Datenanalyse in staatlichen Einrichtungen Verwaltung 4.0: Horcher oder Helfer?

Autor / Redakteur: Robert Schmitz* / Susanne Ehneß

Die Zusammenführung verschiedenster Datenpools einzelner ­Behörden bringt neue Erkenntnisse und ermöglicht Einsparungen. Wie muss Datenanalyse gestaltet sein, um Staat und Bevölkerung zu nutzen und Behörden nicht dem Vorwurf der Spionage auszusetzen? Ein Beitrag von Robert Schmitz, General Manager Central & Eastern Europe beim Software-Unternehmen Qlik.

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Datenanalyse bringt eine langfristige Entlastung der Haushaltskassen von Bund, Ländern und Kommunen und beschleunigt die Verwaltungsprozesse
Datenanalyse bringt eine langfristige Entlastung der Haushaltskassen von Bund, Ländern und Kommunen und beschleunigt die Verwaltungsprozesse
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Neben Unternehmen nutzen inzwischen auch Behörden, Parteien und Non-Profit-Organisationen das Potenzial umfassender Datenauswertungen. Mit Analysetools wollen Parteien zum Beispiel vor Wahlen wissen, in welchen Gegenden ihre potenziellen Wähler ­wohnen. Ein kluger Schachzug: Es wird nur an den Türen geklopft, die Erfolg – eine Wählerstimme – versprechen. Aber nicht nur von optimalem Ressourcenmanagement profitieren die Parteien. Das Wahlprogramm lässt sich mit Fakten untermauern und gewinnt an Glaubwürdigkeit, wenn Vorschläge sachlich fundiert und datenbezogen formuliert werden.

Doch vor allem bei staatlichem Handeln helfen Daten: Die Ursachen für gesellschaftliche Probleme wie Kriminalität oder Arbeitslosigkeit werden durch Datenanalyse transparenter, und Probleme können mit entsprechenden Förderungsmaßnahmen oder gesetzlichen Regelungen angegangen werden.

Eine nachvollziehbare Politik, die Gesetzesänderungen oder behördliche Initiativen mit Fakten hinterlegt – ein Pluspunkt nicht nur für die Bürger, sondern auch ein wichtiger Schritt für Politik und Verwaltung. Und auch den Erfolg kann systematische Datenanalyse evaluieren: Es lässt sich zum Beispiel prüfen, ob Förderungsmaßnahmen oder Gesetzesänderungen wirken wie erhofft.

Schnellere Verwaltung

Auch fernab von Politik und dem Wahlkampf lässt sich Datenana­lyse vielseitig in staatlichen Einrichtungen und Dienststellen der Öffentlichen Hand einsetzen. Sie bringt nicht nur eine langfristige Entlastung der Haushaltskassen von Bund, Ländern und Kommunen, mehr noch: Sie optimiert und beschleunigt die Verwaltungsprozesse.

Denn werden die Daten aus Finanz­amt, Arbeitsamt, Gesundheitsamt und Co. erhoben und zusammengeführt, können staatliche Insti­tutionen wesentlich effizienter ­arbeiten. Ausschreibungen sind schneller ausgewertet, Entscheidungsprozesse transparenter, sogar Steuer- oder Sozialbetrug wird per Mausklick ermittelt.

Von einer amtsübergreifenden Analyse würde aber nicht nur die Steuerverwaltung profitieren. Auch intern verhelfen smarte Auswertungen zu Einsparungen und effizienterer Ressourcenplanung – die Personalplanung wird nach tatsächlichem Bedarf erstellt.

Bestes Beispiel ist die Polizei: Software-basierte Verbrechensprävention (Predictive Policing) wertet Straftaten nach bestehenden Mustern aus. So ermittelt die Polizei, wann und wo erhöhte Präsenz von Nöten ist – zur richtigen Zeit am richtigen Ort dank Datenanalyse.

Hilfe für Kommunen

Auch an Stellen, wo die Öffentliche Hand ihren Bürgern oder gewerblichen Kunden Waren und Dienstleistungen anbietet, lassen sich Transaktionen datengetrieben deutlich effektiver und komfortabler gestalten. Ob kommunale Abfallwirtschaft, Wasserversorgung oder die Vermarktung von Gütern gemeindlicher Eigenbetriebe: Datenbasiert lassen sich auch in der Administration Automatisierungsgrade erreichen, die – deutlich messbar – Zeit und Ressourcen sparen, beim Antizipieren von Hürden oder Engpässen helfen und so die Bürger- und Kundenzufriedenheit steigern.

