Gemeinschaftsprojekt „Unsere Verwaltung“ Von Insellösungen zu integrierten Anwendungen

Autor / Redakteur: Harald Brüning / Gerald Viola

In der Vergangenheit war es bisher so, dass jeder Hersteller von Fachverfahren für Verwaltungen seine Dienste einzeln und autark angeboten hat. Die Folge davon waren Insellösungen. Das Gemeinschaftsprojekt „Unsere Verwaltung“ zeigt, dass es auch anders geht. Im Rahmen dieses Projekts fügen nun sieben Partnerunternehmen und drei Sponsoren ihre einzelnen Fachanwendungen für die Öffentliche Verwaltung zu einer Gesamtlösung zusammen und zeigen damit, welchen Mehrwert das elektronische Zusammenspiel verschiedener Lösungen für den Kunden bringen kann.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die Unternehmen EKOM21, Fritz&Macziol, Healy Hudson, Infoma, ITA Systemhaus, PC Ware und Provox haben gemeinsam 13 konkrete Einzelszenarien für Kommunen entwickelt, die ein Zusammenspiel der Fachverfahren erlebbar machen und deren Interoperabilität zeigen. Unterstützung erhalten die sieben Anbieter dabei von den Unternehmen Microsoft, Intel und IBM.

„Unsere Verwaltung“ spiegelt eine virtuelle Stadt wider, die mit etwa 80.000 Einwohnern vor der Herausforderung stand, den Ansprüchen einer modernen Verwaltung gewachsen zu sein. Anhand von 13 realistischen Szenarien wird gezeigt, wie eine moderne Verwaltung aussehen kann. Bewährte Praxislösungen aus verschiedenen Fachverfahren arbeiten mithilfe durchdachter Technologien medienbruchfrei zusammen und verdeutlichen, welchen Mehrwert das Zusammenspiel der Anwendungen für Landkreise, Städte und Gemeinden sowie deren Bürger bringt.

Die Einsatzbeispiele demonstrieren, wie in einer vollständig integrierten Verwaltung bewährte Praxislösungen aus verschiedenen Fachbereichen einer Verwaltung medienbruchfrei zusammenarbeiten. So soll der Service für Bürger und Unternehmen deutlich verbessert werden. Außerdem sinken die Prozesskosten und die Modernisierung der Verwaltung wird nachhaltig unterstützt.

Die einzelnen zu integrierenden Anwendungen sind beispielsweise medienbruchfreie Auskunfts- oder Antragsstellung, interkommunale Zusammenarbeit, Ordnungswidrigkeiten oder das neue öffentliche Finanzwesen. Alle diese Szenarien basieren auf bereits in der Praxis genutzten Installationen der Partnerunternehmen.

Ein Beispiel dafür ist die Einführung eines zentralen Steuerungs- und Informationssystems in der niedersächsischen Stadt Salzgitter. Wegen der Vielzahl unterschiedlicher Quellen war der manuelle Aufwand für die Erstellung von Berichten dort bisher hoch. Darüber hinaus lief das Reporting auch nicht standardisiert ab: So arbeiteten viele Verwaltungsbereiche mit ihren eigenen Zahlen und Definitionen. Die für Steuerungszwecke relevanten Informationen waren datentechnisch über diverse Fachverfahren verteilt und nur mit hohem Aufwand vernetzbar. Die Auswertung von Daten und die anschließende Aufbereitung über Berichte erfolgten mühsam über die Abfrage von Datenbanken mit Standardwerkzeugen wie Access und Excel. Zur professionellen Bearbeitung von Planungs- und Steuerungsprozessen ist das Berichtswesen einer Kommune jedoch auf ein Informationsmedium angewiesen, das die Daten aktuell, schnell und zuverlässig erschließt und darüber hinaus auch leicht zugänglich präsentiert.

