Interview Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Controlling-Instrument

Redakteur: Manfred Klein

Die Erneuerung der IT-Infrastruktur der niedersächsischen Justiz ist eines der großen IT- und eGovernment-Vorhaben des Landes. Niedersachsen erhofft sich durch mit@justiz nicht nur Kosteneinsparungen – das Vorhaben soll auch dazu beitragen, die Verwaltung für die kommenden Herausforderungen fit zu machen.

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Ralph Guise-Rübe unterstreicht die Rendite des Projekts
Ralph Guise-Rübe unterstreicht die Rendite des Projekts
( Archiv: Vogel Business Media )

Der Projektverantwortliche, Ralph Guise-Rübe, beschreibt den aktuellen Projektstand.

Herr Guise-Rübe, Aufmerksamkeit erregte die niedersächsische Justiz als sie ankündigte, sie wolle von Windows NT direkt auf Windows Vista umrüsten und gleichzeitig an 15.000 Arbeitsplätzen Office 2007 einführen. Dieses Projekt ist jedoch nur ein Teil des wesentlich umfangreicheren Projektes mit@justiz. Welche Ziele verfolgt die Justizverwaltung mit diesem Projekt und wie stellt sich die Projektentwicklung aktuell dar?

Guise-Rübe: Jedes IT-Projekt der niedersächsischen Justiz muss sich an seinem Beitrag zur Erreichung unserer strategischen Ziele messen lassen: Kosteneffizienz des IT-Betriebs, höhere Qualität bei der Aufgabenabwicklung durch moderne Justizarbeitsplätze und Förderung der Verwaltungsmodernisierung durch eine flexible, dynamische IT. Im Zuge des Projekts mit@justiz nehmen wir fundamentale Innovationen bezüglich IT-Organisation und Technologie vor, um moderne Verwaltungsarbeitsplätze für unsere Mitarbeiter zu schaffen. Bisher war die Justiz Niedersachsen lokal organisiert, was mit hohen IT-Kosten einherging. Zudem stellt die Struktur des ausgedehnten Flächenlands Niedersachsen eine Herausforderung an die IT dar. 180 Standorte waren über WAN-Verbindungen angeschlossen. Damit waren weder die Bereitstellung zentraler Dienste noch ein übergreifendes IT-Management mit einheitlicher Softwareverteilung und Monitoring umsetzbar.

Der IT-Betrieb wurde deshalb konsequent zentralisiert. Dies umfasst die Bereitstellung zentraler Dienste in den Bereichen Messaging, Verzeichnisdienst sowie Datei- und Druckdienste. Die Zahl dezentraler Server wurde erheblich reduziert. Verbleibende lokale Server werden durchgängig vom zentralen Technischen Betriebszentrum (TBZ) aus verwaltet. Darüber hinaus wurde ein zentrales Service Desk geschaffen, das alle Anwender betreut. Dabei wird konsequent nach der IT Infrastructure Library (ITIL) sowie dem Microsoft Office Operations Framework (MOF) gearbeitet. Das erhöht den Reifegrad der gesamten IT und somit die Qualität der Services deutlich. Die erzielten Ergebnisse können sich sehen lassen. So hat eine kürzlich durchgeführte Benutzerumfrage ergeben, dass sich mehr als 90 Prozent der Befragten vom TBZ gut betreut fühlen.

Für unsere Mitarbeiter bedeutet dies, dass aus den lokal handelnden Allroundern zentral agierende Spezialisten werden – ausgerüstet mit modernster Computertechnik. Besonders für die Generation Internet bieten wir nun außerordentlich attraktive Arbeitsplätze.

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Die angesprochene Konsolidierung der IT umfasste alle Arbeitsbereiche der Justizverwaltung. Damit war die Umstellung nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. Wie haben Sie diese bewältigt?

