Best Practice beim eGovernment

Wissensmanagement in einer Bundesbehörde

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Das Projekt Wissensmanagement

In Zusammenarbeit mit der IMTB Consulting und der TU Dresden hat die DEHSt ein dauerhaft tragfähiges Konzept für die Einführung und Etablierung von Wissensmanagement erarbeitet. Dazu wurde zunächst die Zielsetzung festgelegt und anschließend die Wissenssituation in der DEHSt analysiert. Aus den Analyseergebnissen wurden Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und konzeptionell beschrieben. Für das Projekt war eine Laufzeit von 13 Monaten angesetzt.

Erhoben und analysiert wurde die Wissenssituation mit einer breit angelegten Online-Umfrage unter den rund 120 Beschäftigten. Sowohl generelle als auch prozessspezifische Aussagen zum internen Umgang mit Wissen spielten dabei eine zentrale Rolle. Die Rücklaufquote war mit etwa 50 Prozent überdurchschnittlich hoch.

Darüber hinaus wurden Experteninterviews mit rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um tiefergehende qualitative Erkenntnisse zu gewinnen. Die methodische Grundlage für die Erhebungen bildete ein angepasstes Wissensmanagement-Modell nach Probst.

Sowohl der Fragebogen als auch der Interviewleitfaden orientierten sich durchgehend an den Kernprozessen der Wissensarbeit.

Auch der Arbeitskreis Wissensmanagement der DEHSt, der aus Mitgliedern aller Fachgebiete besteht, war aktiv eingebunden. Dadurch wurden weitere nutzernahe Informationen zur Ist-Situation im Umgang mit Wissen in der DEHSt identifiziert und eine enge Anbindung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet.

Eine zentrale Erkenntnis der Analyse war, dass eine reine IT-Fokussierung von den Nutzerinnen und Nutzern nicht gewünscht ist. Stattdessen forderten sie vor allem Maßnahmen, die den Wissenszugriff durch eine verbesserte interne Kommunikation und organisatorische Festlegungen unterstützen.

Die Wissensmanagement-Lösungen

Aus den Ergebnissen der Wissensanalyse und mit dem Ziel, die Wissenssituation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern, wurde ein 40 Maßnahmen umfassender Katalog erarbeitet, der die Gestaltungsdimensionen Technik, Organisation und Mensch (TOM) ganzheitlich betrachtet. Die Ausgewogenheit aller drei Dimensionen wird den unterschiedlichen Wirkungsebenen von Wissensmanagement gerecht und vermeidet eine einseitige technische Ausrichtung der Maßnahmen.

Dadurch wurde auch eine Balance zwischen Kodifizierungs- und Personalisierungsstrategie geschaffen. Zum einen wird der konkrete Zugriff auf Informationen und Dokumente (explizites Wissen) berücksichtigt und zum anderen eine Vernetzung zwischen Personen – und damit der Wissenstransfer nicht schriftlich fixierten Wissens (implizites Wissen) – durch die Maßnahmen unterstützt.

Das Ergebnis ist eine bedarfsspezifische Gesamtkonzeption zur Etablierung von Wissensmanagement mit einem umfassenden Maßnahmenpaket, welches das Umsetzungspotenzial konkret beschreibt. Auch die Zusammenhänge und Abhängigkeiten innerhalb der Maßnahmen flossen in diese Umsetzungsplanung ein.

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