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Wachsende Anforderungen an elektronische Kommunikation

(Bild: Governikus)

Die Digitalisierung von Prozessen ist eines der wichtigsten Themen in den kommenden Jahren. Die Frage der Notwendigkeit stellt sich schon lange nicht mehr. Den vielen Vorteilen der Digitalisierung, von wirtschaftlichen Aspekten bis hin zur Nutzerakzeptanz, stehen aber auch große Herausforderungen gegenüber. Die Digitalisierung verändert Strukturen und Abläufe.

Im Bereich der Kommunikation ist die Digitalisierung im Alltag längst angekommen. Bei Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen steigt die Erwartungshaltung, auch mit Behörden elektronisch kommunizieren zu können. „Schnell und unkompliziert“ ist hier das Credo. Gleichzeitig ist es aus Effizienzgründen seitens der Verwaltung unerlässlich, die elektronische Kommunikation medienbruchfrei in ihre Weiterverarbeitungssysteme zu integrieren. Die Einführung von eAkten, wie in den eGovernment- und eJustice-Gesetzen verankert, wird nur dann zielführend umgesetzt werden können, wenn es gelingt, die vielfältigen elektronischen Kommunikationspotenziale auszuschöpfen und sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Kommunikation einzubinden.

Elektronische Kommunikation beschränkt sich keineswegs auf nur einen Zustell- bzw. Empfangskanal. Die Landschaft der Kommunikationskanäle verändert sich rasant und wird zunehmend heterogener, wobei die Anforderungen an Integrität und Authentizität elektronischer Nachrichten immer mehr an Bedeutung gewinnen. Neue Kanäle werden in den kommenden Jahren entstehen, ohne dass deshalb zwingend bereits existierende Kanäle wegfallen werden. „One-in-one-out“ ist also nicht zu erwarten. Durch die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union werden zeitnah weitere sog. elektronische Einschreib-Zustelldienste aus anderen europäischen Ländern hinzukommen, die von unserer Verwaltung empfangen, verarbeitet und auch wieder zurückadressiert werden müssen.

Umgang mit Identitäten, Zertifikaten, Kryptografie etc.

Die Herausforderungen für die Verwaltung sind ebenso vielfältig wie die unterschiedlichen Kanäle. Empfangs- und Zustellkanäle müssen in die bestehende IT-Landschaft und verschiedenste fachliche Szenarien integriert werden. Neue Standards entstehen, die es zu implementieren gilt. Hinzu kommt der Umgang mit kryptografisch behandelten Nachrichten, die ver- und entschlüsselt werden müssen. Damit einhergehend sind Zertifikate zu verwalten. Der Umgang mit Signaturen beschränkt sich nicht nur auf das Anbringen von eigenen Signaturen, es müssen darüber hinaus gemäß eIDAS-Verordnung auch sämtliche europäischen Signaturen verifiziert werden können. Die Speicherung von erteilten Zugangseröffnungen, Identitäten und Zertifikaten der Kommunikationspartner sowie die transparente und rechtssichere Nachvollziehbarkeit sind weitere Punkte, die es zu beachten gilt.

Egal ob CIO, Systemadministrator, Fachadministrator oder Sachbearbeiter – jeder Verwaltungsmitarbeiter wird tagtäglich auf unterschiedlichen Ebenen mit diesen und weiteren Herausforderungen konfrontiert. So entstehen – entgegen der eigentlichen Zielsetzung der Digitalisierung – zeit- und kostenintensive Aufwände durch oftmals proprietäre Insellösungen mit Medienbrüchen in den Prozessen.

Um die vielfältigen Kommunikationswege innerhalb der Verwaltung effizient und zukunftssicher bedienen zu können, ist es nicht zielführend, die Zustell- und Empfangskanäle einzeln an die jeweiligen Fachverfahren oder eAkten-Systeme anzubinden. Es empfiehlt sich stattdessen, eine zentrale, virtuelle, elektronische Poststelle zu etablieren, die sämtliche elektronischen Formate annehmen, weiterverarbeiten und in ein gewünschtes Zielsystem weiterleiten, dabei sämtliche kryptographischen und Identitäts-Prüfungen übernehmen und ggf. die Originalnachrichten direkt an einen Langzeitspeicher zur Beweiswerterhaltung übergeben kann. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass die Zugangseröffnung der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zentral gespeichert wird, so dass nicht nur die Verwaltung die elektronische Kommunikation empfangen, sondern auf dem gleichen Weg antworten kann.

Anwendung des IT-Planungsrates

Um der Herausforderung Multikanalkommunikation zu begegnen, wurde der Governikus MultiMessenger (GMM) als einheitliche und intelligente Kommunikationsplattform konzipiert und entwickelt.

Unter Federführung des Landes Rheinland-Pfalz ist der GMM seit 2017 eine Anwendung des IT-Planungsrates. Die Entscheidung des IT-Planungsrates im Oktober 2016, den GMM als Anwendung zu führen, unterstreicht die strategische Wichtigkeit einer effizienten und zukunftssicheren Multikanal-Strategie.

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