Best Practice: Schnittstellen als Motor der Kundenerfahrung Wie die Bundesagentur für Arbeit mit APIs und MFT für effiziente Prozesse sorgt

Von Chiara Maurer

Die Zufriedenheit des Bürgers mit seiner Behörde scheint sich heutzutage an der Einfachheit eines Einkaufs bei Amazon zu messen. Die Grundlage dafür ist nicht nur ein optimierter Webauftritt, sondern sind auch die notwendigen Prozesse und der Datenaustausch zwischen Systemen, Behörden und externen Partnern. Die Bundesagentur für Arbeit hat mit API- und MFT-Technologien ihre eGovernment-Dienste optimiert.

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API stellen ein Werkzeug in der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen dar
API stellen ein Werkzeug in der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen dar
(© photon_photo – stock.adobe.com)

Die technologische Grundlage dafür schaffen APIs (Application Programming Interfaces). Sie ermöglichen Anwendungen Zugriff auf andere Dienste und Daten und sind damit grundlegende Bausteine der digitalen Transformation von Angeboten der Verwaltung für die Bürger. Funktionalitäten verschiedener Anwendungen stehen den Mitarbeitern unabhängig und einzeln in Form von Microservices zur Verfügung. Die Interfaces vereinfachen sämtliche Kommunikations-, Interaktions- und Integrationsprozesse zwischen allen Beteiligten. Sie erleichtern den einzelnen Sachbearbeitern und Behörden die Kollaboration. Auch externe Partner lassen sich – wenn nötig – gezielt und sicher in die durch APIs ermöglichten Prozesse einbinden. Mit ihnen können Behörden ihre Informationssysteme vereinfachen, Anträge und Anfragen effizienter bearbeiten und in der Folge die Bürger besser betreuen.

APIs und MFTs als Motor für eine zeitgemäße Verwaltung

Behörden können ihr gesamtes digitales API-Ökosystem auf einer offenen Plattform den Mitgliedern zugänglich machen. So steht allen Behörden ein Katalog von Diensten bereit, welche Mitglieder über die Schnittstellen konsumieren und abonnieren können. Zudem können die Plattformmitglieder neue eigene Tools einfach hinzufügen und sich modernisieren. Mit einem solchen API-Produktkatalog reagieren Behörden auf neue Anforderungen durch veränderte Gesetzgebungen oder neue Leistungsangebote.

Ebenso kommt es darauf an, dass die notwendigen Informationen effizient, zuverlässig und sicher ausgetauscht werden. Ein flexibler und skalierbarer Managed-File-Transfer überträgt Daten, vermeidet Fehler und warnt vor möglichen Fehlern beim Übertragen der Informationen. Für die Integration der wiederverwertbaren Vorlagen sorgen wiederum die Interfaces.

Nur eine offene API-Plattform und ein MFT-Datenaustausch bieten Behörden den notwendigen Werkzeugkasten, um Abläufe, die sich aus sich ändernden Gesetzgebungen oder Leistungsangeboten oder auch aus neuen Verwaltungsstrukturen ergeben, zu implementieren.

eGovernment-Services

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) stellt eine breite Palette an Arbeitsmarktdienstleistungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Verfügung. Mehr als 100.000 Mitarbeiter unterstützen täglich Zehntausende von Menschen in ihren Anliegen. Die BA ist eine zukunftsorientierte Organisation, die ihren Ansatz für die Bereitstellung und das Management ihrer Dienstleistungen weiterentwickelt hat und bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten digitale Technologien verwendet.

In den 1990ern verwendete die BA noch mehrere digitale Systeme und Prozesse für den Versand von Zahlungsunterlagen von den lokalen Büros an die Zentrale. Zu dieser Zeit beauftragte sie Axway mit der Rationalisierung und Harmonisierung ihres Ansatzes für organisationskritische Datenübertragungen. Die Agentur arbeitet seit über 20 Jahren mit dem „Axway Managed File Transfer“, der eine sichere Übertragung der Zahlungsanweisungen an die Zentrale erleichtern soll.

