Interview Wirtschaftliche Prosperität durch Verwaltungsreform

Redakteur: Manfred Klein

eGovernment Computing sprach mit dem Berliner Staatssekretär Ulrich Freise über die Konzeption des Projekts ServiceStadt.

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Verwaltungsmodernisierung dient in Berlin vor allem der Erhöhung der wirtschaftlichen Prosperität und unterliegt daher nicht mehr so sehr dem Spardiktat, wie dies noch zu Beginn der Fall war, freut sich Ulrich Freise
Verwaltungsmodernisierung dient in Berlin vor allem der Erhöhung der wirtschaftlichen Prosperität und unterliegt daher nicht mehr so sehr dem Spardiktat, wie dies noch zu Beginn der Fall war, freut sich Ulrich Freise
( Archiv: Vogel Business Media )

Freise beschreibt dabei den Zusammenhang zwischen Spar- und Investitionszwang bei Projekten zur Verwaltungsmodernisierung.

Herr Freise, der Berliner Senat hat das Thema Verwaltungsmodernisierung zu einem Schwerpunkt seiner Tätigkeit gemacht. Welche Ziele sollen damit erreicht werden?

Freise: Wir brauchen eine leistungsfähige Öffentliche Verwaltung. Zum einen befindet sich Berlin als Unternehmensstandort in einer globalen Wettbewerbssituation. Nur wenn die Angebote der Verwaltung speziell auf die Belange der Wirtschaft zugeschnitten sind, lassen sich hier ansässige Unternehmen halten, Neugründungen adäquat fördern und über Standortverlagerungen neue Unternehmen hinzugewinnen. Es geht um ganzheitliche Lösungen zum Beispiel durch Koordinationsstellen mit Bündelungsfunktion aus Sicht der Wirtschaftskunden. Die Bedeutung für die Wirtschaft ist groß, wenn man folgende Zahlen bedenkt: Der durchschnittliche Bürger hat ein bis drei Verwaltungskontakte im Jahr, eine durchschnittliche Firma ein bis drei in der Woche.

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Zum anderen ist eine effiziente und serviceorientierte Verwaltung ein Garant für die Lebensqualität der Berliner Bürgerinnen und Bürger. Gerade im Hinblick auf den demografischen Wandel und den Wettbewerb um High Potentials können wir hier mit der Modernisierung der Berliner Verwaltung klare Pluspunkte sammeln. All dies dürfte das Interesse des Berliner Senats an der zügigen Umsetzung des zentralen Modernisierungsprogramms ServiceStadt Berlin mit seinen insgesamt 105 Projekten und Vorhaben hinreichend erklären.

Wie spielen dabei Verwaltungsreform und eGovernment zusammen?

Freise: Wenn ich eben davon sprach, sowohl der Wirtschaft als auch gegenüber den Bürgern serviceorientierte Verwaltungsleistungen anbieten zu wollen, so liegt die Notwendigkeit von eGovernment auf der Hand: Mehr als drei Viertel aller Haushalte und Unternehmen verfügen über Computer und nutzen zum überwiegenden Teil auch das Internet. Aber erst die Hälfte von ihnen nutzt es auch für Behördenangelegenheiten. Auf diese Situation muss die Verwaltung eine Antwort finden, will sie nicht den Anschluss verlieren: Über ein umfassendes und möglichst niedrigschwelliges Angebot wollen wir dazu beitragen, diesen Wert erheblich zu verbessern. eGovernment ist deshalb aktuell das zentrale Thema der Verwaltungsmodernisierung in Berlin. Eine Vielzahl der Projekte und Vorhaben der ServiceStadt Berlin wären ohne eGovernment-Elemente gar nicht denkbar.

Welche IT-Projekte spielen dabei aus welchem Grund eine wichtige Rolle?

