Pressestelle 2.0

Vom „Sprachrohr“ zum Wegbereiter einer Knowledge Sharing Culture

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Web 2.0 und Verwaltungshandeln

Die Einführung der „Pressestelle 2.0“ stellt Behörden vor die Herausforderung, die Möglichkeiten der Web-2.0-Technologien in die geltenden Standards des Verwaltungshandelns zu integrieren. IBM antwortet auf diese Anforderungen mit einem auf die Öffentliche Verwaltung zugeschnittenen, ganzheitlichen, methodischen Vorgehen zum Transformationsmanagement. Der Ansatz umfasst sowohl die Ablauf- und Aufbauorganisation einschließlich der IT als auch die personalrechtlichen, wirtschaftlichen und projektorganisatorischen Aspekte. Das funktionale Anforderungsprofil des Transformationsmanagements leitet sich aus den Kernprinzipien des Verwaltungshandelns ab:

  • Prinzip der Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns,
  • Prinzip der dauerhaften, klaren Arbeitsteilung,
  • Prinzip der Aktenmäßigkeit,
  • Prinzip der Amtshierarchie.

Im Rahmen der wesentlichen Prinzipien „Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns“ werden Verwaltungsprozesse und Organisationsstrukturen mit dem Ziel der Optimierung untersucht und mit Blick auf die Vorteile der Web-2.0-Anwendungen neu gestaltet. Im Einzelfall müssen geschäftsordnende Regelungen im zulässigen Rahmen angepasst werden, um die effizienzsteigernden Effekte nutzen zu können.

Wandel aktiv gestalten

Zentraler Bestandteil eines ganzheitlichen Transformationsmanagements ist die aktive Gestaltung des Wandels. Die Einführung von Web-2.0-Technologien wie bei der „Pressestelle 2.0“ geht mit ablauf- und aufbauorganisatorischen Umstrukturierungen einher, die deutliche Veränderungen für die Beschäftigten in der Behörde mit sich bringen.

Insbesondere die Transparenz erhöht sich: Wissen – bislang vor allem auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter oder auf Referatslaufwerken abgelegt – muss auf einer integrierten Wissensplattform zugänglich gemacht werden. Web-basierende Echtzeitkommunikation erfordert die Bereitschaft der Mitarbeiter „ansprechbar“ zu sein, indem sie ihre Verfügbarkeit innerhalb eines Referats, einer Abteilung oder auch innerhalb der Behörde anzeigen.

Der Berücksichtigung dieser „weichen Faktoren“ ist ausreichend Beachtung zu schenken, da sich diese früher oder später in „harte Faktoren“ niederschlagen. Dazu zählen unnötige Reibungsverluste wie

  • niedrige Produktivität, die Möglichkeiten der Web-2.0-Technologien werden nicht ausgeschöpft,
  • ein geringer Grad an Eigeninitiative zur kontinuierlichen Verbesserung der Web-2.0-gestützten Prozesse,
  • vermeidbarer Personalbedarf.

Den Risikofaktoren bei der Web-2.0-Einführung kann durch ein projektbegleitendes, ganzheitliches Veränderungsmanagement angemessen begegnet werden. Erfahrungen zeigen, dass insbesondere die folgenden Maßnahmen die erfolgreiche Einführung von Web-2.0-Technologien in Öffentlichen Verwaltungen unterstützten.

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