EXTRAPOL Vorreiter in der Internetkommunikation der deutschen Verwaltung

Autor / Redakteur: Dirk Stocksmeier, Vorstandsvorsitzender ]init[ AG, Matthias Bongarth, Geschäftsführer LDI, Ralf Gerhards, Gesamtkoordination EXTRAPOL / Gerald Viola

Das Extranet der deutschen Polizeien setzt seit seiner Einführung 2001 Maßstäbe in der onlinebasierten Zusammenarbeit im behördenübergreifenden, föderalen Kontext. Rund 270.000 Polizisten können EXTRAPOL für die tägliche Arbeit nutzen.

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Rund 270.000 Polizeibedienstete können EXTRAPOL nutzen
Rund 270.000 Polizeibedienstete können EXTRAPOL nutzen
( Foto: vio )

„EXTRAPOL ist unverzichtbar“ – Eine Evaluation aus dem Jahr 2010 spiegelt die große Bedeutung des zentralen Informations- und Wissensportals EXTRAPOL der Polizeien des Bundes und der Länder wider. Die vom Bundeskriminalamt, der Bundespolizei, dem Zollkriminalamt, der Deutschen Hochschule der Polizei und den 16 Polizeien der Länder gemeinsam betriebene Extranet-Plattform ist fester Bestandteil der täglichen Polizeiarbeit.

Mit einem breiten Informations- und Wissensangebot, Werkzeugen zur internetbasierten Zusammenarbeit und internen Weiterbildungsangeboten unterstützt EXTRAPOL die Polizisten vor Ort bei der Erfüllung ihres Ordnungs- und Sicherheitsauftrags.

Rund 270.000 Polizeibedienstete können die Plattform nutzen, um sich über Einsatz- und Kriminaltaktiken, Fahndungslagen, Fortbildungsangebote und Organisationsfragen zu informieren. Für den Fachaustausch und die Koordination von Einsatz- und Ermittlungsthemen mit länderüberschreitendem Charakter können zudem geschlossene Expertennetzwerke eingerichtet werden.

Am 1. Januar 2011 feierte EXTRAPOL seinen zehnten Geburtstag. Es gilt in der Fachwelt als Vorreiter der sicheren elektronischen Behördenkommunikation mittels Internettechnologien. Die Gesamtkoordination von EXTRAPOL ist derzeit beim Bundeskriminalamt in Wiesbaden angesiedelt.

Sie steuert zusammen mit dem Landesbetrieb für Daten und Information Rheinland-Pfalz (LDI) und dem eGovernment-Spezialist ]init[ AG für Digitale Kommunikation den Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung von EXTRAPOL. Dazu gehört auch die Abstimmung mit den Zentralen Redaktions- und Koordinierungsstellen (ZRKS) in den Ländern und Behörden des Bundes. Derzeit sorgen rund 600 Redakteurinnen und Redakteure bundesweit dafür, dass EXTRAPOL stets mit aktuellen Informationen versorgt wird.

Langjährige Erfolgsgeschichte

Bereits 1998 entstand im Innenministerium des Landes Rheinland-Pfalz eine erste Projektskizze von EXTRAPOL. Eine eigens eingerichtete Projektgruppe „Extranet“ untersuchte die Chancen und Potenziale moderner Informations- und Kommunikationstechnologien für das Wissensmanagement innerhalb der heterogenen und föderalen Polizeilandschaft. Die dabei entwickelten Ideen spiegelten die Herausforderungen wider, für die bei der Entwicklung einer zentraler Lösung Antworten im föderalen Kontext gefunden werden mussten.

Vorbild für EXTRAPOL waren die vereinzelt aufgebauten Intranet-Plattformen der Polizeien, wie zum Beispiel das Intranet der rheinland-pfälzischen Polizei. Die relevanten Informationen der Intranets sollten in eine gemeinsame zentrale Plattform integriert werden.

Dieser Ansatz war damals einmalig innerhalb der deutschen Verwaltung und machte das Projekt zu einer echten Pionierleistung: Am 1. Januar 2001 startete das zentrale Polizei-Extranet unter der Führung des heutigen IT-Leiters der Polizei Rheinland-Pfalz, Roland Becker, in den Wirkbetrieb.

Die erste Bewährungsprobe bestand EXTRAPOL am 11. September 2001 mit Bravour. In der weltweiten Krisensituation in Folge der Anschläge in den USA gewährleisteten die ZRKS durch die effizienten Redaktionsmechanismen eine hochaktuelle und schnelle Versorgung der Polizisten mit relevanten Informationen.

Dank EXTRAPOL waren multimedial aufbereitete Berichte und Situationseinschätzungen für jeden Polizisten in Deutschland einfach und schnell in der Dienststelle abrufbar.

Die Plattform bewies dabei erstmals in der Praxis, dass über den direkten, elektronischen Informationsaustausch Reaktionszeiten deutlich verkürzt werden können. Ein weiteres Beispiel für den hohen Nutzen von EXTRAPOL in der zielgerichteten Informationsverbreitung war die Einführung des Euros im Jahr 2002.