Freise: Zentral für die Wirtschaft ist die elektronische Verfahrensabwicklung über einen Einheitlichen Ansprechpartner. Von dieser klaren Front-Office-Struktur infolge der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie werden Dienstleistungsunternehmen aus dem europäischen Raum, aber auch inländische Unternehmen erheblich profitieren. Für die Bürgerinnen und Bürger besonders wichtig ist die Umsetzung des Projekts „Online-Bürgerdienste“, wodurch zahlreiche Leistungen der Berliner Verwaltung online erhältlich sind. Eine Voruntersuchung hat uns zunächst gezeigt, welche Leistungen besonders häufig nachgefragt werden. Elf dieser Leistungen der Bürgerämter wie Kfz-Halterdatenänderungen können relativ problemlos – nach derzeitigem Stand 2009 – auch online bereitgestellt werden. Bei anderen Leistungen gestaltet sich die Bereitstellung schwieriger, da hier allein eine qualifizierte elektronische Signatur das persönliche Erscheinen im Bürgeramt ersetzen kann. Voraussichtlich 2011 sollte es dann aber möglich sein, unter anderem eine der häufigsten Dienstleistungen, das An- und Abmelden einer Wohnung, über das Internet zu erledigen. Die Bundesregierung hat mit ihrem Beschluss vom 23. Juli 2008 über den Entwurf des Gesetzes über Personalausweise und den elektronischen Identitätsnachweis eine wichtige Entscheidung getroffen. Der neue Personalausweis soll den elektronischen Geschäftsverkehr für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung sicherer und einfacher machen.

Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang das Open-Source-Projekt des Landes Berlin?

Freise: Software auf Basis von Open Source wird in der Berliner Verwaltung in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt. Das reicht von OpenOffice im Clientbereich bis hin zu IT-Verfahren, die auf einer Open-Source-Basis aufbauen. Ein Beispiel ist das elektronische Verfahren zur Inventarisierung und Registrierung von Anfragen (ELVIRA) bei der ordentlichen Gerichtsbarkeit oder das Start-Infosystem der Berliner Bürgerämter. Open-Source-Anwendungen finden sich aber auch noch in anderen Bereichen der Berliner Verwaltung, insbesondere zur Unterstützung von Administrationsaufgaben oder bei der IT-Sicherheit. Insofern kann man nicht von einem Open-Source-Projekt sprechen.

Im Rahmen der dezentralen Verantwortung der einzelnen Behörden der Berliner Verwaltung für den IT-Einsatz ist selbstverständlich auch immer die Frage zu prüfen, ob durch den Einsatz von Open-Source-Software eine wirtschaftliche und anforderungsgerechte IT-Unterstützung erreicht werden kann. So hat beispielsweise der Bezirk Tempelhof-Schöneberg in den zurückliegenden Jahren einzelne Versuche unternommen, die IT-Infrastruktur auf ein Linux-System umzustellen.

Von großer Bedeutung ist auch ein laufendes Projekt des zentralen IT-Dienstleisters des Landes Berlin, des IT-Dienstleistungszentrums (ITDZ). Der Senat hat mit dem ITDZ vereinbart, den Prototyp eines PC-Arbeitsplatzes auf Basis von Open-Source-Software bereitzustellen. Das ITDZ hat diesen Arbeitsplatz mit externer Unterstützung eines Berliner Unternehmens entwickelt. Er bietet neben dem Open-Source-Betriebssystem (Linux) Standardfunktionalitäten wie Bürokommunikation (OpenOffice) und Virenschutz an. Ich sehe darin einen wichtigen Schritt, um eine Herstellerunabhängigkeit der Betriebssysteme und Bürokommunikationssoftware von IT-Standardarbeitsplätzen zu erreichen.

Welche Chancen und Risiken sind mit dem Open-Source-Einsatz verbunden?

Freise: Für einen wirtschaftlichen IT-Einsatz bilden Herstellerunabhängigkeit und Offenheit gegenüber unterschiedlichen Lösungen wesentliche Randbedingungen. Die IT-Strategie des Landes Berlin beruht daher auf offenen IT-Architekturen mit offenen, herstellerneutralen Standards. So werden die Voraussetzungen für eine Gleichberechtigung von herkömmlicher und offener Software geschaffen. Damit können, entsprechend den funktionalen Anforderungen, die jeweils geeigneten technischen Lösungen beschafft und eingesetzt werden.

