Definition

Was ist Schriftgutverwaltung in der Verwaltung?

| Autor / Redakteur: Leofinja / Manfred Klein

(aga7ta - Fotolia)

Umwelt- und Ressourcenschonung stehen seit einigen Jahren im Mittelpunkt, wenn es um den Schriftverkehr und die Schriftgutverwaltung geht. Die eAkte in Form elektronischer Dokumente setzt sich vor allem im Verwaltungsbereich kontinuierlich durch.

Bei eAkten handelt es sich um die elektronische Alternative zur physischen auf Papier angelegten Akte. Im Erscheinungsbild, in der Form und Struktur unterscheidet sich die elektronische Akte nicht merklich von ihrem physischen Vorgänger.

Durch die Schriftgutverwaltung in elektronischer Form werden unterschiedliche Dokumente an einem Speicherort gebündelt und benötigen keinen physischen Platz zur Lagerung und Aufbewahrung. Die Bezeichnung eAkte schließt alle Textdokumente, eMails, Formulare und Scans sowie sonstige in elektronischer Form vorliegende Vertragsbestandteile und Unterlagen ein.

Vorteile der elektronischen Schriftgutverwaltung

Die Umstellung auf die elektronische Schriftgutverwaltung bringt einige Vorteile mit sich. Im Zeitalter der Digitalisierung gilt die eAkte als wichtige Ablösung schriftlich verfasster und in Ordnern gelagerter Dokumente. Die größten Vorteile der Schriftgutverwaltung im elektronischen Segment sind:

  • eine höhere Compliance
  • die immer und von überall aus mögliche Verfügbarkeit
  • die platzsparenden Eigenschaften
  • die Kostensenkung
  • die Steigerung der Effizienz.

Für elektronische Akten können individuelle Zugriffsberechtigungen vergeben und der Zugriff auf allen internetfähigen Endgeräten erlaubt werden. Durch die Lagerung in einer Cloud wird mehr Effizienz und Flexibilität erzielt.

Einsatzbereiche und Planung elektronischer Dokumente

Versicherungen, Makler, Vertriebsunternehmen, Öffentliche Verwaltungen und Banken nutzen die elektronische Schriftgutverwaltung seit ihrer Einführung. Bisher können Verbraucher wählen, ob sie ihre vertraglichen Dokumente als eAkte oder in Papierform erhalten möchten. Dabei sind zum Beispiel elektronische Kontoauszüge gratis, während die Zustellung in Druckform Kosten verursacht.

Für einen reibungslosen Ablauf der elektronischen Schriftgutverwaltung sind die konkrete Planung und Umstellung des Systems nötig. Weiter empfiehlt sich, die Ablage des Datenverkehrs in einer Cloud und somit unabhängig vom Firmencomputer aus zugreifbar zu machen.

Die Einführung einer eAkte

Für die Implementierung einer eAkte sind verschiedene Maßnahmen zur Vorbereitung erforderlich. Die professionelle Planung und technisch versierte Umstellung schließt Einschränkungen aus und ist in der elektronischen Schriftgutverwaltung von zwingender Notwendigkeit. Höhere Sicherheitsaspekte in der IT beugen Fremdzugriffen und Datenverlusten vor. Zur Einführung der eAkte gehen Unternehmer wie folgt vor:

  • die Planung beinhaltet die Organisation, die technische Aufrüstung und eine Strategie
  • in Papierform vorliegende Dokumente müssen digitalisiert werden
  • Kunden und Geschäftspartner werden über die Umstellung der Schriftgutverwaltung informiert
  • Mitarbeiter werden über Weiterbildungen geschult.

Die eAkte sichert, revolutioniert und beschleunigt die Verwaltung. Dabei erzielt das Unternehmen ein umweltfreundliches Image.

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