Definitionen

Was ist die Nationale Langezeitspeicherung (NaLa)?

| Autor: Manfred Klein

NaLa – Grundlage für die sichere digitale Archivierung
NaLa – Grundlage für die sichere digitale Archivierung (© aga7ta – Fotolia)

Die sichere Archivierung von Dokumenten jeglicher Art ist aus juristischen und historischen Gründen unverzichtbar für einen Rechtsstaat. Mit dem Projekt Nationale Langzeit­speiche­rung, NaLa, hat der IT-Planungsrat die Bearbeitungsphase und Aufbewahrungs­frist von Schriftgut bis hin zur Aussonde­rung sowie die Verzahnung zwischen Verwaltung und Archivbehörde untersucht.

Das Projekt „Nationale Langzeitspeicherung (NaLa)“ war als Koordinierungsprojekt dem Steuerungsprojekt „Weiterer Auf- und Ausbau der föderalen eGovernment-Infrastruktur“ des IT-Planungsrates zugeordnet.

Wie schon erwähnt, wurden in dem Projekt die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist von Schriftgut bis hin zur Aussonderung – gemeint ist hier die Abgabe an ein Archiv oder Vernichtung – sowie die Verzahnung zwischen Verwaltung und Archivbehörde am Übergabepunkt der Abgabe. Die eigentliche Archivierung nach Ende der Aufbewahrungsfrist und Abgabe an das zuständige Archiv war nicht Gegenstand des Projektes.

Das Projekt NaLa hatte sich nach Angaben des IT-Planungsrats die folgenden Ziele gesetzt:

--> Es wird ein gemeinsamer, übergreifender Dienst für Langzeitspeicherung und Aussonderung von elektronischen Behördenunterlagen beschrieben.

--> Der Dienst ist für unterschiedliche öffentliche Verwaltungen wirtschaftlich nutzbar.

--> Für die Bearbeitungsphase und die Aufbewahrungsfrist von Schriftgut werden nationale Empfehlungen ausgesprochen.

--> Es werden Konzepte für Formatwandlung, Medienverwaltung, Datentransfer, Viewer und Zugriffsberechtigungen sowie für die Wahrung der Schutzwerte Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit (in unterschiedlicher Ausprägung) zusammengestellt.

Im Fokus des NaLa-Projektes standen konkret die Fachverfahren, die ihre Daten aktenmäßig ablegen und die aktenmäßige Organisation und Verwendung der enthaltenen Dokumente sicherstellen (e-Akte-konforme Fachverfahren).

Das Projekt konnte in vollem Umfang erfolgreich abgeschlossen werden. Laut IT-Planungsrat wurde insbesondere folgendes erreicht:

--> Der erreichte Stand stellt mit dem NaLa-Leitfaden und den zehn wichtigsten NaLa-Konzepten eine tragfähige Umsetzungsempfehlung dar.

--> Zu jeder Projektphase wurden die Meilensteine erreicht und die Zeitplanung eingehalten.

Der vorgesehene Kostenrahmen wurde eingehalten.

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