Interview

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Controlling-Instrument

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Die angesprochene Konsolidierung der IT umfasste alle Arbeitsbereiche der Justizverwaltung. Damit war die Umstellung nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Herausforderung. Wie haben Sie diese bewältigt?

Guise-Rübe: Die organisatorische Herausforderung war in der Tat immens. Allein unsere ordentliche Gerichtsbarkeit umfasst 94 Gerichte und 14 Staatsanwaltschaften. Hinzu kommen noch Arbeits-, Verwaltung-, Sozial- und Finanzgerichtsbarkeit. Nicht zu vergessen die 15 Justizvollzugsanstalten. Insgesamt haben wir rund 15.000 Mitarbeiter, Richter und Staatsanwälte in Niedersachsen. Dementsprechend betrieben wir 128 Microsoft Exchange Server 5.5 mit rund 15.000 Mailboxen. Die Anzahl der Microsoft Windows NT 4.0 Server belief sich auf zirka 800 Systeme an 180 Standorten. Von Anfang an haben wir versucht ein strukturiertes Veränderungsmanagement anzuwenden und die Umstellungsarbeiten anhand eines eigens auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Justiz ausgerichtetes Projektmanagementsystem durchzuführen, das auch heute noch die Kollegen bei der täglichen Arbeit begleitet und ständig angepasst wird.

Mit dem Umbau verbunden war die Hoffnung auf massive Einsparungen. So errechnete eine Studie, dass das Projekt über den Zeitraum von zehn Jahren mehr als 72 Millionen Euro einsparen soll. Zudem ist für dieses Jahr geplant den Return on Investment (ROI) zu erreichen.

Guise-Rübe: Aus der Investitionsbetrachtung ergibt sich ein Return on Investment bereits in diesem Jahr. Der erhöhte Aufwand für die initialen Projekt- und Zentralisierungsmaßnahmen ist damit durch die jährlichen Einsparungen im Betrieb refinanziert. Die Entwicklung der verschiedenen Kostenkategorien pro Clientgerät – das heißt, der Client Total Cost of Ownership (Client-TCO) – liefert weitere Aufschlüsse über die Ursachen der verbesserten Wirtschaftlichkeit. Im eingeschwungenen Zustand nach Projektabschluss lässt sich der jährliche TCO pro Client um 22,9 Prozent reduzieren. Die Kosten für Hard- und Software verringern sich um 17,8 Prozent – dies erklärt sich auch durch die konsequente Serverkonsolidierung. Die Betriebskosten gehen um elf Prozent zurück, was sich durch die konsequente Zentralisierung der IT-Services und durch die Nutzung einheitlicher ITIL-basierender Betriebsprozesse und Tools erklären lässt. Auch bei den indirekten Kosten sind deutliche Verbesserungen möglich. So können die Downtime-Kosten pro Klient halbiert werden. Die mit dem Anwenderbetrieb verbunden Kosten sinken um 31,8 Prozent – etwa durch die gegenseitige Unterstützung der IT-Nutzer. Dies erklärt sich unter anderem durch die hochverfügbaren zentralen Dienste sowie durch die Erhöhung des Reifegrads des IT-Betriebs und durch das zentrale Service Desk. Ich möchte aber ausdrücklich darauf hinweisen, dass die erreichte monetäre Wirtschaftlichkeit zwar beachtlich ist, aber auch die strategische Bedeutung der neuen Betriebsorganisation berücksichtigt werden muss.

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