Wissensmanagement und Open Government Wir müssen teilen lernen

Autor / Redakteur: Matthias Kammer, Kirsten Wohlfahrt / Manfred Klein

Lesen, Schreiben, Rechnen sind Kulturtechniken. Im digitalen Zeitalter kommen noch zwei weitere hinzu: Internet-Kompetenz und das Vermögen, Wissen zu teilen. Auch die Verwaltung muss ihr Wissen stärker teilen, sowohl intern als auch extern mit den Bürgern. Sie sollen ebenfalls am Wissen der Verwaltung partizipieren.

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Wissen ist eine Ressource, ein wichtiger Rohstoff. Der Umgang mit Wissen, vor allem die Fähigkeit, es zu teilen, hat mit der Open-Government-Bewegung neue Dynamik bekommen. Der Nukleus der Idee, der zugleich kritischer Erfolgsfaktor ist, hat erst einmal nichts mit Informationstechnik zu tun. Es geht nämlich darum, dass Staat und Verwaltung ihr Wissen teilen, sich also öffnen, und das dezentral vorhandene Wissen der Bürger in ihr Handeln einbeziehen.

Open Government ist zwar eine Konsequenz der Durchdringung unseres Lebens mit den Spielregeln des Web 2.0. Doch geht es dabei eigentlich um schon bekannte Themen: Nachvollziehbarkeit, Partizipation und die Frage, wie das Verhältnis von Bürger und Staat künftig gestaltet werden soll. Ziel von Open Government ist nämlich eine offene Staatsführung – und zwar durch folgende Prinzipien: Transparenz von Entscheidungen und Verwaltungsdaten („Open Data“), Partizipation und Kollaboration.

Staat und Verwaltung sollen keine Blackbox mehr sein. Sie sollen sich öffnen und externe Akteure, also die Bürger, teilhaben lassen. Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns und Beteiligung der Bürger setzen voraus, dass Staat und Verwaltung ihnen ihre Informationen zur Verfügung stellen – und zwar auf Augenhöhe. Das erfordert einen Kulturwandel. Denn Wissen zu teilen, ist schlicht die Abkehr vom Prinzip „Wissen ist Macht“.

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„Wissen teilen“ als Kulturtechnik

Die Fähigkeit und Bereitschaft, Wissen zu teilen, intern wie extern, ist mehr als ein nur „weicher Faktor“. Wissen zu teilen ist ein strategisches und geschäftskritisches Element beim Ausführen von Aufgaben und Lösen von Problemen. Denn die Verwaltung agiert künftig unter erschwerten Rahmenbedingungen: Die öffentlichen Kassen sind und bleiben klamm. Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, mit schwindenden Ressourcen ihre komplexer werdenden Aufgaben zu erledigen. Hinzu kommt die demografische Entwicklung unserer Gesellschaft: Wir werden weniger, wir werden älter.

Das bedeutet für Unternehmen der Privatwirtschaft wie für die Verwaltung, sicherzustellen, dass das Wissen ihrer Belegschaften auch über Generationen hinweg erhalten und weitergegeben wird. Das erfordert ein vernünftiges Wissensmanagement und das Vermögen, Arbeit stärker als bisher kooperativ anzupacken. Die Maxime Wissen zu teilen, hat deshalb den Stellenwert einer Kulturtechnik, neben den traditionellen Kulturtechniken Lesen, Schreiben, Rechnen – und der noch recht neuen Kulturtechnik Internet-Kompetenz.

Partizipation schließt auch Teilhabe an Wissen ein

„Wissen teilen“ zielt auch darauf, das Wissen der Bürger in Staat und Verwaltung stärker als bisher einzusteuern. Sie sind nicht nur „Wutbürger“ oder „Dagegen-Bürger“, wie Kritiker von Bürgerbeteiligung häufig urteilen. Sie sind auch eine Quelle von Wissen und Erfahrung. Sie haben Ideen, wie man Aufgaben in der Stadt, im Quartier, in der Schule anpacken könnte. Davon können Staat und Verwaltung profitieren.

