Elektronische Akte in der Landesverwaltung Wie die eAkte nach Niedersachsen kam

Von Nicola Hauptmann

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Bei Nachrichten zur eAkte in Niedersachsen war es bisweilen schwierig, den Überblick zu behalten, es gab mehrere Pilotprojekte, Revisionen und unterschiedliche Ansätze. Inzwischen aber sind über 10.000 Arbeitsplätze in der Landesverwaltung einheitlich ausgestattet und bis Ende 2023 sollen es doppelt so viele werden.

„Der Einsatz der eAkte verschlankt interne Abläufe deutlich, so können Entscheidungen teils deutlich schneller getroffen werden" (Stephan Manke, Staatssekretär im Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport)
„Der Einsatz der eAkte verschlankt interne Abläufe deutlich, so können Entscheidungen teils deutlich schneller getroffen werden" (Stephan Manke, Staatssekretär im Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport)
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Das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport (MI) zieht eine positive Zwischenbilanz: An über 10.000 Arbeitsplätzen der Landesverwaltung wird bereits mit der elektronischen Akte gearbeitet. Die Einführung der entsprechenden Software durch den Landesbetrieb IT.Niedersachsen begann im März 2021 im Innenministerium selbst, danach erfolgte der Rollout in 13 weiteren Ministerien und Landesämtern.

Geradlinig und einfach war der Weg dahin jedoch nicht. Die Geschichte der eAkte in Niedersachsen begann schon 2005, damals mit der Pilotierung der eGov Suite von Fabasoft. Diese wird bis jetzt auf etwa 1.000 Arbeitsplätzen eingesetzt. 2011 wurde dann das eAkte System NI-DMS auf Basis von Microsoft SharePoint in der Landesverwaltung pilotiert. Vorgesehen war ein modularer Systemaufbau mit den Bausteinen für eAkte, Zusammenarbeit und Fachverfahren. Das Justizministerium wiederum hat die VIS-Suite von PDV eingeführt. Somit laufen mehrere Systeme parallel und es geht in Niedersachsen nicht nur um die Umstellung von der Papierakte auf elektronische Aktenführung, sondern auch um eine Vereinheitlichung.

Die gesetzliche Regelung dafür findet sich im Niedersächsischen Gesetz für digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG), das 2019 verabschiedet wurde. Dieses Gesetz verpflichtet das für die zentrale IT-Steuerung zuständige Ministerium (also das MI), Basisdienste zur Verfügung zu stellen, die dann von allen Behörden des Landes im Geltungsbereich des NDIG zu nutzen sind. Dazu gehört auch ein Basisdienst für die elektronische Aktenführung. Wie es aus dem Ministerium heißt, wurden 2019 „in Abstimmung mit den übrigen Ministerien verschiedene Alternativen in technischer, fachlicher und wirtschaftlicher Hinsicht geprüft und festgelegt, dass der Basisdienst mit der PDV VIS-Suite realisiert werden soll.“ Umgesetzt wird das Projekt im Rahmen des Programms „Digitale Verwaltung Niedersachsen“.

Online-Dienste und Einführung der eAkte gekoppelt

Bei der Festlegung des Rollouts der eAkte wird auch eine weitere Regelung des NDIG beachtet, die den Bezug zwischen Online-Diensten und elektronischer Aktenführung herstellt: „Jede oberste Landesbehörde stellt ab dem 1. Januar 2023 sicher, dass auf Arbeitsplätzen ihres Geschäftsbereichs, auf denen Verwaltungsleistungen über das Niedersächsische Verwaltungsportal erbracht werden, neu anzulegende Akten elektronisch geführt werden.“ Wie Niedersachsens CIO, Dr. Horst Baier, erklärt, geht es bei der Einführung der eAkte eben nicht nur um die Ablage von elektronischen Daten, sondern darum, Geschäftsprozesse digital abzubilden: „Anträge aus Onlinediensten sowie Informationen aus eMail-Systemen übernimmt die Software in eine rechts- und beweissichere Form – entsprechend den Anforderungen, die auch ‚analoge‘ Akten erfüllen müssen.“

Die Onlinedienste werden derzeit über das Verwaltungsportal des Landes eingeführt, ein Prozess, der auch über 2022 hinaus andauern soll. Entsprechend soll der Rollout der eAkte auch 2023 und darüber hinaus fortgeführt werden. Bis Ende 2023 sollen über 20.000 Arbeitsplätzen mit der Software ausgestattet werden, danach ist eine weiterer Ausbau vorgesehen. „Bisher eingesetzte eAkte-Systeme werden, soweit sinnvoll, schrittweise zum eAkte-Basisdienst migriert“, heißt es aus dem Ministerium, teilweise sei dies auch bereits geschehen.

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