarbeiter der Stiftung, die mit dem Tool arbeiten, unternehmensintern geschult, um eine reibungslose Inbetriebnahme zu gewährleisten. Knapp ein Jahr nach der Entscheidung für die Umstellung der Recruiting-Prozesse ging d.vinci im Jahr 2010 schließlich online.

Hilfe auch bei der Bewerber-Auswahl

Das System bildet den gesamten Verfahrensverlauf ab – von der Stellenausschreibung bis hin zur Vertragsgestaltung. Konkret sieht der Prozess der Stellenbesetzung wie folgt aus:

Stellt der Vorgesetzte der Fachabteilung an einer der vielen Standorte der Stiftung einen Personalbedarf fest, entwickelt er gemeinsam mit dem zentral organisierten Personalwesen ein präzises Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle.

Die Personalabteilung wie­derum erstellt einen Ausschreibungstext, der über d.vinci dem Vorgesetzten zur Abstimmung vorgelegt wird. Anschließend kann über das Portal festgelegt werden, auf welchem Wege die Ausschreibung veröffentlicht wird.

In der Regel wird eine Stelle auf dem Hephata-Karriereportal veröffentlicht, in der Stellenbörse der Agentur für Arbeit sowie in namhaften Jobbörsen wie Stepstone und Monster; weitere Websites ziehen sich das Stellenangebot per Jobroboter automatisch und veröffentlichen es in ihrem Portal.

„Auf diesem Wege bespielen wir inzwischen über 20 Vertriebswege, über die zukünftige Mitarbeiter sich über unser Unternehmen informieren können.

Das sorgt für eine stärkere Wahrnehmung auf dem Arbeitsmarkt und eine größere regionale Verbreitung unserer Ausschreibungen, und das bei gleichzeitig sinkender Anzahl von teuren Stellenanzeigen-Schaltungen in Zeitungen“, erläutert Gerd Neumann.

Insbesondere die so wichtige Schnittstelle zur Agentur für Arbeit stellte zunächst eine Herausforderung dar, die delphi aber letztlich lösen konnte, sodass nun auch auf diesem Kanal regelmäßig Stellenangebote veröffentlicht werden.

Hat ein Bewerber Interesse an einer der ausgeschriebenen Positionen, kann er sich über das Webportal mit wenigen Klicks bewerben. Von den jährlich eingehenden 4.000 bis 5.000 Bewerbungen erfolgen bislang rund ein Drittel auf diesem Wege – mit stark steigender Tendenz.

Schriftliche Bewerbungen werden eingescannt und über einen gesicherten eMail-Workflow unmittelbar eingebunden. Die Bewerberprofile werden von der Personalabteilung kurz gesichtet und dann umgehend an die entsprechende Fachabteilung weitergeleitet – was früher auf dem Postwege mehrere Tage in Anspruch genommen hat, ist auf elektronischem Wege nun binnen weniger Sekunden möglich und für dezentral aufgestellte Unternehmen wie die Evangelische Stiftung ein deutlicher Gewinn.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue Tool ist nicht zuletzt deshalb so groß, weil mit ihm bürokratische Hürden beseitigt und die Vorgesetzten aus Fachabteilungen zeitnah in den Einstellungsprozess eingebunden wurden. Zudem kann der Betriebsrat laufende Auswahlverfahren in der Mitbestimmung einsehen und prüfen, ob alle Unternehmensrichtlinien beachtet wurden.

Verbesserte Kommunikation

Auch die Bewerber profitieren von den verschlankten Prozessen: Sie erhalten schon nach kurzer Zeit eine Rückmeldung zum Stand ihres Verfahrens und werden in manchen Fällen bereits nach zwei Tagen zum Bewerbungsgespräch eingeladen.

Die Kommunikation mit den Kandidaten läuft ebenso wie der unternehmensinterne Austausch über die Web-Lösung: Über das eRecruitement-Tool können sowohl Zusagen erteilt, als auch Absagen generiert und Bewerber bei Interesse an künftigen Stellenausschreibungen im Pool gehalten werden.

Der Leiter des Personalwesens Gerd Neumann weiß, warum das so wichtig ist: „Wenn in einem Bewerbungsverfahren 50 Personen Interesse an einer Stelle bekunden, von denen nur einer eingestellt werden kann, dann bleiben im Zweifelsfall 49 Personen, die schlecht über ein Unternehmen reden, wenn man sie im Absageprozess nicht professionell und respektvoll behandelt.“

Für die Zukunft plant die Evangelische Stiftung Hephata, ihre Bewerberkommunikation daher noch weiter zu optimieren, indem die erfolgreiche Recruiting-Lösung in funktionaler Hinsicht ausgebaut werden soll.

So sollen zum einen auch Ausbildungstests in das System eingebunden werden, zum anderen ist angedacht, zeitgemäße Kommunikationswege verstärkt zu nutzen, und zwar durch eine optimierte Seitendarstellung von d.vinci für Mobile Devices, die Anbindung von Social Media an das Tool und die zusätzliche Benachrichtigung von Bewerbern per SMS.

Damit positioniert sich die Stiftung als Arbeitgeber, für den ein professioneller und zugleich menschlicher Umgang mit potenziellen Mitarbeitern wesentlicher Bestandteil der Unternehmensphilosophie ist – insbesondere im sozialen Bereich ein wichtiges Signal für qualifizierte Fachkräfte. Sandra Meyer

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