Agile Verwaltung

Wie geht’s weiter mit der Verwaltungsreform?

| Autor / Redakteur: Rolf Stellermann / Manfred Klein

(Grafik: BearingPoint)

Woher kommt der Zwang zur ständigen Verwaltungsreorganisation? Ideal wäre doch eine stabile Aufbauorganisation, bei der die Organigramme beim Ausdruck nicht bereits überholt sind, und ein Geschäftsverteilungsplan, in dem auch die Aufgaben stehen, die in der Behörde erledigt werden. Endlich alle Arbeitsrückstände abgebaut. Ruhe!

Wenn es so einfach wäre! Katastrophen und Krisen wohin man schaut – und irgendwie muss die Administration damit zurechtkommen. Beim Zusammenbruch der Finanzmärkt­e 2009 wurden Kräfte mobilisiert, die man der Verwaltung nicht zugetraut hatte. Nach der Reaktorkatastrophe in Japan hieß es: Basta! Atomausstieg und Energiewende. Solche politischen Entscheidungen dauern sonst Jahrzehnte.

Doch was bleibt von den Kraftakten? Die Finanzkrise wurde nicht gelöst und verschärft sich weiter; der Umstieg auf erneuerbare Energien ist ins Stocken geraten und die Behörden stecken im Reformstau. Die Verwaltung muss auf stetig schnellere und komplexere Veränderungen reagieren, was jedoch mit den vorhandenen Instrumenten und der bestehenden Organisation nur bedingt gelingt.

Die Bewältigung künftiger Herausforderungen erfordert jedoch agilere Strukturen innerhalb eines dafür geschaffenen stabilen Rahmens, sodass unvorhergesehene Ereignisse – ohne im Bedarfsfall erst zu schaffender Organisationsänderungen – antizipiert werden können. Gleichzeitig muss ein situativ angepasstes Handeln möglich sein.

Organisationseinheiten müssen groß genug sein, um Schwankungen im Arbeitsumfang ausgleichen zu können. Teams sind so zusammenzustellen, dass sie über das notwendige Wissen verfügen.

Arbeitsprozesse müssen einerseits interne und externe Sicherheit und Transparenz von Abläufen und Zuständigkeiten gewährleisten, andererseits dürfen Einzelfälle nicht gleich zum Sonderfall werden, wenn sie der (zu granularen) Prozessbeschreibung nicht entsprechen.

Angesichts der demografischen Entwicklung richtet sich der Fokus auch auf das Verwaltungspersonal. Aufgrund ständig neuer Aufgaben muss die Verwaltung mit gezielter Personalentwicklung, Fortbildungsmaßnahmen und einem Ressourcenmanagement dafür sorgen, dass die richtigen Fähigkeiten in ausreichendem Umfang am richtigen Ort zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Der Abgleich zwischen Zielen und Ressourceneinsatz muss zyklisch erfolgen, um auf Veränderungen reagieren zu können. Für die Aufgabenplanung des nächsten (Haushalts-)Jahres, die Budgetierung, der Rückmeldung des Ressourcenverbrauchs, der Überprüfung der beabsichtigten Wirkung und Planung der neuen Periode sind Instrumente einzusetzen, die größtenteils bereits im Einsatz sind, jedoch integriert werden müssen.

Da die Bundesregierung für vier Jahre gewählt wird, muss das Verwaltungshandeln vorzeigbare Veränderungen innerhalb der einzelnen Legislaturperioden bewirken und gleichzeitig dafür sorgen, dass langfristige Prozesse kontinuierlich weitergeführt werden. Mit einem integrierten und interdisziplinären Ansatz kann Bearing­Point die in Gang gesetzte Verwaltungsmodernisierung weiter zielorientiert und fokussiert begleiten und die Verwaltung dabei unterstützen, Risiken methodisch fundiert zu begegnen.

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