2004 unterstützte das Unternehmen die BA dann bei einem B2B-Integrationsprojekt, um die Arbeitslosenstatistiken auf Bundesebene mit den optierenden Kommunen zu konsolidieren. In der Folge setzte die Behörde mit dem Managed File Transfer die Anforderungen des „Electronic Banking Internet Communication Standards“ (EBICS) um. Hier galt es sicherzustellen, dass die Agentur alle Zahlungsanweisungen für Arbeitslosengeld sowie Kindergeld rechtzeitig an Bankpartner schicken konnte.

Grundlagen für digitale Dienstleistungen schaffen

Die Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge ging in der Folge weiter. Ein frühes Projekt namens eAkte war dazu gedacht, manuelle, papiergestützte Workflows in den lokalen Büros der Agentur durch äußerst effiziente, datengestützte Geschäftsprozesse zu ersetzen.

Die beiden Unternehmen arbeiten daher auf der Grundlage des Projekts zusammen, um die Integration mit externen Partnern zu ermöglichen und digitale eGovernment-Prozesse zu entwickeln, die mehrere öffentliche Agenturen umfassen. Mitte der 2010er Jahre arbeiteten die zwei Organisationen gemeinsam an der Digitalisierung und Automatisierung des Datenaustauschs zwischen der BA und mehr als 100.000 Arbeitgebern in Deutschland.

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Die Behörde nutzte ihr internes Wissen über MFTs, schaffte einen Überblick über ihre papiergestützten Prozesse und entwarf neue Workflows zur Bereitstellung derselben Funktionen mit digitalen Systemen. Die Software wurde so ein Integrationshub für neue digitalisierte Workflows.

Das Ergebnis: Heute wird praktisch jede Kundenfallakte digital gespeichert. Wenn ein Kunde einen Brief schickt oder ein Papierformular einreicht, dann scannen Mitarbeiter in der BA den Inhalt mithilfe einer Plattform und speichern ihn als Bilddatei. Das Anwendungsprogramm stellt sicher, dass die gesamten Kundeninformationen und die Kundenkommunikation im richtigen System gespeichert sind, um alle digitalen Workflows zu unterstützen.

Die Behörde und ihre Sachbearbeiter erhalten und verarbeiten die wichtigen Informationen von Arbeitgebern also vorwiegend auf digitalem Weg.

Hohe Sicherheitsstandards garantieren

Die Zahlungsplattform der BA — auf der Grundlage des EBICS-Gateway des Anbieters — ist eine kritische Infrastruktur der Bundesrepublik Deutschland. Für eine solche fordert die neue KRITIS-Verordnung robuste Informationssicherheitsstandards für kritische Regierungsinfrastrukturen. API- und MFT-Lösungen müssen daher die höchsten Sicherheitsstandards und eine hundertprozentige Rückverfolgbarkeit aller Finanztransaktionen auf der Plattform bereitstellen.

KRITIS schreibt außerdem vor, dass die nicht-finanziellen Systeme, einschließlich API, durch die Unternehmen und Bürger auf den Online- und mobilen Kanälen der BA Zugang zu Schlüsseldienstleistungen haben, gegen Cyberangriffe gestärkt werden. Ein spezialisiertes Team für die Cybersicherheit bei der BA verfügt deshalb über eine zentrale Kontrolle der API-Sicherheit.

Eine Krise effektiv managen

Im Zuge der COVID-19-Krise musste die Agentur schnell reagieren, um der steigenden Zahl an Anträgen auf finanzielle Unterstützung gerecht zu werden. Die Unterstützung bedeutete zusätzliche digitale Geschäftsprozesse für Kurzarbeitergeld in einer Höhe von 50 Milliarden Euro.

Die Behörde musste also rasch tätig werden, um die große Menge an Anträgen der Bürger bearbeiten zu können. Mit Hilfe der neuen Lösung konnte laut BA die Arbeit von fünf Jahren in nur drei Monaten geleistet werden.

Die BA will die Zusammenarbeit mit dem Anbieter fortsetzen. Das Unternehmen untersucht derzeit beispielsweise die Möglichkeit eines sicheren API-Katalogs für autorisierte Softwareentwicklungsteams, die für andere Regierungsstellen arbeiten. Aktuell läuft eine Proof-of-Concept-Phase für einen zentralen API-Katalog, mit dem externe Entwickler in Sekundenschnelle sehen, welche Dienstleistungen verfügbar sind, und so ihre Projekte beschleunigen können.

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