IT-Projekte in der Öffentlichen Verwaltung

Weshalb IT-Projekte scheitern

| Autor: Julia Mutzbauer

An Stelle messbarer Kriterien tritt zu oft ein „diffuses Bauchgefühl bei der Bewertung von Teilergebnissen oder des Projektfortschritts“
An Stelle messbarer Kriterien tritt zu oft ein „diffuses Bauchgefühl bei der Bewertung von Teilergebnissen oder des Projektfortschritts“ (© Feodora - stock.adobe.com)

Die Digitalisierung stellt die Öffentliche Verwaltung vor eine große Herausforderung. Das Beratungsunternehmen iTSM Group klärt die häufigsten Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten auf.

Als Gründe für das Scheitern der IT-Projekte in der Öffentlichen Verwaltung nennt iTSM Group

  • eine unpräzise Formulierung der Projektziele,
  • unklare Verteilung der Kompetenzen und zum Teil
  • unzureichende Ausbildung und Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden.

Laut iTSM sei ein solches Scheitern nicht selten. Unterschiedlichen Studien zufolge werde in diesem Bereich nur jedes zweite Projekt abgeschlossen. Dabei sei das kürzlich vom Bundesrechnungshof massiv kritisierte Digitalisierungsprojekt der Bundesregierung nur die Spitze des Eisbergs.

Fehlende Präzision bei Formulierung

Nach Meinung der iTSM würde eine uneindeutige Formulierung der Projekte zum einen zu Orientierungslosigkeit bei den Beteiligten und zum anderen zu einem gefährlichen Eigenleben von Teilprojekten führen. Den Teilprojekten würde das gemeinsame Ziel fehlen und sich am Ende nicht sinnvoll integrieren lassen. Nachbesserungen, Verzögerungen oder gar das Scheitern des gesamten Projekts wären die Folgen.

Einen weiteren Grund für das Scheitern der Projekte sieht das Unternehmen in ungeklärten oder konkurrierenden Kompetenzen – beispielsweise wenn unterschiedliche Fachabteilungen oder multiple Behörden in ein Projekt involviert sind. Anstatt von konstruktiver Zusammenarbeit würde es laut iTSM dann häufig die Verfolgung von Partikularinteressen geben, die ein zielführendes Handeln erschwert.

In dieser Konstellation würde im Extremfall jemand Entscheidungskompetenzen erhalten, der diese aber nicht projektübergreifend durchsetzen kann. So läge beim Digitalisierungsprojekt des Bundes die Projektleitung beim Innenministerium, das aber kein Weisungsrecht gegenüber anderen beteiligten Ministerien und Dienstleistern habe.

Fähigkeiten für Steuerung der IT-Projekte fehlen

Außerdem führten auch ungenügend ausgeprägte Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden laut iTSM häufig zu erheblichen Problemen. So werden Projektleiter nach Erkenntnis der Berater vielfach überwiegend aufgrund ihrer fachlichen Expertise ernannt, wobei elementare Fähigkeiten für die Steuerung und Kontrolle von Projekten nicht ausreichend berücksichtigt werden.

Solche Projektleiter hätten dann in der Regel auch wenig oder keine Erfahrung mit Methodenwerken für das Projektmanagement, das daher mit der Folge von Kosten- und Terminüberschreitungen ineffizient sei. Insgesamt werde nach der Erfahrung der Berater dem Controlling kein angemessener Stellenwert beigemessen. „An Stelle von messbarer Kriterien trete zu oft ein diffuses Bauchgefühl bei der Bewertung von Teilergebnissen oder des Projektfortschritts“, heißt es.

Fehlende Akzeptanz

Doch selbst wenn ein Projekt technisch im gesetzten Kosten- und Zeitrahmen umgesetzt werden kann, sei der Erfolg noch nicht garantiert. Fehlende Akzeptanz bei den Anwendern sei einer der häufigsten Gründe dafür, dass die Projektziele nicht erreicht werden. In solch einem Fall seien das interne Projektmarketing und begleitende Change-Management-Aktivitäten vernachlässigt worden, um die Anwender von Beginn an zu beteiligen, ihnen den Weg zu neuen Technologien transparent zu machen und ihnen auch ihre eigenen Vorteile zu verdeutlichen.

Tobias Beckmann, Head of Digital-Services-Advisory, iTSM Group
Tobias Beckmann, Head of Digital-Services-Advisory, iTSM Group (© iTSM Group)

„Eine klare strategische Zielsetzung, eine genaue Nutzenbeschreibung und eine solide wirtschaftliche Kalkulation sind die Grundpfeiler eines jeden erfolgreichen IT-Projekts auch in der Öffentlichen Verwaltung“, erläutert Tobias Beckmann, Head of Digital Services Advisory der iTSM Group. Beckmann weiter: „Ein kompetentes Projektmanagement und der Einsatz etablierter Projektmethoden helfen ebenfalls dabei, Fehlentwicklungen und Verzögerungen zu vermeiden. Zudem müssen Test und Rollout sorgfältig geplant und die Anwender konsequent begleitet werden, um eine reibungslose Überführung in den laufenden Betrieb zu gewährleisten“.

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