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Corona beschleunigt Digitalisierung Verwaltung und Versorger wollen effizienter arbeiten

| Redakteur: Ira Zahorsky

Die öffentliche Verwaltung sowie Versorgungsunternehmen setzen mehr als andere Branchen auf ihr Personal, um die operative Effizienz zu steigern. Auch der Krankenstand soll signifikant reduziert werden, ergab eine Studie von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut.

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Den Krankenstand in Behörden deutlich zu verringern ist nur ein Hebel, um operative Ziele zu erreichen.
Den Krankenstand in Behörden deutlich zu verringern ist nur ein Hebel, um operative Ziele zu erreichen.
(Bild: © jd-photodesign - stock.adobe.com)

Als ein Ergebnis der Studie „Potenzialanalyse Operative Effizienz“ von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut sehen 65 Prozent der Entscheider in Behörden eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit als Priorität, um das Ziel zu erreichen. 39 Prozent wollen den Krankenstand signifikant reduzieren. Damit die Teams besser zusammenarbeiten, investieren 44 Prozent der Verwaltungen und Versorger in Social Collaboration.

Jeder dritte Entscheider setzt zudem, wie die Privatwirtschaft, auf Automatisierung. 45 Prozent halten das Potenzial von Prozessautomatisierung für nicht ausgeschöpft. Dadurch soll unter anderem mehr Tempo erreicht werden, beispielsweise durch das automatisierte Ausfüllen von Formularen am PC. Gleichzeitig soll die Fehlerrate im Tagesgeschäft sinken. Zwei Dritteln der befragten Entscheider aus diesen beiden Branchen ist sie deutlich zu hoch, unter anderem bei monotonen Routinearbeiten und bei der Datenübertragung von einem System in ein anderes.

Bund, Länder und Kommunen sowie Versorger sind damit an vielen Stellen darauf aus, deutlich effizienter zu arbeiten. Durch die Covid-19-Pandemie hat sich der eigene Anspruch nochmals erhöht. Behörden wollen schnell, unternehmer- und bürgerfreundlich sowie unbürokratisch helfen. „Die öffentliche Verwaltung zeigt derzeit übergreifend, wie flexibel und handlungsfähig sie in Krisenzeiten ist. Diese Agilität im Notstand sollten die Entscheider in eine Post-Corona-Zeit hinüberretten und prüfen, wie sie Abläufe und Verfahren verbessern und verschlanken können“, sagt Jan von Bargen, Experte für Prozessmanagement bei Sopra Steria Next.

Energieversorger brauchen Social Collaboration

Energieversorger sind als systemrelevante Branche ebenfalls gefordert, Leistungen reibungslos, stabil und sicher zu erbringen. 52 Prozent der Entscheider beider Branchen bauten bereits vor Ausbruch der Corona-Krise Hierarchien ab und übertrugen Mitarbeitenden mehr Entscheidungsbefugnisse. Das gilt genauso für den Ausbau der Zusammenarbeit über digitale Kanäle: 44 Prozent der Entscheider wollten so genannte Social Collaboration Tools eigentlich bis 2022 einführen. Die Mehrheit wird diese Pläne inzwischen in vielen Bereichen notgedrungen bereits realisiert haben.

„Energieversorger, insbesondere Stadtwerke, leiden unter der aktuellen Lage. Die Nachfrage der Unternehmenskunden sinkt, trotzdem sollen die Preise stabil bleiben, um Kunden nicht noch stärker zu belasten“, sagt Charlotte Behm, Managementberaterin für den Energiesektor bei Sopra Steria Next. Die Branche ist somit stark gefordert, Angebot und Nachfrage ins Gleichgewicht zu bringen. IT und Mitarbeiter müssen wie ein Uhrwerk zusammenarbeiten, um Aufwände insgesamt zu reduzieren. „Methoden wie digitales Prozessmanagement beschleunigen zwar die Arbeit. Gleichzeitig benötigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch mehr Kompetenzen, damit sie beispielsweise Energiekunden mit Zahlungsproblemen unbürokratische Lösungen anbieten können“, so Behm.

Fokus liegt auf mitarbeiterbezogenen Maßnahmen

Der Faktor Mensch ist in der Verwaltung wie bei Versorgern damit extrem wichtig als Baustein für mehr Effizienz. 58 Prozent, deutlich mehr als bei Finanzdienstleistern und verarbeitender Industrie, spüren den Fachkräftemangel. Durch fehlendes Personal bleiben Arbeiten liegen. Automatisierung kann hier nicht helfen. „Automatisierung in der Verwaltung kann den Menschen unterstützen, nicht ersetzen. Wenn allerdings keine Fachkräfte vorhanden sind, lassen sie sich nicht entlasten“, sagt Ronald de Jonge, Leiter Management Consulting im Geschäftsbereich Public Sector von Sopra Steria. 39 Prozent der befragten Verwaltungs- und Versorgungsmanager zielen deshalb mit ihren Effizienzprogrammen auf einen geringen Krankenstand. 58 Prozent der befragten Entscheider betrachten betriebliches Gesundheitsmanagement als wichtige Maßnahme, um Leistungen effizient zu erbringen, so die Studie.

Über die Studie

Die Studie „Potenzialanalyse Operative Effizienz“ von Sopra Steria und dem F.A.Z.-Institut gibt die Ergebnisse einer Befragung unter 323 Entscheidern und Führungskräften aus den Branchen Finanzdienstleistungen, verarbeitendes Gewerbe, öffentliche Verwaltung und Versorgung sowie Telekommunikation und Medien wieder. Im Januar und Februar 2020 wurde danach gefragt, wie die Unternehmen und die öffentliche Verwaltung effizienter werden wollen.

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