Bisher ist das Wissen der Bürger aber eine Ressource, auf die Staat und Verwaltung zu wenig zurückgreifen. Um das zu ändern, können neue Formen von netzwerkartiger Kooperation und partnerschaftlicher Verarbeitung von Wissen nützlich sein, etwa neue Kooperationsformen wie „Public Community Partnerships“. Diese können die etablierten Partnerschaften Public-Public und Public-Private ergänzen. Gemeint ist mit Public Community Partnership eine Kooperation von Staat und Bürgern, um gemeinsam an Sachverhalten oder Fragestellungen zu arbeiten.

Open Government wird in der aktuellen Debatte noch sehr technisch und mit dem Fokus auf Open Data interpretiert. Open Data bedeutet: Daten der Verwaltung werden, sofern nicht dem Datenschutz unterworfen, maschinenlesbar in Portalen veröffentlicht. Dort können sie weiterverarbeitet, ihre Informationen visualisiert werden. Bei der Bereitstellung „öffentlicher Daten“, also zu publizierender Verwaltungsdaten, gibt es natürlich noch Fragen, die geklärt werden müssen.

Doch die technische Dimension ist nicht der eigentliche kritische Faktor, der über den Erfolg von Open Government entscheidet. Technik, die bei der Erstellung von Datenportalen oder Veredelung von Datensätzen unterstützt, kann entwickelt werden. Auch ein Erfahrungsaustausch mit Städten oder Verwaltungen, die bereits Open-Data-Strategien entwickelt haben, ist hilfreich. Doch die Grundeinstellung, die nötig ist, damit Prinzipien wie die Teilhabe der Bürger am Wissen der Verwaltung gelebt werden, kann nicht in Bits and Bytes geschrieben werden.

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Open Government als politisches Vorhaben

Welche Faktoren können deshalb zur Umsetzung der Maxime „Wissen teilen“, intern wie extern, zum Erfolg führen?

  • Rückendeckung der Führungsspitze: Wie bei jedem Veränderungsprojekt ist zunächst einmal eine klare Positionierung der Führungsspitze wichtig. Das Management sollte seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon überzeugen, warum Wissen zu teilen gut ist, und sollte dies natürlich auch selbst vorleben. Wichtig dabei: Öffnung, Beteiligung, Transparenz als übergeordnete Prinzipien von Open Government müssen auch als politisches Vorhaben interpretiert und gesetzt werden. Das ist nicht nur ein Teilprojekt der Verwaltung, sondern staatliche Gesamtaufgabe. Es ist zwar kein Allheilmittel für politische Probleme, kann aber Quell neuer bürgerschaftlicher Legitimation sein.
  • Information und Kommunikation: Wer vom persönlichen und gesamtgesellschaftlichen Mehrwert des geteilten Wissens überzeugt ist, praktiziert es eher als Skeptiker oder Verweigerer, der auf seinem Wissens-Silo beharrt. Plausibel kann zum Beispiel wirken, dass Wissen ein wichtiger Pfeiler im Gedächtnis einer Institution ist. Beispiel Dataport: Bis 2025 werden über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen aus Altersgründen verlassen. Das ist fast ein Drittel der Belegschaft. Mit den „alten Hasen“ geht dem Unternehmen umfangreiches Wissen verloren, was mit einer Strategie zur bloßen Personalrekrutierung nur teilweise aufgefangen werden kann.

Aus diesem Grund muss der Wissenstransfer auf die nächste Generation kulturell und technisch unterstützt werden, technisch zum Beispiel durch Wikis.

