Digitale Archivierung

Wenn die Kopie besser ist als das Original

| Autor / Redakteur: Nicole Körber / Susanne Ehneß

(Bild: Main-Kinzig-Kreis)

Der Main-Kinzig-Kreis hat für die Verwaltung und Archivierung seiner Akten aus Bauamt, Personalabteilung, KFZ-Zulassungsstelle und Pressestelle die für sich passende Lösung gefunden. Dazu gehörte auch die digitale Bearbeitung von Mikrofilmen, die erfolgreich abgewickelt wurde.

Der Main-Kinzig-Kreis entstand mit der Gebietsreform 1974 aus den ehemaligen Altkreisen Hanau, Gelnhausen und Schlüchtern sowie der Stadt Hanau. Durch die Zusammenführung vervielfachte sich auch die Zahl der Akten. Damit diese effizient verwaltet werden können, ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz. Hier befinden sich auch tausende PDFs, vornehmlich aus dem Bau- und Personalbereich, die mit dem „PDF Compressor“ der Luratech Europe GmbH erstellt wurden. Ohne die Kompressionstechnologie wäre ein effizientes Arbeiten mit diesen Dokumenten gar nicht möglich, ist man sich in der Kreisverwaltung sicher.

Mikrofilme digitalisieren

Im Jahr 2009 hat die IT-Abteilung das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem „d.3“ von D.velop eingeführt. Angefangen mit dem Bauamt, soll es nach und nach in allen Verwaltungsbereichen zum Einsatz kommen. Implementiert hat das DMS die Codia Software GmbH. Von ihr kam auch die Empfehlung, im Rahmen der Digitalisierung den PDF Compressor von Luratech einzusetzen. Der Anlass: Es hatte sich herausgestellt, dass sowohl in der Bau- als auch in der Personalabteilung bereits Mikrofilm-Archive existierten, denn bis 1980 wurden Papiervorlagen von Personalakten, Bauplänen und dem gesamten dazugehörigen Schriftverkehr derart verfilmt.

Sie sollten zwar ursprünglich nicht im Archiv Einzug halten, wurden dann aber doch integriert, denn die im Kreis verteilten fünf Mikrofilm-Lesestationen drohten nach und nach ihren Geist aufzugeben. Eine Neuanschaffung wäre sowohl zu teuer und auch nicht mehr zeitgemäß gewesen. „Wir benötigen die Mikrofilme nicht oft, können aber auch nicht darauf verzichten“, erklärt Volker Zülch, Teamleiter der Systemadministratoren der Kreisverwaltung.

Der große Schreck

Nach den ersten Scans, die der Scandienstleister zurücklieferte, kam der große Schreck: Knapp sechs Terabyte hätte die Datenmenge betragen, die aus der Digitalisierung aller Filme resultiert hätte. „Unser zentrales Snapvault-Storagesystem von Netapp wäre dadurch mit einem Schlag voll gewesen, ja, hätte nicht einmal ausgereicht“, so Zülch. Speicherplatz ist teuer und ihn für selten gebrauchte Inhalte zu vergeuden, wäre wenig effizient gewesen.

Den von Codia empfohlenen PDF Compressor nutzte das IT-Team deshalb, um aus dem Filmrohmaterial hochkomprimierte PDF-Dokumente zu erstellen. Weil es rund zwei Jahre gedauert hätte, das gesamte Material mit nur einem Core zu konvertieren, wurden für die Migration der Mikrofilme vorübergehend vier PDF-Compressor-Enterprise-Server-Lizenzen eingesetzt. Das verkürzte die Digitalisierung auf sechs Monate. Für den täglichen Normalbetrieb ging der Kreis anschließend wieder auf eine standardmäßige Prozessor-Lizenz zurück.

PDF war das Zielformat der IT-Leitung, weil es nach Einschätzung von Volker Zülch von der Anzeige her ein durchgängigeres Konzept darstellt. So hat der Kreis durch Einsatz der Luratech-Software zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Die Datenmenge konnte reduziert werden, gleichzeitig wurde das einheitliche Zielformat erreicht. Die darzustellenden und zu bearbeitenden Dokumente sind nun kleiner und lassen sich an den Clients der Mitarbeiter besser und schneller betrachten.

