Ersetzendes Scannen – sicher, wirtschaftlich, pragmatisch

Wichtige Antworten zur TR-Resiscan

| Autor / Redakteur: Steffen Schwalm & Alexander Dörner / Susanne Ehneß

Weitere rechtliche Rahmenbedingungen

In rechtlicher Hinsicht ist insbesondere der Verlust der nachweisbaren Sicherheitseigenschaften des Originals beim ersetzenden Scannen besonders zu betrachten. Die mit der Digitalisierung erzeugte Kopie besitzt nicht denselben Rechtscharakter als Original wie die papierne Vorlage.

Der Beweiswert des papiernen Originals geht nicht auf die digitale Kopie über , da wesentliche Eigenschaften wie zum Beispiel Unterschrift, Schriftbild, Beschaffenheit der papierbasierten Vorlage et cetera aus dem Digitalisat weder ­erkennbar noch an diesem prüfbar sind. Mit einem ersetzenden Scannen stellt sich die anwendende Behörde damit zunächst einmal beweisrechtlich schlechter als bei einer Aufbewahrung des papiernen Originals.

Die besondere Herausforderung des ersetzenden Scannens besteht dementsprechend darin, den Beweiswertverlust zu minimieren und höchstmögliche Beweissicherheit zu gewährleisten.

Grundsätzlich unterliegen ersetzend gescannte Dokumente der freien Beweiswürdigung des Richters. Allerdings kann der Beweiswert durch die Verwendung eines sicheren Scanverfahrens nach dem Stand der Technik sowie, in bestimmten Fällen, die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur zur Transformationsbestätigung erheblich verbessert und damit ein hohes Maß an Beweis­sicherheit erzielt werden.

Ein einfach gescanntes Dokument gilt vor Gericht als einfache Kopie, wohingegen signierte Dokumente allem Anschein nach ein höheren Beweiswert und größere Anerkennungsschance genießen.

Einzige Ausnahme bilden öffentliche Urkunden, die nach dem Stand der Technik durch eine öffentliche Behörde oder eine mit öffentlichen Glauben versehene Person (zum Beispiel Notar) gescannt wurden und bei denen bestätigt wurde, dass die Kopie bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt (§ 371b ZPO). Sofern das elektronische Dokument und die Übereinstimmungsbestätigung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen sind, gilt die Beweislastumkehr gemäß § 437 ZPO entsprechend.

Für die Öffentliche Verwaltung ist darüber hinaus zu beachten, dass der Beweis anhand von Urkunden, Akten und in der Folge den Dokumenten geführt wird (§ 99 VwGO). Hierfür ist es also – unabhängig von der Anwendung der TR-Resi­scan – notwendig, erst einmal ­Akten zu bilden und im Aktenzusammenhang zu führen und entsprechend aufzubewahren. Das einzelne Dokument ist also jedenfalls dann nicht ausreichend , wenn eine komplette Akte vorzulegen ist. (zum Beispiel Öffentliche Verwaltung). Vielmehr führt, unabhängig vom Beweiswert elektronischer oder papierner Dokumente, eine unvollständige Aktenführung regelmäßig zu einer Beweislastumkehr zuungunsten der Verwaltung. Für diese gelten hinsichtlich der Verwendung von Dokumenten vor Gericht insbesondere zwei Punkte als besonders relevant:

Ergänzendes zum Thema
 
Wer wendet ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan ­bereits an?
  • Aktenvollständigkeit und
  • Beweiswert der Dokumente.

Die Verwaltung muss sicherstellen, dass elektronische Unterlagen jederzeit verlustfrei als Beweismittel vor Gericht verwendet werden können . Daneben fordert § 55b VwGO die Erzeugung eines Transfervermerks, der die korrekte Transformation in die digitale oder analoge Form nachweist und mit den Akten entsprechend dem Gericht vorzulegen ist. Dem wird in der TR-Resiscan mit dem Transfervermerk Rechnung getragen.

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Wozu der Aufwand ? Ich bin in einem Ministerium zuständig für den Betrieb und die...  lesen
posted am 17.10.2015 um 14:43 von Unregistriert

Resiscan, QES, TR-ESOR, eIDAS ... aktuell gibt es bei uns im Blog zwei sehr interessante...  lesen
posted am 14.10.2015 um 16:51 von Unregistriert

Kommentare zur #ResiScan: Ulrich Kampffmeyer Schon wieder die Resi... http://bit.ly/RESI-Scan ...  lesen
posted am 08.10.2015 um 13:17 von Unregistriert


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