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Beispiel: Forstamt Tuttlingen

Ein konkretes Beispiel automatisierter Datenanalyse in der kommunalen Verwaltung ist das Forstamt Tuttlingen: Zu dessen Aufgaben zählt unter anderem die Bewirtschaftung des nichtstaatlichen Waldes unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten. Hierzu gehören die Produktion und Ernte sowie Vermarktung von Holz und Nebenprodukten. Das Forstamt hat die Zuständigkeit für 150.000 Festmeter Holz, die von 19 Revierleitern mittels mobiler Endgeräten nach Baumart, Länge, Durchmesser, Verwendungszweck und Geokoordinaten erfasst werden. Die Verkaufsstelle kümmert sich dann um die Vermarktung an rund 35 Kunden der Holz- und Schadholzindustrie. Dazu gehören Unternehmen aus der Sägewerks-, Verpackungs- und Papierindus­trie, der Baubranche sowie Privatpersonen.

Analysiert werden Kundendaten sowie die von den Revierleitern erfassten Informationen zu den vermarktungsfertigen Holzlosen. Da es das Fachverfahren nicht erlaubt, diese Daten direkt aus der Datenbank in die BI-Software von Qlik zu transferieren, werden der Holzverkaufsstelle täglich die relevanten Daten im .xls-Format per eMail an ein spezifisches Postfach gesendet, aus dem die Datei dann automatisiert abgeholt und in QlikView eingelesen wird.

Der Nutzen unter anderem: 70 Prozent weniger Zeitaufwand für die Analyseerstellung. Und: Lose, die dringend in die Vermarktung müssen, weil zum Beispiel eine Entwertung durch biotische Schäden – etwa durch Schädlinge oder Pilze – droht, können sofort sichtbar gemacht, entsprechende Maßnahmen wie Sonderverkäufe eingeleitet werden. Lose, die seit 25 Tagen nicht vermarktet wurden, kommen automatisch auf eine Warnliste.

Qualitätserlebnis

Doch nicht nur drohende Entwertung von Holzbeständen kann durch konsequente Datenanalyse verhindert werden. Auch das persönliche Qualitätserlebnis von Bürgern bezüglich der Behörden-Arbeit kann bei datengetriebener Steuerung profitieren. Denn für immer mehr Menschen hängen Tätigkeiten des Alltags an digitalen Nutzungsgewohnheiten.

Bürger kommunizieren durch eMails, sie machen Termine online aus und kaufen im Internet ein. Lediglich die Kommunikation mit Behörden erfolgt nach wie vor meist offline. Unterlagen müssen eingesandt werden, und der Bearbeitungsfortschritt ist nicht transparent. Für vieles muss man noch selbst zur Behörde gehen, vor Ort eine Nummer ziehen und dann warten. Ein Ablauf, der sich mit fortschreitender Digitalisierung für die Bürger ändert.

Vorbild Estland

Vorbild könnte hier Estland sein: Die Steuer online machen oder den Wohnsitz per Mausklick umändern – das ist bereits in dem kleinen osteuropäischen Staat möglich. Schon von Geburt an ist alles digital: ­Jeder neugeborene Staatsbürger bekommt bereits im Krankenhaus eine Personalnummer. Der lästige Gang vom Kreißsaal zum Standesamt entfällt – mehr Zeit für die frischgebackenen Eltern statt in der Behörde für Geburtsurkunde oder Einwohnermeldung anzustehen. Datenanalyse ermittelt daraus den tatsächlichen Bedarf der Bürger z. B. bei Kitaplätzen oder Krankenversorgung. Vorausschauende Planung – kein Problem.

Dass Daten aus allerlei Kommunen und Behörden manuell zusammenkopiert und ausgewertet werden müssen, ist noch oft behördlicher Alltag. Kaum verwunderlich also, dass Auswertungen einen langen Vorlauf benötigen und zuweilen an Datensilos scheitern. Professionelle Business-Intelligence-Software löst dieses Problem und ermöglicht visuelle Datenanalyse auf einer gemeinsamen Oberfläche, ohne dass Daten zwangsläufig migriert oder ihr Speicherort verändert werden muss. Das manuelle Hin- und Herkopieren von Daten entfällt, Zeit- und Ressourcenbedarf sinken durch automatisierte Auswertungen ebenso wie das Fehlerrisiko.

Der Autor: Robert Schmitz
Der Autor: Robert Schmitz
(© Qlik)

Fazit

Nicht nur international gibt es vielfältige Vorbilder, die zeigen, wie Datenanalyse – richtig eingesetzt – zu beeindruckenden Resultaten führt. Auch die deutschen staat­lichen Einrichtungen setzen zunehmend auf Datenanalyse. Moderne BI-Lösungen und intelligente ­Auswertungen können im verwaltungsinternem Einsatz sehr viel bewegen.

Nicht nur schnellere und bessere, sondern auch wesentlich intelligentere Aussagen lassen sich für jedermann mit Hilfe von Self-Service BI beziehen. Adé die Zeit, in der Excellisten als Quelle herangezogen werden müssen und ein Verrutschen zwischen Zeile 1378 und 1379 riskiert wird. Genaue Aussagen per Mausklick auf eigene Interessen angepasst – und das in Echtzeit.

* Der Autor: Robert Schmitz ist General Manager Central & Eastern Europe beim Software-Unternehmen Qlik

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