Dies vor allem vor dem Hintergrund, dass alle rund 1.500 Beschäftigten des Main-Kinzig-Kreises und der Schulverwaltungen auf Terminal-Servern arbeiten. Auf einen Server greifen jeweils bis zu 40 Personen zu, große Datenmengen verlangsamen da automatisch die Verarbeitungszeit. Je kleiner die Dateien, desto besser läuft das System, desto weniger Arbeitsspeicher beansprucht der einzelne Kollege.

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Die ursprünglich vom Scan-Dienstleister gelieferten JPG-Dateien ließen sich auf diese Weise um den Faktor zehn verkleinern – „ohne dass die Lesbarkeit im Mindesten beeinträchtigt gewesen wäre“, wie Roswitha Stumpe, Sachbearbeiterin aus dem Bauamt, erklärt: „Wir können alle Pläne klar erkennen, selbst handschriftliche Notizen darin sind gut zu lesen.“

Aus vier Amtsbereichen

Bauakten der Jahrgänge 1940 bis 1980 lagen früher als Mikrofilm vor und sind nun in Form komprimierter PDF-Dateien komfortabel im d.3-Archiv recherchierbar. Die Papieroriginale der Jahrgänge 1980 bis heute digitalisieren die Mitarbeiter des Fachamtes derzeit Stück für Stück, von heute aus gesehen chronologisch rückwärts. Auch die eingescannten Papiervorlagen werden per PDF Compressor bearbeitet. Alle Dokumente bis A3 scannt der Kreis selbst über die Scan-Komponente von Codia bzw. D.velop, für alle größeren Dokumente wird ein Dienstleister engagiert.

Volker Zülch erklärt: „Wir erzeugen zunächst stets ein TIF, anschließend kommt ein Workflow der Luratech-Software zum Einsatz, den wir selbst erstellt haben und in dem sich Jobs definieren lassen. Der PDF Compressor kontrolliert dabei das Scanverzeichnis nach neuen TIF-Dokumenten. Sobald eines vorliegt, wandelt er es in ein komprimiertes PDF um. Das d.3-Archiv greift auf das gleiche Verzeichnis zu und holt sich von dort die neue Datei ab.“ Dies geschieht derzeit sowohl im Bauamt, der Personalabteilung, der KFZ-Zulassungsstelle und der Pressestelle – vier Amtsbereiche also, in denen Papiervorlagen gescannt und automatisiert in höchstkomprimierte PDFs verwandelt werden. Ähnlich soll es noch in diesem Jahr mit den Eingangsrechnungen der Fall sein, anschließend sind das Veterinärwesen und das Sozialamt an der Reihe.

Das Rathaus des Main-Kinzig-Kreises
Das Rathaus des Main-Kinzig-Kreises (Bild: Main-Kinzig-Kreis)

Mittlerweile hat die IT-Abteilung sogar einen zusätzlichen NetApp-Speicher zugelegt. Dank der PDF-Kompression belegt das komplette Archiv darauf nur 1,3 Terabyte. Kein Vergleich mit den sechs Terabyte, die vor einigen Jahren allein der Bau- und Personalbereich in unkomprimierter Fassung benötigt hätten.

1,3 statt 15 Terabyte

Und inzwischen sind immense Datenmengen zusätzlich hinzugekommen, allein das Altarchiv der KFZ-Zulassungsstelle mit 2,5 Millionen Dokumenten, außerdem weitere Papierarchive aus anderen Teilamtsbereichen. „Ohne Komprimierung lägen wir inzwischen bei rund 15 Terabyte“, schätzt Volker Zülch. Das KFZ-Archiv übrigens lag schon digital in einem anderen Archiv vor; hier hat der Kreis eine Migration auf d.3 durchgeführt.

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