Für den Einsatz von Open Source im Bereich der IT-Infrastruktur sind dabei unter Wirtschaftlichkeitsaspekten die Lauffähigkeit und die Kosten der Umstellung und Anpassung von Fachverfahren als kritische Entscheidungsfaktoren anzusehen. Denn gerade hinsichtlich der Open-Source-Fähigkeit von IT-Anwendungen wird sehr deutlich, dass die Abhängigkeiten einer Vielzahl von IT-Verfahren vom Betriebssystem und anderen proprietären Programmen sehr vielschichtig sind und deshalb noch erhebliche Anstrengungen unternommen werden müssen, bis IT-Anwendungen Open-Source-fähig sein werden.

Ich möchte in diesem Zusammenhang noch betonen, dass aus meiner Sicht in der Senkung der Betriebs- und Bereitstellungskosten erhebliche wirtschaftliche Potenziale beim Betrieb von IT-Infrastukturen liegen. Diese Potenziale lassen sich durch eine Vereinheitlichung und Optimierung der damit verbundenen Arbeitsprozesse realisieren. Hierzu wird derzeit unter Federführung der Senatsverwaltung für Inneres und Sport ein umfassendes Projekt durchgeführt.

Berlin will mit den genannten Projekten eine „deutliche Steigerung von Service und Qualität“ erreichen. Was genau muss man sich darunter vorstellen, und wie sehen die dazu vereinbarten Ziele aus?

Freise: Wie bereits gesagt, dient Verwaltungsmodernisierung in Berlin heute vor allem der Erhöhung der wirtschaftlichen Prosperität und Lebensqualität und unterliegt nicht mehr so sehr dem Spardiktat, wie dies noch zu Beginn der Fall war. Was wir mit Verwaltungsmodernisierung erreichen wollen, dürfte bereits klar geworden sein. Ganz generell streben wir an, sämtliche Leistungen der Berliner Verwaltung möglichst kundenfreundlich anzubieten. Zunächst setzt dies voraus, dass sich unsere Kunden jederzeit über unser Leistungsangebot und die notwendigen Schritte dorthin informieren können. Auch sollen möglichst sämtliche Kommunikationskanäle, neben dem persönlichen und telefonischen Kontakt die schriftliche und elektronische Kommunikation, für eine Kontaktaufnahme zur Verfügung stehen. Die einmalige Kontaktaufnahme sollte dann möglichst ausreichen, um die gewünschte Leistung innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens aus einer Hand zu erhalten. Für das Online-Angebot bedeutet dies, den Kunden neben der Bereitstellung von Information und dem Herunterladen von Formularen verstärkt auch elektronische Anwendungen wie am Computer auszufüllende und elektronisch zu versendende Formulare oder elektronische Bezahlmöglichkeiten einzurichten. Ein gutes Beispiel dafür, was wir unter einer Verbesserung von Service und Qualität verstehen, ist die Online-Gewerbeauskunft, die in Kürze zur Verfügung stehen wird. Dank der Umstellung auf eine Online-Anwendung werden Unternehmen künftig statt der bisher üblichen neun Tage nur noch etwa zwei Minuten auf eine Gewerbeauskunft warten müssen.

Welche Rolle spielen in Berlin die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie und der einheitlichen Behördenrufnummer? Wie sieht der Projektstand aus, und wo wird der Einheitliche Ansprechpartner angesiedelt?

Freise: Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie und der Ausbau des sogenannten Berlin-Telefons mit der Rufnummer 900 zur Servicenummer 115 sind zwei von fünf Leitprojekten des Senatsprogramms ServiceStadt Berlin. Beide werden in herausgehobener Weise den Service der Berliner Verwaltung für die Bürger, die ansässige Wirtschaft und potenzielle Investoren verbessern. So wird die Servicenummer 115, bei der Berlin eine der Modellregionen in Deutschland im Rahmen des Deutschland-Online-Projektes ist, die telefonische Erreichbarkeit aller Behörden Berlins vereinheitlichen. Denn aus Sicht der Nutzer ist es unwichtig, ob sich die gewünschten Auskünfte auf eine Senatsverwaltung oder einen der zwölf Stadtbezirke Berlins beziehen.

