Langzeitarchivierung im Öffentlichen Bereich

Was Sie schon immer über PDF/A wissen wollten ...

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Die Umsetzung

Sämtliche Dokumentenarten sind nach PDF/A konvertierbar. Einige Anwendungsprogramme, wie beispielsweise Adobe Acrobat ab der Version neun oder Microsoft Office 2007, stellen bereits Funktionen zur Verfügung, mit denen Dokumente direkt in PDF/A gespeichert werden können. Sowohl für digital erzeugte als auch für gescannte Dokumente stellt der Markt je nach Anforderung unterschiedliche Tools zur Verfügung.

In vielen Archiven sind bereits erhebliche Mengen an PDF-Dateien vorhanden. Auch diese müssen in das standardkonforme PDF/A-Format übertragen werden, um die langfristige Lesbarkeit zu garantieren. Damit die archivierten Dokumente auch wirklich dem PDF/A-Standard entsprechen, empfiehlt sich der Einsatz eines Prüfwerkzeugs, genannt Validator. Schließlich ist es für den letztendlichen Erfolg jeder Archivierungsstrategie ausschlaggebend, dass ein späterer Zugriff auf die Dokumente, auch nach Jahren, nicht an einer lückenhaften Eingangskontrolle scheitert.

Mit dem Einsatz eines Validators haben Anwender die Gewissheit, dass ihre PDF/A-Dateien auch wirklich dem ISO-Standard entsprechen. Alle im Geschäftsalltag vorkommenden Dokumentarten wie Dokumente aus Office-Programmen, interaktive Formulare, Präsentationen, Konstruktionszeichnungen, und Publikationen wie Zeitungen, Zeitschriften und Bücher können so langfristig lesbar aufbewahrt werden.

Auch hier stellt der Markt unterschiedliche Produkte zur Verfügung. Dabei gehen Prüf- und Validierungstools, die nur das Verfehlen der PDF/A-Konformität bescheinigen, nicht weit genug. Moderne Softwarelösungen verfügen über weitreichende Korrekturfunktionen, die beispielsweise unvollständige Schriften reparieren, fehlende Schriften nachträglich integrieren und inkonsistente Metadaten korrigieren. Das PDF/A Competence Center – ein weltweiter Zusammenschluss von Unternehmen und Fachleuten im Bereich PDF-Technologie – hat im vergangenen Jahr die Isartor-Testsuite herausgegeben.

Diese hilft Anwendern, die Validierer verschiedener Hersteller zu evaluieren und auf die Eignung für spezifische Einsatzgebiete zu prüfen. Sie beinhaltet über 200 Dateien, die systematisch alle Anforderungen von PDF/A-1b verletzen. So können sich Anwender, aber auch Software-Anbieter, davon überzeugen, ob ein PDF/A-Validierer auch tatsächlich die Einhaltung aller Regeln von PDF/A-1b prüft. Der Einsatz eines Validierers empfiehlt sich beim Posteingang, vor der Archivierung, aber auch vor dem Versand.

Empfehlungen und Vorgabe

Dass sich PDF/A zunehmend in der Öffentlichen Verwaltung durchsetzt, kann man an seiner immer häufigeren Nennung in Ausschreibungen und an den zunehmenden Projekten auf Basis des ISO-Standards erkennen. Darüber hinaus steigt die Zahl der Institutionen, die die Nutzung von PDF/A als Vorgabe festlegen oder zumindest empfehlen. Damit wird die Umsetzung eines einheitlichen Archivs wesentlich vereinfacht.

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