Wer sollte wann auf SharePoint 2016 wechseln?

Zeit für die SharePoint-(R)Evolution?

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Umsteigen lohnt sich, nur wie?

Aufgrund der beschriebenen Funktionserweiterungen stellt SharePoint 2016 eine vielversprechende Alternative zu den Vorgängerversionen dar. Für Unternehmen ist eine Migration auf „Office 2016“ daher in jedem Fall empfehlenswert. Auch Nutzer, die von SharePoint 2010 kommen, sollten die Version 2013 überspringen und direkt auf SharePoint 2016 wechseln.

Der Umstieg auf SharePoint 2016 bekommt vom Autor das Prädikat „empfehlenswert“
Der Umstieg auf SharePoint 2016 bekommt vom Autor das Prädikat „empfehlenswert“
(Bild: Olivier Le Moal/ Fotolia.com)

Zwar unterscheiden sich die Versionen auf den ersten Blick nur unwesentlich voneinander. Dennoch sollten Anwender, den „großen Sprung“ auf SharePoint 2016 wagen, da sie ansonsten in wenigen Jahren vor dem nächsten Wechsel stehen. Gleichzeitig bedeutet ein großer Versionssprung für die Migration jedoch zusätzlichen Aufwand, da Microsoft diesen nicht mit Bordmitteln unterstützt. Das heißt: Administratoren müssen entweder auf Tools von Drittanbietern zurückgreifen oder den Wechsel durch eine temporäre Zwischenmigration über 2013 nach 2016 überbrücken.

Neben der Frage, auf welche Version migriert werden soll, steht auch die Wahl des passenden Nutzungsmodells im Vordergrund. Gerade für klein- und mittelständische Unternehmen machen On-Premise-Lösungen dabei langfristig wenig Sinn, da sie in der Verwaltung einfach zu komplex und teuer sind. Denn, erstens wird SharePoint aufgrund der steigenden Zahl von Komponenten immer komplizierter – Unternehmen sind folglich kaum mehr in der Lage, hierfür genügend Spezialisten zu beschäftigen. Zweitens existieren immer mehr Funktionen, die nur durch eine enge Verzahnung von verschiedenen Applikationen innerhalb der gesamten Office365 Umgebung möglich werden.

On-Premise-Versionen können diese Form der Integration nicht leisten. Nichtsdestotrotz werden viele Unternehmen voraussichtlich weiterhin auf On-Premise-Lösungen zurückgreifen, da gerade in Deutschland eine relativ hohe Unsicherheit im Hinblick auf die Datenhoheit besteht. Auch die Ankündigung einer „deutschen Cloud“ ändert daran wenig. Hier müssen erst einmal die Rahmenbedingungen geklärt werden und die Kunden müssen sich sicher fühlen, bevor sie diesen Schritt gehen.

Denn die Rechtslage ist hier bislang eher unklar. Besonders vor diesem Hintergrund stellen Hybrid-Cloud Lösungen sowohl für klein- und mittelständische Unternehmen, als auch für Konzerne unter Umständen eine interessante Alternative dar.

Effektive Implementierung

Unabhängig davon, welches Nutzungsmodell Unternehmen beim Wechsel auf SharePoint 2016 wählen, sollten sie bei der Migration beziehungsweise Konfiguration zwei zentrale Aspekte beachten, um sicher zu migrieren und anschließend alle Features im vollen Umfang nutzen zu können:

  • Zunächst sollten IT- und Projekt-Verantwortliche klären, welche Funktionen und Anpassungen im aktuellen System umgesetzt sind und die Anforderungen für die künftige Umgebung definieren.
  • Ausgehend von diesen Überlegungen kann eine erste Aufwands-Prognose vorgenommen werden. Diese sollte zum einen berücksichtigen welche Anpassungen überhaupt migriert werden sollen und zum anderen klären, wie diese in der neuen Umgebung implementiert werden, etwa als browserbasierte Anpassung oder eigene App.
  • Administratoren sollten sich darüber hinaus im Zuge der Konfiguration mit der so genannten „MinRole“-Funktion in SharePoint 2016 auseinandersetzen. Sie unterstützt die Verwaltung von Dienstinstanzen im Rahmen der Farmtopologie und unterscheidet in der Standardkonfiguration vier grundlegende Serverrollen, die auf mehrere Server verteilt laufen sollten.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen müssen für ihre SharePoint-Umgebungen künftig mehr Ressourcen bereitstellen. Je nach Installationsmodus und User-Anzahl kann SharePoint in Einzelfällen auf einem Server betrieben werden; in der Regel müssen jedoch mindestens vier oder drei Server zur Verfügung stehen.

Der richtige Zeitpunkt

Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung von SharePoint 2016 ist, dass die Anforderungen und bereitgestellten Ressourcen optimal aufeinander abgestimmt sind. Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sich im Vorfeld von SharePoint-Experten beraten zu lassen, welche Modelle und Konfigurationen für die jeweiligen Nutzungsszenarien am besten geeignet sind.

Der Autor Daniel Wessels ist COO bei der Deroso Solutions GmbH
Der Autor Daniel Wessels ist COO bei der Deroso Solutions GmbH
(Bild: Deroso Solutions GmbH)

Was den richtigen Zeitpunkt für die Migration auf SharePoint 2016 betrifft, gibt es für Unternehmen keinen Grund das Vorhaben unnötig hinauszuzögern. Der „Virtual Launch“ von Sharepoint 2016 erfolgte am 4. Mai – Administratoren sollten sich daher schnellstmöglich mit der neuen Version auseinandersetzen. Grundsätzlich läuft das System bereits jetzt stabil und bis auf wenige Schönheitsfehler weitgehend fehlerfrei. Dementsprechend gibt es nichts, was gegen eine Migration zu einem frühen Zeitpunkt sprechen würde.

Über den Autor:

Daniel Wessels ist COO und Lead Solution Architect bei der Deroso Solutions GmbH. Als erster von Microsoft ausgezeichneter MVP (Most Valuable Professional) für SharePoint in Deutschland zählt er seit über 15 Jahren zu den führenden Experten für SharePoint Server. Zudem ist Daniel Wessels SharePoint Architect bei der Dilotec GmbH, die ebenfalls zur FGND Group gehört. Vor seiner Tätigkeit für die FGND Group arbeitete er nach einem Informatikstudium für verschiedene IT-Unternehmen, darunter acht Jahre als Geschäftsführer und Strategic Consultant bei der Microvation GmbH.

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