Für die IT-Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie werden IT-Dienste eingesetzt, die auch für diverse andere IT-Fachverfahren benötigt werden. Als Beispiele möchte ich hier den Formularservice, die Virtuelle Poststelle, den Verzeichnisdienst, das Dokumenten- und Outputmanagement nennen. Über diese Dienste verfügt die Berliner Verwaltung bereits größtenteils. Ergänzt um einen Portalservice, ein Kunden- und Fallmanagement, einen Konvertierungs- sowie einen Archivdienst werden wir bis Ende 2009 über Basisdienste verfügen, mit denen wir künftig die eGovernment-Verfahren einheitlicher und wirtschaftlicher realisieren können. Berlin entwickelt ausgehend von der EU-Dienstleistungsrichtlinie ein offenes Verfahrensmodell, das ab 2010 sukzessive auch für andere Kontakte im Verhältnis von Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürgern mit der Verwaltung genutzt werden kann. Dies betrifft den organisatorischen Ablauf über eine einheitliche Stelle – also die durchgehende Front-/Backoffice-Struktur – aber auch die IT-Verfahren. Denn letztlich konzentrieren sich solche Fachverfahren alle auf die gleichen Kernprozesse von der Information und der Antragsabgabe, über die Antragsprüfung und -verwaltung bis zur Bescheiderstellung und der Archivierung. Ich spreche hier gern von ABBA-Verfahren: also Antrag, Bearbeitung, Bescheid, Ablage. Wir haben dies im Frühjahr in einer Voruntersuchung zusammen mit der Fraunhofer Gesellschaft, der Humboldt-Universität und dem Hasso Plattner Institut ermittelt und werden im Herbst europaweit einen Lösungsanbieter für die technische Unterstützung bei Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie in Berlin suchen. Diese Umsetzung ist für uns also eine Art Startschuss, dem die umfassende Etablierung des Organisations- und Verfahrensmodells folgt. Daran können Sie sehen, dass wir auf dem Weg zu mehr Serviceorientierung für unsere Kunden vor unseren internen Strukturen und Prozessen nicht halt machen. Im Gegenteil, sie sind wesentlicher Bestandteil unserer Gesamtstrategie.

Zu Ihrer Frage nach der Ansiedelung des Einheitlichen Ansprechpartners: Die verantwortliche Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Frauen und mein Haus sind uns einig, dass der (eine) Einheitliche Ansprechpartner in Berlin im Geschäftsbereich der Senatswirtschaftsverwaltung angesiedelt werden soll und eng mit den Kammern, den Bezirken und andere Beteiligten kooperieren wird. Wir werden dies dem Senat im September zur Entscheidung vorlegen.

Die Haushaltslage Berlins ist mehr als angespannt. Wie werden die einzelnen Projekte finanziert und wie sieht das Controlling aus? Welche Einsparungen verspricht sich Berlin von seinem eGovernment-Projekt?

Freise: Die Projekte müssen grundsätzlich von den projektverantwortlichen Senats- und Bezirksverwaltungen eigenverantwortlich im Rahmen der Haushaltsplananmeldung bei der Senatsverwaltung für Finanzen angemeldet werden. Als Senatsverwaltung für Inneres und Sport dürfen und wollen wir die Fachverwaltungen nicht aus ihrer Verantwortung entlassen. Bloß weil bei einem Fachprojekt zum Beispiel das Wort „Informationstechnik“ vorkommt, bin ich als IT-Staatssekretär des Landes Berlin nicht automatisch für das Projekt und dessen Finanzierung verantwortlich. Wir verfügen aber in Berlin über ein seit Jahren bewährtes Instrument, um das uns andere Länder beneiden: In meinem Haus ist als „Innovationsfonds“ ein Haushaltskapitel eingerichtet, aus dem heraus eine Anschubfinanzierung von Projekten möglich ist. Die Entscheidung über die Mittelvergabe trifft der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung auf der Grundlage meiner, in Absprache mit allen Verwaltungen erstellten Vorschläge. Aufgrund dieses Kapitels haben wir die Möglichkeit, auch unabhängig von den Anmelderhythmen von Doppelhaushalten Projekte anschieben zu können. Aber noch mal: Es handelt sich um die Möglichkeit zur Initiierung. Sie gilt zum Beispiel bei IT-Projekten nur für die Phasen Planen und Entwickeln, nicht für die Phase Betrieb. Der Staatssekretärsausschuss hat Anfang 2007 einen erneuerten Kriterienkatalog beschlossen, der festlegt, welche Art von Projekten gefördert wird. Ganz wichtig war uns dabei, dass die Erkenntnisse auch auf andere Bereiche übertragbar sein müssen.