Guise-Rübe: Die organisatorische Herausforderung war in der Tat immens. Allein unsere ordentliche Gerichtsbarkeit umfasst 94 Gerichte und 14 Staatsanwaltschaften. Hinzu kommen noch Arbeits-, Verwaltung-, Sozial- und Finanzgerichtsbarkeit. Nicht zu vergessen die 15 Justizvollzugsanstalten. Insgesamt haben wir rund 15.000 Mitarbeiter, Richter und Staatsanwälte in Niedersachsen. Dementsprechend betrieben wir 128 Microsoft Exchange Server 5.5 mit rund 15.000 Mailboxen. Die Anzahl der Microsoft Windows NT 4.0 Server belief sich auf zirka 800 Systeme an 180 Standorten. Von Anfang an haben wir versucht ein strukturiertes Veränderungsmanagement anzuwenden und die Umstellungsarbeiten anhand eines eigens auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Justiz ausgerichtetes Projektmanagementsystem durchzuführen, das auch heute noch die Kollegen bei der täglichen Arbeit begleitet und ständig angepasst wird.

Mit dem Umbau verbunden war die Hoffnung auf massive Einsparungen. So errechnete eine Studie, dass das Projekt über den Zeitraum von zehn Jahren mehr als 72 Millionen Euro einsparen soll. Zudem ist für dieses Jahr geplant den Return on Investment (ROI) zu erreichen.

Guise-Rübe: Aus der Investitionsbetrachtung ergibt sich ein Return on Investment bereits in diesem Jahr. Der erhöhte Aufwand für die initialen Projekt- und Zentralisierungsmaßnahmen ist damit durch die jährlichen Einsparungen im Betrieb refinanziert. Die Entwicklung der verschiedenen Kostenkategorien pro Clientgerät – das heißt, der Client Total Cost of Ownership (Client-TCO) – liefert weitere Aufschlüsse über die Ursachen der verbesserten Wirtschaftlichkeit. Im eingeschwungenen Zustand nach Projektabschluss lässt sich der jährliche TCO pro Client um 22,9 Prozent reduzieren. Die Kosten für Hard- und Software verringern sich um 17,8 Prozent – dies erklärt sich auch durch die konsequente Serverkonsolidierung. Die Betriebskosten gehen um elf Prozent zurück, was sich durch die konsequente Zentralisierung der IT-Services und durch die Nutzung einheitlicher ITIL-basierender Betriebsprozesse und Tools erklären lässt. Auch bei den indirekten Kosten sind deutliche Verbesserungen möglich. So können die Downtime-Kosten pro Klient halbiert werden. Die mit dem Anwenderbetrieb verbunden Kosten sinken um 31,8 Prozent – etwa durch die gegenseitige Unterstützung der IT-Nutzer. Dies erklärt sich unter anderem durch die hochverfügbaren zentralen Dienste sowie durch die Erhöhung des Reifegrads des IT-Betriebs und durch das zentrale Service Desk. Ich möchte aber ausdrücklich darauf hinweisen, dass die erreichte monetäre Wirtschaftlichkeit zwar beachtlich ist, aber auch die strategische Bedeutung der neuen Betriebsorganisation berücksichtigt werden muss.

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Sie haben einmal geäußert, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen seien für die Justiz in Niedersachsen ein strategisches Steuerungsinstrument zur Entwicklung des IT-Portfolios. Was verstehen Sie unter einem solchen Ansatz?

Guise-Rübe: Für uns geht die Bedeutung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen weit über eine punktuelle Berechnung der Wirtschaftlichkeit in der Frühphase eines Projekts hinaus. Projektoptionen werden frühzeitig wirtschaftlich bewertet und miteinander verglichen. Dabei ziehen wir stets sowohl technologische als auch durch die technische Lösung eröffnete organisatorische Optimierungspotenziale in Betracht. Nur die Gesamtbetrachtung von Organisation, Arbeitsabläufen und Technologie erschließt das vollständige wirtschaftliche Potenzial. Diese Vorgehensweise ermöglicht uns ein durchgängiges Benchmarking unserer Projektoptionen.