Über das Extranet konnten die Polizisten flächendeckend über Sicherheitsmerkmale der Euronoten und über die Entwicklung des Falschgeldaufkommens informiert werden. EXTRAPOL war eine wichtige Informationsbasis, um das zur Euro-Einführung befürchtete erhöhte Aufkommen von Falschgeld erfolgreich zu bekämpfen.

Neben der effektiven Informationsverbreitung innerhalb der deutschen Polizeiorganisation liegt der Schwerpunkt von EXTRAPOL auf effektiver Online-Zusammenarbeit zwischen den Behörden des Bundes und der Länder.

So wurde die gut organisierte Einsatzplanung und -koordination bei Großereignissen wie der Fußball-Weltmeisterschaft in 2006, dem G8-Gipfel in Heiligendamm in 2007, dem NATO-Gipfel in 2009 oder dem Papstbesuch in 2011 mithilfe von umfassenden Informationen in EXTRAPOL sinnvoll unterstützt.

Die Einsatzkräfte aus mehreren Bundesländern konnten sich dank der über EXTRAPOL bereitgestellten Dokumente frühzeitig auf ihren Einsatz vorbereiten und sich über Verantwortlichkeiten, organisatorische Maßnahmen und Ansprechpartner vor Ort informieren.

Auch in der täglichen Polizeiarbeit in den Dienststellen ist EXTRAPOL ein unverzichtbares Arbeitsmittel, so zum Beispiel bei der Recherche in den zahlreichen angebundenen Wissenssammlungen, wie dem Urkundenportal oder Verzeichnisdiensten wie dem Zentralen Adress- und Kommunikationsverzeichnis.

Hoher Nutzen, hohe Akzeptanz

Wie wichtig EXTRAPOL in der Polizeiarbeit ist, spiegeln auch die regelmäßig von der Gesamtkoordination durchgeführten Befragungen zur Nutzerakzeptanz wider. An der letzten freiwilligen Online-Umfrage zum Nutzerverhalten im Sommer 2010 beteiligten sich über 20.000 Polizistinnen und Polizisten.

Sie bestätigten deutlich den Mehrwert der Plattform: „EXTRAPOL bietet mir als Zollfahnder wichtige Einblicke in die Tätigkeit der Landespolizeien und hilft bei der Suche nach dortigen Ansprechpartnern“, so die Anmerkung eines Befragten.

Ein weiterer Polizist äußerte sich: „Das Besondere an EXTRAPOL ist die schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Recherchesystemen. Diese sind sehr ansprechend, einfach und arbeitserleichternd. Insbesondere die Fortbildungsbriefe anderer Polizeien/Dienststellen sind sehr gut für das Selbststudium beziehungsweise als Grundlage für die eigene Ausarbeitung von Dienstunterrichtungen geeignet.“

Insgesamt gaben 93 Prozent der an der Studie teilnehmenden Polizistinnen und Polizisten an, die Plattform regelmäßig zu nutzen, 86 Prozent halten EXTRAPOL für unverzichtbar. Rund 20 Prozent der Befragten setzen EXTRAPOL nicht nur als Werkzeug zum Informations- und Wissensmanagement ein, sondern nutzen ebenfalls die bereitgestellten Zusammenarbeitsmöglichkeiten.

Ausbau der Online-Zusammenarbeit

Die Bedeutung der IT-gestützten Zusammenarbeit in EXTRAPOL nimmt in den letzten Jahren kontinuierlich zu. Während bereits seit 2006 innerhalb von sogenannten Closed User Groups (CUG) die Möglichkeit besteht, Informationen nur für einen bestimmten Nutzerkreis zur Verfügung zu stellen, wächst der Bedarf an Lösungen zur Adhoc-Kommunikation, für den schnellen Daten- und Dokumentenaustausch und zur kollaborativen Arbeit an onlinebasierten Dokumenten.

So erarbeitet beispielsweise gerade eine behördenübergreifende Projektgruppe einen Katalog für Aus- und Fortbildungsmedien und katalogisiert mit Hilfe von Metadaten den derzeitigen Multimediabestand.

Neue Funktionalitäten für die internetbasierte Informationsgenerierung und Zusammenarbeit werden augenblicklich in ersten Closed User Groups mit der Collaboration-Technologie von Microsoft SharePoint 2010 pilotiert. Hier stehen den Polizeibediensteten neben den Möglichkeiten des Dokumenten- und Informationsaustausch auch Elemente des Web 2.0 wie Bewertungen, Foren, Wikis und Blogs zur Verfügung.