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Ermutigen und Anreize schaffen

Jeder Mitarbeiter hat seine Stärken, möglicherweise auch in Bereichen, die von seinen im Organigramm festgehaltenen Aufgaben abweichen. Wird dieses Potenzial nicht genutzt, ist es verschenkt. Wer spezielles Wissen oder ein Vermögen hat, das in einem Team jenseits des eigenen Reviers dringend benötigt wird, sollte die Möglichkeit haben, es dort einzubringen. Unternehmen mit festen Organisationsstrukturen sollten ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigen, sich übergreifend gegenseitig zu helfen. Und sich helfen zu lassen! Für „externe interne“ Hilfe kann eine Organisation zum Beispiel Wikis installieren. Oder Seiten einrichten, auf denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Fähigkeiten, Stärken und Wissensschwerpunkte angeben. Um die Hilfe Externer zu beanspruchen, können direkte Kanäle zu den Bürgern zum Beispiel über gemeinsam genutzte soziale Netzwerke und kollaborative Plattformen eingesetzt werden. Sinnvoll sind auch konkrete Beteiligungsprojekte, die dezentral vorhandenes Wissen bündeln, zu bestimmten und brennenden Fragestellungen: Wo könnte im Haushalt noch gespart werden? Wie sollte der Kinderspielplatz gestaltet werden? Welche Schwerpunkte bei der Instandsetzung von kommunalen Infrastrukturen empfehlen die Bürger?

Ein weiterer Erfolgsfaktor heißt daher:

  • Ängste und Wissens-Silos beseitigen: Wer Wissen teilt, gibt etwas ab. Wissen ist Macht. Noch. Es erlaubt zumindest persönliche Vorsprünge – und das branchenunabhängig. Die Verwaltung hat jedoch die Aufgabe, als verlängerter Arm des Staates das Gemeinwesen effizient zu organisieren und administrativ zusammenzuhalten. Hier dürfen Wissen-Silos keine Chance haben. Wissen zu teilen erfordert deshalb eine Kultur des Vertrauens und das Vermögen, anderen ihr Wissen zuzugestehen und dieses nicht nur über Zuständigkeiten zu definieren. Es erfordert zudem das Vermögen, die Beteiligung anderer nicht als eigene Schwäche auszulegen. Das erfordert einen reflexiven Umgang mit eigenen Stärken – aber auch mit eigenen Schwächen und Fehlern. Wer an einer Stelle nicht mehr weiterkommt oder einen Fehler gemacht hat, sollte die Hilfe Dritter als Chance sehen. Nicht als Bedrohung. Übrigens: Beim aktiven und permanenten Wissenstransfer gibt man nicht nur etwas ab. Man bekommt auch etwas zurück.

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Folgerungen

Die Beteiligung der Bürger an Wissen, Prozessen und letztlich auch an den Entscheidungen von Staat und Verwaltung ersetzt nicht die durch Wahlen erzeugte demokratische Legitimation von Parlamenten. Sie ergänzt aber staatliches Handeln und ermöglicht den Repräsentanten eine größere Informationsbasis, auf deren Grundlage sie ihre Entscheidungen treffen können. Viele Städten und Regionen haben schon Erfahrungen mit der Bürgerpartizipation gesammelt und Bürgerwissen in das Verwaltungshandeln aktiv eingesteuert. Ein Beispiel sind die erfolgreichen Bürgerhaushalte.

Auch bei der Transparenz und Weitergabe von Verwaltungswissen hat der Staat und da gute Vorarbeit geleistet: Bremen zum Beispiel hat ein vorbildliches Informationsregister aufgebaut, mit dessen Hilfe die Bürger Daten der Verwaltung leichter finden können. Im Januar verabschiedete die Freie Hansestadt Bremen die „Bremer Empfehlung zur Open Government Data“. Berlin und München sammeln derzeit ganz konkrete Erfahrungen mit Open Government, indem sie Umfragen zu Open Data sowie Veranstaltungen und Projekte mit der Community aufgesetzt haben. Mit „Apps4Berlin“ beziehungsweise „Apps4Cities“-Ideenwettbewerben haben die Berliner und Münchner zudem innovative Software-Entwicklungen auf Basis staatlicher Daten gesucht. Bürger-Umfragen zu Open Data („Welche Daten sind primär für Sie wichtig?“) oder zum Beispiel ein Kreativwettbewerb „Apps4Hamburg“ würden sicher auch in Norddeutschland zu interessanten Lösungen und einem Engagement seitens der Community führen. Auch der Norden könnte so vom geteilten Verwaltungswissens profitieren.

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