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Wege zu einer innovativen Verwaltung

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Die innovative Verwaltung sollte weitgehend papierlos und medienbruchfrei arbeiten. Behördliche Vorgänge sollten durchgängig in elektronischen Akten verwaltet und archiviert werden. Das gemeinsame Arbeiten an Vorgängen in der Verwaltung, aber auch zwischen Verwaltung und Kunde, wird damit auf eine neue Grundlage gestellt: keine doppelte Datenhaltung, gemeinsames Bearbeiten, hohe Transparenz. Darüber hinaus werden die Durchlaufzeiten verringert, die Qualität und Durchsätze erhöht. Der Einblick für Externe in Verwaltungsakten könnte vollautomatisch via „Verwaltungs-Google“ laufen. Die DMS / VBS werden damit in der IT-Landschaft der Behörden zum Mittelpunkt moderner Kommunikations- und Kollaborationssysteme.

Intelligente Formulare und Zertifikate

Intelligenz ist überall verfügbar geworden. Mehr als die Hälfte der weltweit produzierten Chips landet außerhalb von Computern. Der Chip in der musikalischen Geburtstagskarte hat beispielsweise mehr Computing-Kapazitäten als die Computer des Jungfernfluges zum Mond. Ende 2008 steht die Einführung des elektronischen Personalausweises an. Dieser beinhaltet einen elektronischen Chip, auf dem neben den üblichen Halterinformationen auch biometrische Merkmale gespeichert sind. Dies ist erst der Anfang. Die innovative Verwaltung nutzt nicht nur elektronische Ausweise. Auch Beglaubigungen sollten elektronisch erfolgen, Formulare der Vergangenheit angehören. Elektronische Chips könnten dafür sorgen, dass Container vollautomatisch ihre Wareninformationen an den Zoll weitergeben, der Standort von gefährlichen Gütern über die gesamte Transportkette den Umweltbehörden jederzeit bekannt ist oder die Herkunft von Fleischerzeugnissen den Verbrauchern und den Aufsichtsbehörden offenbar wird. Autos kommunizieren mit Parkautomaten und sorgen für den Einzug von Parkgebühren. Elektronische Führerscheine kommunizieren mit Autos und stellen sicher, dass die Fahrberechtigung auch vorliegt. Durch diese vollautomatischen Kommunikationsprozesse werden Verwaltungsprozesse deutlich vereinfacht und der Bürokratieaufwand bei Bürgern und Unternehmen drastisch reduziert.

Shared Service Center

Betrachten wir die Verwaltung in ihren bestehenden Strukturen, so schauen wir im Wesentlichen auf isoliert agierende Organisationen. Erfolgreiche Unternehmen hingegen integrieren zahlreiche externe Prozessbeteiligte in ihre Prozesskette. Viele Großbanken sind beispielsweise dazu übergangen, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs anderen spezialisierten Finanzdienstleistern zu überlassen, die diese Leistung als Shared Services anbieten. Möglich wird dies durch gemeinsame IT-Plattformen, auf denen die Beteiligten arbeiten und alle relevanten Informationen austauschen, sowie durch das weltweite Internet, das uns unabhängig davon macht, wo Informationen datentechnisch erfasst und verarbeitet werden.

Die innovative Verwaltung nutzt die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit für einen grundlegenden Strukturwandel. Moderne Behörden konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen und nutzen die Spezialisierungs- und Effizienzvorteile von verwaltungsinternen oder externen Shared Service Centern. Diese bieten den Behörden Dienstleistungen im Bereich von Querschnittsaufgaben (Haushalt, Personal, IT) oder Unterstützungsleistungen im Bereich der Kundenbetreuung und Back-Office-Bearbeitung als Shared Service an. Solche Shared Services Center sind über ein bundesweites Verwaltungsnetz für alle Behörden auf allen Verwaltungsebenen zugänglich. Behörden, die in gleichen Aufgabenbereichen tätig sind, sollten sich auf unterschiedliche Themenfelder spezialisieren und das Expertenwissen gegenseitig im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung nutzen. Wikipedias könnten das Standard-Tool für die Zusammenarbeit sein und ein behördenübergeordnetes Ressourcen-Management sorgt dafür, dass Beschäftigte dort tätig werden, wo Not am Mann ist und Expertenwissen dort genutzt wird, wo es aktuell am dringendsten benötigt wird.

Die Idee steht am Anfang einer Verwaltungsinnovation. Die Öffentliche Verwaltung muss damit beginnen, die Chancen, die sich mit der Entwicklung der neuen Technologien ergeben, für sich zu entdecken und die Art der Aufgabenerfüllung dabei grundlegend zu überdenken. Kein öffentlicher Aufgabenbereich kann sich dem entziehen. Dabei muss sie einen gesetzlichen Rahmen schaffen, der einen weitreichenden Einsatz moderner Technologien erlaubt, Prozess- und Geschäftsmodelle in enger Kooperation mit der Wirtschaft erarbeitet und Anschubinvestitionen in gemeinsame IT-Infrastrukturen leistet sowie den Technologieeinsatz in den betroffenen Wirtschaftszweigen fördert. Erst mit der Umsetzung der Idee wird sie zur Innovation. Die innovative Verwaltung benötigt Mut für Veränderungen und die Stärke zur Umsetzung. Hier liegt die Herausforderung, an der sich die Öffentliche Verwaltung in den nächsten Jahren messen lassen muss.

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