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Einführung der papierlosen Rechnung Wie Unternehmen von der E-Rechnung profitieren

Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnung geht ein digitaler Ruck durch Deutschland. Nachdem Behörden mit gutem Beispiel vorangehen, liegt es nun an Lieferanten und Dienstleistern nachzulegen. Daniela Riegler ist Leiterin des Geschäftsbereichs Project & Process Management bei dem IT-Unternehmen Schütze AG. Gemeinsam mit ihrem Expertenteam begleitet sie Bund und Länder bei der fristgerechten Einführung der E-Rechnung. Sie gibt uns heute spannende Einblicke in die Umsetzungspraxis.

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Während die Bundesverwaltung bereits auf den Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung von E-Rechnungen umstellte, müssen jetzt auch Lieferanten und Dienstleister des Bundes handeln
Während die Bundesverwaltung bereits auf den Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung von E-Rechnungen umstellte, müssen jetzt auch Lieferanten und Dienstleister des Bundes handeln
(© Schütze AG/ Anke Peters)

Wie ist hier der aktuelle Umsetzungsstand?

Riegler: Während die Bundesverwaltung bereits auf den Empfang und die automatisierte Weiterverarbeitung von E-Rechnungen umstellte, müssen jetzt auch Lieferanten und Dienstleister des Bundes – vom Soloselbständigen bis hin zum Großkonzern – handeln. Hinzu kommt, dass in der aktuellen Corona-Krise der digitale Versand, die Prüfung und Freigabe von Rechnungen z. B. aus dem Home-Office heraus für viele Unternehmen von großem Nutzen wäre. Doch das Thema wird noch nicht überall mit dem erforderlichen Nachdruck angegangen.

Was bedeutet das konkret für Behörden?

Riegler: Der Bund hat ein ehrgeiziges Ziel ausgerufen: Bis zum Ende des Jahres soll der Anteil an E-Rechnungen spürbar steigen und Papierrechnungen bald der Vergangenheit angehören. Am Ende der Umstellung steht die reibungslose und schnelle Abwicklung von Rechnungen und Forderungsbegleichung. Verlieren Unternehmen jetzt den Anschluss, erschwert das zugleich die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung. Behörden müssen jetzt die Chance erkennen und ihren Lieferanten und Dienstleistern mit präziser Kommunikation und Information ­unter die Arme greifen.

Was müssen Unternehmen wissen?

Riegler: Ab sofort kann ich E-Rechnungen an den Bund als meinen Auftraggeber schicken. Dafür wurden zwei Plattformen eingerichtet: für Verfassungsorgane wie Bundestag, Ministerien oder Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist das die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) und für die mittelbare Bundesverwaltung sowie kooperierende Bundesländer die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Hier können Rechnungen manuell erfasst oder hoch­geladen werden. Daneben stehen auch E-Mail- oder zukünftig der Webservice PEPPOL für die Einlieferung zur Verfügung. Wichtig ist, dass die Rechnungen aktuell im Standard „XRechnung“ gesendet werden. Zurzeit wird daran gearbeitet, dass Unternehmen auch im Format ZUGFeRD 2.1 sowie anderen rechtskonformen Formaten Rechnungen senden können.

Wie können Behörden ihre Lieferanten unterstützen?

Riegler: Es empfiehlt sich pro­aktiv aufeinander zuzugehen. Hierbei darf es keine Denkverbote geben: alles, was dazu beiträgt, dass Deutschland auf die E-Rechnung umstellt ist gut. Dabei sollten vorhandene Materialien genutzt werden. Zudem empfiehlt es sich, den Austausch mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat sowie mit dem Bundesministerium der Finanzen zu suchen. Denn dort laufen zurzeit alle Fäden zur Einführung der E-Rechnung zusammen und Behörden finden entsprechende Unterstützung.

Und was können Unternehmen aus der Erfolgsgeschichte der Behörden lernen?

Riegler: Unsere eigene Erfahrung als Rechnungssteller der öffentlichen Verwaltung zeigt, dass die frühzeitige behutsame Einbindung und Auseinandersetzung der MitarbeiterInnen, die später mit den neuen Systemen Rechnungen im Standard „XRechnung“ bearbeiten müssen, den größten Erfolg zeigen. Wir haben dazu ein Seminar für Rechnungsbearbeiter angeboten, um Grundlagen und ­Praxistipps zu vermitteln.

Weitere Informationen finden Sie unter www.schuetze.ag.

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