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Agil ja, aber nicht von der Stange Wie Behörden lernen können, aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger zu denken

Jede zweite Behörde in Deutschland (54 Prozent) möchte bis 2022 agile Methoden und Organisationsformen übernehmen. Das ergibt die Studie „Branchenkompass Public Sector 2020 von Sopra Steria. Es reicht allerdings nicht, agile Methoden schablonenhaft anzuwenden. Es braucht agile Individualität.

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Agilität zugunsten der Kunden – Prämissen für die Einführung einer agilen Unternehmensorganisation
Agilität zugunsten der Kunden – Prämissen für die Einführung einer agilen Unternehmensorganisation
(© Sopra Steria)

Die öffentliche Verwaltung nutzt bereits Instrumente für die Entwicklung digitaler Leistungen, Verfahren und Anwendungen. Dazu zählt auch der Einsatz agiler Methoden und reicht vom Einsatz von Kanban-Boards bis hin zur komplett agilen Organisation – Tendenz steigend. Eine agile Organisation ermöglicht es Behörden, flexibel und mit hohem Tempo auf sich verändernde Bedingungen und Anforderungen von Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen zu antworten. 27 Prozent der Behörden forcieren zudem neue Methoden der Ideengewinnung wie Design Thinking.

Agilität als Individuallösung

Das reine Übernehmen agiler Methoden macht Behörden allerdings nicht automatisch zu kundenzentrierten Organisationen. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Behörden gerne aus dem Musterkoffer der Methoden bedienen, ohne zu prüfen, welche Methoden zur eigenen Organisation passen und welchen Nutzen Scrum, DevOps, Kanban und Co. für die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen stiften.

Doch keine Organisation gleicht der anderen, und Bürgerinnen und Bürger benötigen andere Formen von Agilität als Unternehmen. Die agile Methode Scrum kann beispielsweise den Innovationsprozess in Entwicklungsabteilungen unterstützen, ist aber nicht sofort das Allheilrezept, damit Fachreferate effizienter arbeiten und ihre Arbeit anders denken. Coaches leisten hier gute Dienste, um Fachbereiche und IT in cross-funktionalen Teams zusammenzubringen, damit diese agil und selbstorganisiert ihre individuellen Kompetenzen weiterentwickeln.

Die Verwaltungen sollten sich somit auf den Nutzen und die internen Gegebenheiten fokussieren und danach entscheiden, welche Methoden und Organisationsformen sinnvoll sind und welchen weiteren Instrumenten sie begleitet werden.

Transformation übergreifend denken

Es hat sich zudem bewährt, bei der Anpassung der Organisation und im Changemanagement nicht in Silos zu denken. Behörden sollten das Ziel formulieren, die gesamte Organisation leistungsfähiger zu machen. Auch in Zukunft wird es in der öffentlichen Verwaltung ein Nebeneinander zwischen agiler und linienorientierter, hierarchischer Organisation geben. Sopra Steria nennt das Merged Bimodal Organisation. Deshalb ist ein Schnittstellenmanagement wichtig, um negative Auswirkungen zu vermeiden: Die Stimmung im agil arbeitenden Teams kann sich beispielsweise verschlechtern.

Zudem ist es denkbar, dass die agilen Teams den Sinn der Transformation in Frage stellen, da ihre neue Effizienz nicht honoriert wird. Zudem kommt es darauf, eine individuelle Balance zwischen agilen und klassischem Methoden zu finden. Wenn es beispielsweise darum geht, messbar schneller auf Anfragen zu reagieren, kann Prozessmanagement im Einzelfall der bessere Ansatz oder ein sinnvolles Begleitinstrument sein. Maßstab sind interne Besonderheiten und die speziellen Belange der Bürgerinnen und Bürger.

Change Gap überwinden

Die Entscheidung, eine agile Transformation in Angriff zu nehmen, trifft in der Regel das Topmanagement. Im Normalfall wird aber vor allem auf operativer Ebene agil gearbeitet. Damit die agile Transformation zum Erfolg wird, muss der sogenannte Change Gap zwischen diesen beiden Organisationsebenen überwunden werden. Wichtig ist, die mittlere Führungsebene als Bindeglied für das Changemanagement zu aktivieren.

Balance ist hierbei erneut ein zentraler Faktor: Sollte die Veränderung zu stark von oben getrieben sein, wirkt sie wie ein Befehl. „Graswurzelbewegungen“ laufen dagegen Gefahr unterzugehen. Entscheidend ist, Agilität im Arbeitsalltag unternehmensübergreifend und gemeinsam zu leben.

Der Public Sector benötigt somit Innovation, Agilität und das Management von Change. Entscheidend ist die richtige Dosis. Wenn Sie mit einem individuellen, ganzheitlichen Ansatz bei diesem wie bei anderen Themen übereinstimmen, freuen wir uns auf Ihre Stimme bei den eGovernment Awards 2020 in der Kategorie „Berater“. Hier geht es zum Votum.

Advertorial - Was ist das?

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