Input- und Output-Management im Rechenzentrum

Wie man 1.500 Faxe täglich in den Griff bekommt

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Die Nutzung

Der Faxdienst wird im itsc von 200 Mitarbeitern genutzt, wobei durchschnittlich 30 Faxe täglich versendet werden. Die Prioritäten-Funktion für den Faxversand wird ausschließlich für die Geschäftsführung verwendet. Diese Funktion ermöglicht es, Faxe nach Wichtigkeit zu markieren und dementsprechend mit Priorität „hoch“ oder „niedrig“ zu verschicken.

„Wir machen regelmäßig von der zusätzlichen Option der Faxversandprioritäten Gebrauch“, weiß Patricia Rudmann zu berichten. „Je nachdem, wie wichtig die jeweiligen Informationen für unsere Geschäftsführung sind.“ Serienfaxe mit niedriger Priorität können so über Nacht zu einem kostengünstigeren Tarif versendet werden.

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Der Empfang an Fax-Nachrichten fällt deutlich höher aus: Täglich erreichen 500 bis 1.500 Faxe das Rechenzentrum. Die IT-Systemadministratorin: „Vor dem Einsatz von IXI-UMS wurde der Faxempfang über externe Faxgeräte abgewickelt. Ohne die UMS-Lösung wäre es uns nur schwer möglich gewesen, die zunehmende Masse an eingehenden Faxen zu bewältigen.“

Im Geschäftsbereich des GKV-Service, der in Sachen Dienstleistungen für Krankenkassen zuständig ist, kommt IXI-UMS beispielsweise zum Austausch von Änderungsanträgen und weiteren kassenspezifischen Dokumenten zum Einsatz. Bundesweit nutzen rund 800 Anwender die Unified Messaging-Lösung, hauptsächlich für die Kommunikation mit Kunden, Faxaktionen oder das Digitalisieren von schriftlichen Dokumenten.

Die Funktionalität der Faxserver-Lösung läuft nach festen Regeln ab: Die Verwaltung aller ein- und ausgehender Faxnachrichten bei der itsc GmbH läuft über den Mail-Client Microsoft Outlook 2003. Analog zum eMailversand erfolgt die Erstellung aller ausgehenden Faxnachrichten. Die entsprechende Nachricht kann direkt als Text im Body eingegeben oder als Dokument, beispielsweise eine Word-Datei, angehängt werden.

Die Adressierung wird über das Empfängerfeld gesteuert. Dazu muss lediglich die Faxnummer des Empfängers samt entsprechender Endung („@fax.itsc.de“) eingegeben werden. Die IXI-UMS Software sorgt für die Verarbeitung der entsprechenden Datei. Analog zu den Telefonkosten werden die Kosten für den Faxversand über die jeweilige Kostenstelle des Absenders abgerechnet.

Die Masse an eingehenden Faxnachrichten wird von der serVonic-Lösung entsprechend aufbereitet und steht den Mitarbeitern als eMail mit Anhang über den gewohnten Mail-Client zur Verfügung. Zu den angestrebten Verbesserungen der Geschäftsprozesse durch den Einsatz der Faxserver-Lösung zählen primär eine Optimierung des Faxempfangs, eine verbesserte Zugriffssteuerung und die Vereinfachung der Arbeitsabläufe.

Wer ein UM-System betreut, möchte die einwandfreie Funktionalität des Systems gewährleistet wissen. Um eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen, müssen beim Auftreten von Ausnahmezuständen die erforderlichen Maßnahmen umgehend eingeleitet werden. In Hannover ist hierfür das Monitoring-Tool IXI-Inspector installiert: Im Rechenzentrum überwacht es Dienste und Prozesse im Verzeichnis und in den Dateien, kann Dienste neu starten, Prozesse beenden oder eine Benachrichtigung des Administrators per eMail auslösen.

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