Mit dem Übergang in die Projektierung wird die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung detailliert. Wir orientieren uns dabei an den Empfehlungen des WiBe-4.0-Konzepts für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Verwaltung. Die erstellte Fassung wird stetig fortgeschrieben, sodass sie immer den aktuellen Stand der Wirtschaftlichkeit des Projekts widerspiegelt. Dabei beschränkt sich die Betrachtung nicht auf eine Reflexion der fortschreitenden Projektrealität. Vielmehr nutzen wir die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Controllinginstrument, um das Projekt zu steuern. Damit lassen sich die voraussichtlichen Auswirkungen geplanter Änderungen vor einer abschließenden Entscheidung sowohl unter Kosten- als auch unter Nutzenaspekten beurteilen.

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Der Bereich Justiz ist IT-technisch besonders sensibel. Das gilt auch arbeitstechnische und ergonomische Fragen. Im Zuge der Modernisierung wurde daher auch ein Justizarbeitsplatz geplant. Wie stellt sich hier die Entwicklung dar?

Guise-Rübe: Selbstverständlich ist die Arbeit am PC für unsere Mitarbeiter seit vielen Jahren Realität, aber die von uns eingesetzte IT-Infrastruktur hatte die Grenzen ihrer Ausbaufähigkeit erreicht. Die technologische Basis drohte zu veralten. Dies eignete sich nicht als Plattform für einen vollständig integrierten Justizarbeitsplatz, der eine medienbruchfreie Bearbeitung sämtlicher Fachaufgaben über mehrere Anwendungen hinweg aus der vertrauten Oberfläche von Microsoft Office heraus erlaubt. Einer weiteren Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung fachlicher Aufgaben waren enge Grenzen gesetzt. Mit dem Projekt mit@justiz sind nun die Grundlagen für eine kosteneffiziente und technisch zukunftsfähige IT gelegt. Windows Vista und Microsoft Office Professional Plus 2007 bilden den Kern des modernen Justizarbeitsplatzes. Zur weiteren Optimierung werden wir auf Basis der Office Communications Services von Microsoft und der SharePoint-Technologie eine noch schnellere Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg ermöglichen. So ziehen auch neue Kommunikationsmittel wie Instant Messaging, Ad-hoc Videoconferencing oder Desktop-Sharing bei unseren Mitarbeitern ein. Damit stehen moderne Arbeitsplätze nach dem neuesten Stand der Technik und die Unterstützung einer serviceorientierten IT-Organisation zur Verfügung. Verbunden mit anspruchsvollen Aufgaben, geregelten Arbeitszeiten und einer modernen Arbeitsatmosphäre macht uns das als Arbeitgeber für viele Schulabgänger und junge Juristen attraktiv. Für uns ist das Projekt mit@justiz aber nur der erste Schritt, um unsere strategische IT-Roadmap umzusetzen. Nachdem mit diesem Projekt das Ziel der Kosteneffizienz angepeilt wurde, konzentrieren sich die Anstrengungen nun auf den Qualitätszuwachs bei der fachlichen Aufgabenabwicklung.

Wie ist das Justiz-Projekt in das eGovernment-Projekt des Landes integriert und welche Schritte stehen als nächstes an?

Guise-Rübe: Das Land ist dabei, die technischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu schaffen, um eGovernment bis zum Jahr 2014 systematisch einzuführen. Zur Entwicklung des eGovernment-Masterplans ist eine Bestandsaufnahme der online-geeigneten Dienstleistungen und internen Verwaltungsleistungen in allen Ressorts durchgeführt worden. Dieser ist ein wichtiger Baustein der strategischen Neuausrichtung des Einsatzes der IT in der Niedersächsischen Landesverwaltung. Das Justizministerium schafft dabei mit seinen Projekten einen elektronischen Zugang für Bürgerinnen und Bürger, Verbände, andere Behörden und Organe des Justizwesens, insbesondere in Aufgabenbereichen mit Massenbetrieb. Bei der Einführung der Verfahren wird die Chance zu organisatorischen Veränderungen, zum Beispiel durch Konzentration der Aufgabenerledigung, genutzt. Das Projekt mit@justiz bietet uns die besten Voraussetzungen hierfür.

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