Definitionen

Was ist Dokumentenmanagement?

| Redakteur: Manfred Klein

(Bild: © aga7ta – Fotolia)

Die datenbankgestützte elektronische Dokumentenverwaltung wird als Dokumentenmanagement bezeichnet. Verschiedene Dokumentenmanagementsysteme übernehmen zahlreiche Aufgaben zum Auffinden und Bearbeiten der elektronischgespeicherten Dokumente.

In den häufigsten Fällen wird der Begriff „Dokumentenmanagement“ mit einer Software für alle anstehenden Aufgaben zur Verwaltung elektronischer Dokumente angesehen oder mit einem datenbankgestützten Dokumentenmanagementsystem gleichgesetzt. In diesem Fall sind Dokumente gemeint, die mit einem Computer elektronisch erstellt wurden und in verschiedener Weise weiter verarbeitet werden, wie beispielsweise die Speicherung an bestimmten Speicherorten, das Versenden als sicherer elektronischer Datenaustausch oder Ähnliches.

Für die Verwaltung von Schriftstücken oder Dokumenten in Papierform wird der Begriff „Schriftgutverwaltung“ verwendet. Als ein „Dokumentenmanagement“ kann im deutschen Sprachgebrauch auch die Verwaltung von Schriftstücken bezeichnet sein, die als ehemalige auf Papier gedruckte Dokumente für eine elektronische Speicherung und Verarbeitung digitalisiert wurden.

Die Bedeutung eines Dokumentenmanagementsystems für die Öffentliche Verwaltung

Besonders für die Öffentliche Verwaltung ist eine Überführung von Dokumenten auf Papier in eine digitalisierte und elektronisch zu verarbeitende Form enorm wichtig. Die hohen personal- und zeitintensiven Kosten für die Bearbeitung der in der öffentlichen Verwaltung anfallenden Papiermengen, wie zum Beispiel Formulare, Anträge, Akten und Weiteres, können durch geeignete Dokumentenmanagementsysteme deutlich reduziert werden. Vielerorts werden diese Dokumente noch per Hand gescannt und archiviert. Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen ermöglicht das "papierlose Büro". Die Archivierung und Verwaltung großer Dokumentenmengen kann effizienter und durch das Einsparen an Papier auch ressourcen- und umweltschonender erfolgen.

Innovative Unternehmen setzen immer stärker auf das „papierlose Büro“

Auch in Unternehmen werden Dokumentenmanagementsysteme immer häufiger zur Verwaltung und Weiterverarbeitung von Dokumenten eingesetzt. Softwarelösungen können zum Beispiel das Bereitstellen und den Zugriff von Dokumenten für bestimmte Personengruppen, wie mit einem Projekt beauftragte Teams oder Ähnliches, steuern. Cloudbasierte Lösungen sorgen für einen Zugriff auf Dokumente von jedem Ort mit einem Internetzugang.

Der sichere und verschlüsselte Dokumententransfer gewinnt zum Beispiel aufgrund der Übermittlungsgeschwindigkeit eine immer größere Bedeutung. Das „papierlose Büro“ sorgt bei der Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten nicht nur in großen Unternehmen für eine effizientere Arbeitsweise. Auch kleine Unternehmen, Freiberufler oder Freelancer profitieren von der elektronischen Unterstützung bei der Archivierung, dem Auffinden, der Übermittlung, dem Bereitstellen und weiteren anfallenden Aufgaben ihrer Dokumentenverwaltung.

Enterprise-Content-Management – ein umfassendes Dokumenten- und Dateienmanagementsystem

Das Enterprise-Content-Management kann als eine Erweiterung des Dokumentenmanagements angesehen werden. Diese elektronischen Systeme sind auf alle in Unternehmen möglicherweise anfallenden Anforderungen in der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten und Dateien ausgerichtet. So können mithilfe dieser Systeme zum Beispiel

--> Dokumente

--> eMails

--> SAP-Daten

--> Grafiken und Zeichnungen

--> Videos oder andere multimediale Daten

--> und vieles Weitere verwaltet und bearbeitet werden.

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