Ein wesentliches Pilotprojekt dabei ist der Veranstaltungskalender. Als effizientes Planungstool für länderübergreifende Einsatzlagen ermöglicht er verantwortlichen Führungskräften in den Bundesländern im Vorfeld von Großveranstaltungen, die Einsatz- und Ressourcenplanung optimal aufeinander abzustimmen. In einem weiteren Pilotprojekt auf Basis von Microsoft SharePoint 2010 werden aktuell die unterschiedlichen Wiki-Technologien erprobt.

Bereits für die Pilotprojekte wird eine kontinuierliche Überprüfung der Akzeptanz bei den Erstnutzern durchgeführt, damit Optimierungsbedarfe und Weiterentwicklungsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden können.

Drei-Säulen-Architektur

Der Erfolg und die Stabilität von EXTRAPOL beruhen auf einer Drei-Säulen-Architektur, deren Fundament die zentrale Benutzerverwaltung bildet. Über sie wird der Zugriff der polizeilichen Mitarbeiter auf einzelne Funktionsbereiche von EXTRAPOL gesteuert:

Informations- und Wissensplattform: Auf Basis eines speziell für EXTRAPOL entwickelten Redaktionssystems mit Web 2.0 Technologien ist die Plattform der Dreh- und Angelpunkt für den täglichen polizeilichen Informations- und Wissensaustausch. Einmal erstellte Inhalte können über komplexe Rechtemodelle entweder bundesweit genutzt und weiter ausgebaut - oder auch nur für bestimmte Expertengruppen freigeschaltet werden. Dadurch gelangen wichtige Informationen an die zuständige Stelle. Zudem verkürzen sich Reaktionszeiten.

Kommunikations- und Interaktionsplattform: Der zunehmend in den Fokus gerückte Bedarf nach onlinebasierter Informations- und Wissensgenerierung in dienstspezifischen Kontexten wird in zugriffsgeschützten Bereichen des Informationsportals und in Collaboration-Sites auf Basis von Microsoft SharePoint 2010 realisiert. Durch die behördenübergreifenden Expertennetzwerke wird die Effizienz der Polizeizusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg gerade in sensiblen Themen IT-gestützt gesteigert.

Integrations- und Serviceplattform: Im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung erhalten Polizeibedienstete Zugriff auf eine Vielzahl von Applikationen und Services. Hierzu zählt unter anderem das in EXTRAPOL integrierte Rechercheportal amtlicher Kfz-Kennzeichen. In der Anbindung weiterer Fachverfahren und Datenbanken sowie der Vernetzung mit Länderintranets, EU-Netzwerken und weiteren Querschnittsdiensten steckt ein großes Potenzial für den weiteren Ausbau der Plattform.

Die IT-Infrastruktur von EXTRAPOL wird seit dem Start fortlaufend auf dem aktuellen Stand der Technik gehalten. Durch die stetig steigenden fachlichen Anforderungen ist die permanente Weiterentwicklung der Plattform auch zwingend erforderlich:

Ursprünglich als Informationsportal auf Basis eines Content Management Systems konzipiert, ist es heute eine hochverfügbare und hochsichere Informations- und Wissensplattform mit angebundenen Fachanwendungen. Mit der Einrichtung einer sicheren und hochverfügbaren EXTRAPOL-Systemumgebung im LDI wurde eine anerkannte, zentrale Infrastruktur für polizeiliche IT-Vorhaben im föderalen System geschaffen.

Diese geht inzwischen weit über das ursprünglich angedachte Ziel eines reinen Informations- und Wissensmanagements hinaus.

EXTRAPOL in der Zukunft

EXTRAPOL ist inzwischen fest in die Alltagsorganisation der Deutschen Polizeien integriert, eine fortlaufende Ausrichtung des Extranets an den Bedürfnissen und Verbesserungsvorschlägen der Polizisten vor Ort ist dabei essentiell. EXTRAPOL ist ein lebendes System, das sich kontinuierlich weiterentwickeln muss.

In den nächsten Jahren wird insbesondere der Bereich Online-Collaboration deutlich erweitert, um Effizienz und Kostenreduzierung in der föderalen Behördenkooperation weiter zu erhöhen. Auch zu den Herausforderungen einer sicheren und nachvollziehbaren dezentralen Nutzung der polizeilichen Fachverfahren im föderalen Kontext wird man im Zusammenhang mit EXTRAPOL in naher Zukunft Lösungen entwickeln und anbieten.

Auf organisatorischer Ebene steht kurz- und mittelfristig der Ausbau des Wirkungsradius von EXTRAPOL im Fokus der Tätigkeiten der Gesamtkoordination. In diesem Zusammenhang wird auch die organisatorische und technische Anbindung weiterer Teilnehmer aus der Europäischen Staatengemeinschaft und den Bundesländern vorangetrieben.

So wird beispielsweise noch in diesem Jahr im Rahmen der „Einführung des Digitalfunks“ ein polizeiliches Expertennetzwerk auf Basis von Microsoft SharePoint 2010 für die bund-/länderübergreifende Zusammenarbeit bei der Durchführung des Roll-Outs unter Einbindung der Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS) realisiert.

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