Definitionen

Was ist DOMEA?

| Redakteur: Manfred Klein

(Bild: © aga7ta – Fotolia.com)

DOMEA ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“. Der Standard kommt in zahlreichen deutschen Verwaltung zur Anwendung.

Der DOMEA-Standard war zwar nicht genormt, doch wurden Produkte, die dem Konzept folgten, vom Beauftragten der Bundes­regierung für Informationstechnik zertifiziert. Als Vorgänger des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ gab der Standard verbindliche Empfehlungen dazu, wie die Vorgangs­bearbeitung, die Archivierung und behördliche Geschäftsprozesse in IT-Prozesse zu überführen waren. Die Behörden sollten die eAkte einführen können und dabei gesetzeskonform agieren. Mithin galten und gelten für elektronische Akten die gleichen Geschäfts­ordnungen, Gesetze und Vorschriften wie für Papierakten.

Großer Einfluss auf eGovernment-Lösungen

Weil es vom Bund publiziert wurde, richteten sich viele Länder und Kommunen nach dem DOMEA-Konzept. Entsprechend beliebt waren zertifizierte Softwarelösungen. Über ein Jahrzehnt lang hatte das Konzept gewichtigen Einfluss auf die elektronische Schriftgutverwaltung. Allerdings galten seine Anforderungen als sehr hoch, sodass mit DOMEA 2.1 eine modularisierte Version erschien. Diese sollte die Einführung des Konzepts in einer Behörde beziehungsweise einer Organisation erleichtern. Für die tatsächliche Anwendung wurde dennoch oftmals eine praktikablere Lösung implementiert. Schlussendlich wurde DOMEA eingestellt und durch das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" ersetzt.

Zentrales Konzept aus dem Bundesministerium

Der DOMEA-Standard entsprang der damaligen Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung. Er ist sehr umfangreich und für bestimmte Verwaltungsbereiche nur schwer anwendbar. Unter anderem Landratsämter und Kommunen konnten die prozessualen Richtlinien oftmals nicht für ihre Handlungsfelder anpassen. Im Allgemeinen gilt das Konzept aber als wichtiger Schritt zum papierarmen Büro.

Die Erfahrungen aus dem Umgang mit DOMEA wurden bei der Erstellung des nunmehr gültigen Organisationskonzepts berücksichtigt. So besteht dieses ebenso aus Bausteinen wie die zweite Version von DOMEA. Insbesondere die Ergebnisse der Module „Elektronische Langzeitspeicherung und Aussonderung“ sowie „Elektronische Vorgangsbearbeitung und Fachverfahren“ wurden bearbeitet.

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