Zum Controlling: Der Senat hat im Senatsbeschluss zum Programm ServiceStadt Berlin am 12. Juni 2007 entschieden, dass er jährlich von meinem Haus über die Fortschritte bei der Realisierung des Programms informiert werden will. Den ersten Bericht meines Hauses hat der Senat am 17. Juni 2008 beschlossen. Der Bericht und eine komprimierte Broschüre stehen auf unserer Homepage. Wir werden dem Senat Mitte 2009 und 2010 erneut berichten und Mitte 2011 den Abschlussbericht vorlegen. Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat darüber hinaus gebeten, auch jeweils bis zum 31. Dezember über die wichtigsten Projekte informiert zu werden. Für unser sehr stringentes Controlling verwenden wir standardisierte Projektstatusblätter für alle 105 Projekte und Vorhaben.

Zu Ihrer Frage nach den Einsparungen: Die für Berlin notwendige Haushaltskonsolidierung, die trotz des seit 2007 ausgeglichenen Haushalts und des Schuldenabbaus weiterbetrieben werden muss, erfordert in den nächsten Jahren eine weitere Personalreduzierung und Sachmittelkürzung. Dies ist beschlossene Linie des Senats. Um trotz dieser schwierigen Rahmenbedingungen die Leistungen der Berliner Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft kontinuierlich verbessern zu können, bedarf es einer lernenden Verwaltung mit ständigen Verbesserungsprojekten. Natürlich achten wir bei allen Projekten im Rahmen der schon erwähnten Projektstatusblätter – neben zum Beispiel den strategischen Zielen und Wirkungsindikatoren anhand der Balanced Scorecard – auch auf die finanziellen Aufwendungen und Einsparpotenziale. Die Wirtschaftlichkeit eines Projektes erschließt sich – wie Sie gut am Beispiel der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie sehen können – oft erst im Gesamtzusammenhang.

Wie sieht der Fahrplan für die Umsetzung in den kommenden Monaten aus?

Freise: Wir werden in den kommenden Monaten bei vielen eGovernment-Projekten in eine wichtige Phase eintreten. Bei der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie beispielsweise steht die europaweite Ausschreibung der IT-Umsetzung an und ist die organisatorische Ausformung des Einheitlichen Ansprechpartners zu klären. Fragen nach den Kompetenzen, die Verfahrensrechte, Sach- und Personalmittelausstattung, Geschäftsprozessmodulierung und vieles mehr werden uns in nächster Zeit beschäftigen. Bei der Servicenummer 115 wird in den nächsten Monaten der Pilotbetrieb aufgenommen. Die Berliner Verwaltung wird damit in Kürze unter der 115 für die Bürgerinnen und Bürger erreichbar sein. Ein „Wir sind nicht zuständig“ wird es dann für telefonische Auskünfte nicht mehr geben. Die Realisierung der erfolgreichen Voruntersuchung der Online-Bürgerdienste für die Bereiche Einwohnerwesen, Kfz- und Führerscheinangelegenheiten wird fortschreiten; in das Verfahren der elektronischen Baugenehmigung werden weitere Stadtbezirke integriert. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt dessen, was uns erwartet. Wer mehr über unser Gesamtprogramm oder einzelne Projekte und Vorhaben wissen will, ist herzlich eingeladen, sich unter der bereits erwähnten Homepage www.berlin.de/verwaltungsmodernisierung näher zu informieren.

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