Langzeitarchivierung im Öffentlichen Bereich

Was Sie schon immer über PDF/A wissen wollten ...

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Ein paar Beispiele

Die Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) veröffentlichte eine aktualisierte Version 4.0 zu SAGA (Standards und Architekturen für eGovernment-Anwendungen). Diese Version gibt PDF/A-1 ein größeres Gewicht und empfiehlt diesen Standard ausdrücklich für die Langzeitarchivierung. SAGA beschreibt Standards, Technologien und Methoden für den Einsatz von Informationstechnik in Bundesbehörden und gibt Empfehlungen zum Bereich eGovernment in der Öffentlichen Verwaltung.

Die Bundeskammer der Architekten und Ingenieurkonsulenten in Österreich verlangt für öffentliche, elektronische Urkunden die Einhaltung des Standards PDF/A-1b. Zudem wird die Echtheit aller elektronischen Dokumente, die in die Urkundensammlung des Grundbuches übernommen werden, durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet.

Die norwegische Regierung hat festgelegt, dass alle Informationen, die über staatlich betriebene Websites verbreitet werden, zukünftig in offengelegten Dokumentformaten abgelegt werden sollen. Das sind etwa HTML, PDF bzw. PDF/A und ODF. PDF/A wird für Dokumente empfohlen, deren Layout verbindlich ist.

Die Universität Potsdam strebt an, dass alle Dokumente, die auf dem eigenen Publikationsserver vorgehalten werden, in PDF/A vorliegen sollen.

Dies geht aus einer Mitteilung auf der Webseite der Hochschule hervor. Hier erhalten die Anwender auch Tipps für die Erstellung von PDF/A etwa aus Word oder für die Konvertierung von LaTeX nach PDF/A.

Die Handelskammern in Italien verlangen seit Anfang 2009 von Unternehmen und deren Steuerberatern, sämtliche Dokumente im PDF/A-Format einzureichen.

Die Deutsche Nationalbibliothek zieht PDF/A allen anderen Dateiformaten vor, wenn es um die Anlieferung von Inhalten in digitaler Form geht. Dies ist der aktuellen Präferenzregelung der Institution zu entnehmen. Auf Rang zwei steht „herkömmliches“ PDF gefolgt von HTML.

Die Österreichische Nationalbibliothek legt in ihren Informationen für Anbieter und Bibliotheken fest, dass angelieferte Dateien bevorzugt im PDF/A-Format vorliegen sollen.

Fazit

PDF/A ist das ideale Konvergenz-Format zur Überwindung des Formate-Zoos.

Wer sich bei der Archivierung elektronischer Dokumente an diesen Standard hält, vermeidet das bei den meisten Dokumentformaten allgegenwärtige Risiko, dass wichtige Informationen in fünf, zehn oder noch mehr Jahren nicht mehr zugänglich sind.

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