Gemeinschaftsprojekt „Unsere Verwaltung“

Von Insellösungen zu integrierten Anwendungen

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Standardisierte Kennzahlen

Die Stadt Salzgitter entschied sich daher 2005 für die Einführung eines Steuerungs- und Informationssystems (SIS). Ziel war es, den Zugriff auf Fachanwendungen zu beschleunigen und zu erweitern, die Steuerung durch standardisierte Kennzahlen zu unterstützen und Kommunikationsprozesse innerhalb der Verwaltung zu erleichtern. Die technische Infrastruktur basiert jetzt auf dem Microsoft SQLServer und dem Microsoft Office SharePoint Portal Server. Die Struktur des bereits vorhandenen Berichtswesens wurde nicht ersetzt, sondern durch den Einsatz des SIS optimiert. Geändert hat sich insgesamt also nur, dass Daten schneller verfügbar sind und Zahlen bequemer aufbereitet und analysiert werden können als bisher. Angesichts der Vielzahl der unterschiedlichen Datenquellen wurde das Steuerungs- und Informationssystem mehrstufig implementiert – angefangen bei den wichtigsten Verwaltungsbereichen wie Einwohnermeldeamt über das Finanzwesen, die Beteiligungen bis hin zum Personalwesen. Im Rahmen des Projektes stellte die Stadt Salzgitter auf das Neue Kommunale Rechnungswesen (NKR) um: Die über einen Zeitraum von zwei Jahren parallel kameralistisch und doppisch ablaufende Rechnungslegung wurde zum 1. Januar 2007 komplett auf doppische Buchungen umgestellt. Defizite im Haushalt werden so transparenter gemacht und können frühzeitiger erkannt und ausgeglichen werden. „Das Controlling wird von Routinetätigkeiten entlastet und kann sich seinen eigentlichen Aufgaben, der Steuerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit, widmen“, beschreibt Dr. Horst Baier, Controller und Leiter Beteiligungen, Wirtschaft und Statistik bei der Stadt Salzgitter die Vorteile des SIS.

Auch Hamburg profitiert vom Einsatz moderner IT. Als erstes deutsches Bundesland wickelt die Freie und Hansestadt über die erste zertifizierte und auditierte Vergabelösung Deutschlands ihre Vergaben elektronisch ab.

Healy Hudson erhielt den Auftrag, eine IT-Lösung für die Hamburger Finanzbehörde zu entwickeln, die zum einen internetbasierend ist und zum anderen die Prozesse medienbruchfrei, technisch sicher und rechtskonform abwickeln kann. Eine Vergabe beginnt in Hamburg nun bei der Finanzbehörde, die basierend auf den Bedarfen der Dienststellen oder auf den Daten für Rahmenverträge die öffentliche Ausschreibung formuliert. Die Bieter können ihre Angebote über das Internet mit digitaler Signaturkarte oder wahlweise über eine Kombination mit Mantelbogen per Fax oder Post oder auch konventionell einreichen. So bleiben Rechtsverbindlichkeit und Wettbewerbsgleichheit gewahrt. Danach werden die Angebote anhand von qualitativen und quantitativen Kriterien ausgewertet. Per eMail wird eine Mitteilung über die Zuschlagserteilung vorab an die Bieter verschickt. Daraus resultierende Kataloge können später direkt in eine Katalogbeschaffungslösung integriert werden. Die Beschaffungswege werden so erheblich verkürzt, zudem können bereits genutzte Ausschreibungen erneut als Vorlage verwendet werden. Verfahrensfehler werden durch die logisch durchdachte und übersichtliche Struktur sowie entsprechende Funktionen zur korrekten Einhaltung des Vergaberechts vermieden. Die eVergabe ist als rein webbasierende Vergabeplattform ausgelegt – auf die sowohl die Vergabestelle, als auch Vertreter des Bieteruniversums Zugriff haben –und an die sich die jeweils relevanten Bekanntmachungsorgane anschließen lassen. Das System erlaubt die Onlinekommunikation mit dem Bieter und unterstützt mehrere Varianten der Ausschreibungsabwicklung aus Bietersicht, von online über offline, hybrid bis hin zu konventioneller Abwicklung bei gleichzeitiger Einhaltung der durch die Vergaberichtlinien gegebenen Anforderungen an die Sicherheit, Authentizität und Integrität von Informationen.

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