Standardisierte Kennzahlen

Die Stadt Salzgitter entschied sich daher 2005 für die Einführung eines Steuerungs- und Informationssystems (SIS). Ziel war es, den Zugriff auf Fachanwendungen zu beschleunigen und zu erweitern, die Steuerung durch standardisierte Kennzahlen zu unterstützen und Kommunikationsprozesse innerhalb der Verwaltung zu erleichtern. Die technische Infrastruktur basiert jetzt auf dem Microsoft SQLServer und dem Microsoft Office SharePoint Portal Server. Die Struktur des bereits vorhandenen Berichtswesens wurde nicht ersetzt, sondern durch den Einsatz des SIS optimiert. Geändert hat sich insgesamt also nur, dass Daten schneller verfügbar sind und Zahlen bequemer aufbereitet und analysiert werden können als bisher. Angesichts der Vielzahl der unterschiedlichen Datenquellen wurde das Steuerungs- und Informationssystem mehrstufig implementiert – angefangen bei den wichtigsten Verwaltungsbereichen wie Einwohnermeldeamt über das Finanzwesen, die Beteiligungen bis hin zum Personalwesen. Im Rahmen des Projektes stellte die Stadt Salzgitter auf das Neue Kommunale Rechnungswesen (NKR) um: Die über einen Zeitraum von zwei Jahren parallel kameralistisch und doppisch ablaufende Rechnungslegung wurde zum 1. Januar 2007 komplett auf doppische Buchungen umgestellt. Defizite im Haushalt werden so transparenter gemacht und können frühzeitiger erkannt und ausgeglichen werden. „Das Controlling wird von Routinetätigkeiten entlastet und kann sich seinen eigentlichen Aufgaben, der Steuerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, widmen“, beschreibt Dr. Horst Baier, Controller und Leiter Beteiligungen, Wirtschaft und Statistik bei der Stadt Salzgitter die Vorteile des SIS.

Auch Hamburg profitiert vom Einsatz moderner IT. Als erstes deutsches Bundesland wickelt die Freie und Hansestadt über die erste zertifizierte und auditierte Vergabelösung Deutschlands ihre Vergaben elektronisch ab.

Healy Hudson erhielt den Auftrag, eine IT-Lösung für die Hamburger Finanzbehörde zu entwickeln, die zum einen internetbasierend ist und zum anderen die Prozesse medienbruchfrei, technisch sicher und rechtskonform abwickeln kann. Eine Vergabe beginnt in Hamburg nun bei der Finanzbehörde, die basierend auf den Bedarfen der Dienststellen oder auf den Daten für Rahmenverträge die öffentliche Ausschreibung formuliert. Die Bieter können ihre Angebote über das Internet mit digitaler Signaturkarte oder wahlweise über eine Kombination mit Mantelbogen per Fax oder Post oder auch konventionell einreichen. So bleiben Rechtsverbindlichkeit und Wettbewerbsgleichheit gewahrt. Danach werden die Angebote anhand von qualitativen und quantitativen Kriterien ausgewertet. Per eMail wird eine Mitteilung über die Zuschlagserteilung vorab an die Bieter verschickt. Daraus resultierende Kataloge können später direkt in eine Katalogbeschaffungslösung integriert werden. Die Beschaffungswege werden so erheblich verkürzt, zudem können bereits genutzte Ausschreibungen erneut als Vorlage verwendet werden. Verfahrensfehler werden durch die logisch durchdachte und übersichtliche Struktur sowie entsprechende Funktionen zur korrekten Einhaltung des Vergaberechts vermieden. Die eVergabe ist als rein webbasierende Vergabeplattform ausgelegt – auf die sowohl die Vergabestelle, als auch Vertreter des Bieteruniversums Zugriff haben –und an die sich die jeweils relevanten Bekanntmachungsorgane anschließen lassen. Das System erlaubt die Onlinekommunikation mit dem Bieter und unterstützt mehrere Varianten der Ausschreibungsabwicklung aus Bietersicht, von online über offline, hybrid bis hin zu konventioneller Abwicklung bei gleichzeitiger Einhaltung der durch die Vergaberichtlinien gegebenen Anforderungen an die Sicherheit, Authentizität und Integrität von Informationen.

Erweiterte Funktionalitäten

Im April 2005 wurde die Version 4.0 installiert, in der Healy Hudson auf die .NET-Technik von Microsoft setzt. Die neue Version bietet den Anwendern erweiterte Funktionalitäten wie beispielsweise eine noch benutzerfreundlichere Oberfläche. Von Büroartikeln über Gummistiefel bis hin zum Spezialbedarf für Feuerwehr und Polizei – sogar Hubschrauber können über die eVergabe ausgeschrieben werden. Je nach Warengruppe werden heute bereits mehr als 70 Prozent der Angebote elektronisch abgegeben – die Akzeptanz unter den Lieferanten ist enorm hoch und steigt ständig. Der zukunftsweisende Charakter des Projektes zeigt sich nicht nur in der hohen Akzeptanz und Kosteneinsparung, Preistransparenz und Prozessautomation.

In diesen beiden Beispielen sind jeweils Prozesse durch den Einsatz moderner IT-Lösungen optimiert worden. Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz steht für ein neues Konzept, weg von Insellösungen, hin zu einem homogenen Gesamtgefüge ineinander übergehender Fachverfahren. Wichtig ist dabei, dass der Kunde seine bestehenden Lösungen nicht komplett aufgeben muss, sondern darauf aufbauen kann, um so seine bestehenden Fachverfahren für alle Beteiligten zu optimieren.

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