Verwaltungsmanagement

Valide Daten für fundierte Verwaltungsentscheidungen

10.08.2008 | Redakteur: Manfred Klein

Die BAuA hat in den zurückliegenden Jahren einige Erfahrungen sammeln können, was den Einsatz betriebswirtschaftlicher Methoden anbelangt. Das gilt insbesondere für die Kosten- und Leistungsrechnung mit einer produktorientierten Zeitaufschreibung sowie die Budgetierung. So erhalten Hausleitung sowie Fachbereichs- und Gruppenleiter wichtige Informationen für den Führungsprozess
Die BAuA hat in den zurückliegenden Jahren einige Erfahrungen sammeln können, was den Einsatz betriebswirtschaftlicher Methoden anbelangt. Das gilt insbesondere für die Kosten- und Leistungsrechnung mit einer produktorientierten Zeitaufschreibung sowie die Budgetierung. So erhalten Hausleitung sowie Fachbereichs- und Gruppenleiter wichtige Informationen für den Führungsprozess

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin setzt auf betriebswirtschaftliche Instrumente. KLR-Daten bieten dabei hohen Praxis-nutzen. Dietmar Franz, Leiter der Stabsstelle Operatives Controlling der Bundesanstalt, berichtet über die Erfahrungen seines Hauses mit den neuen Instrumenten.

Die Vorteile eines integrierten Verwaltungsmanagements erschließen sich auf den ersten Blick nicht immer sofort und unmittelbar an den einzelnen Erfassungsarbeitsplätzen. Aber spätestens beim Blick auf das gewonnene Zahlenmaterial erschließt sich der Nutzen schnell, wenn man zum Beispiel die Kosten- und Leistungsrechnung betrachtet. Wobei allerdings die „Rohdaten“ alleine keinen ausreichenden Nutzen stiften. Sie müssen vielmehr im Berichtswesen entscheidungsorientiert aufbereitet werden. Denn erst ein funktionierendes Reporting mit bedarfsgerechten, auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmten Auswertungen bietet die richtigen Voraussetzungen für zielorientiertes, wirtschaftliches Handeln.

Das gilt insbesondere für eine Einrichtung wie die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) mit ihren rund 650 Mitarbeitern. Hervorgegangen aus der Fusion der Bundesanstalt für Arbeitsschutz in Dortmund und der Bundesanstalt für Arbeitsmedizin in Berlin im Jahr 1997 nimmt die Bundesoberbehörde aus dem Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vielfältige Aufgaben wahr. Sie unterstützt das Ministerium in allen Fragen des Arbeitsschutzes, entwickelt Aus- und Fortbildungsmaßnahmen und informiert die Öffentlichkeit in Fragen des technischen und medizinischen Arbeitsschutzes. Die BAuA ist Anmeldestelle nach dem Chemikaliengesetz und Zulassungsstelle für Biozid-Produkte und betreibt die Deutsche Arbeitsschutzausstellung (DASA). Um diese Aufgaben erfüllen zu können, forscht die BAuA selbst oder vergibt Forschungsaufträge an Dritte. Bei dieser Aufgabenvielfalt wird schnell deutlich, dass sich die Bundesanstalt kontinuierlich anpassen und weiterentwickeln muss. Auch aktuell richtet sich das Haus strategisch neu aus.

Belastbare Zahlen ersetzen Spekulationen

Die BAuA hat in den zurückliegenden Jahren einige Erfahrungen sammeln können, was den Einsatz betriebswirtschaftlicher Methoden anbelangt. Das gilt insbesondere für die Kosten- und Leistungsrechnung mit einer produktorientierten Zeitaufschreibung sowie die Budgetierung. Die Fachbereichsleiter bewirtschaften die verhandelten und zugewiesenen Budgets im Rahmen der vereinbarten Ziele eigenverantwortlich – und überwachen diese auch. Dafür hat die Stabsstelle Operatives Controlling der BAuA zum Jahresbeginn 2008 die Möglichkeit geschaffen, über die integrierte Mach-Software jederzeit aktuelle Online-Berichte zum eigenen Budget aufzurufen. Die Berichtsvorlagen wurden über den Mach-Reportgenerator zentral erstellt. Sie greifen stets auf den aktuellen Datenbestand zu und geben den Fachbereichs- und Gruppenleitern daher jederzeit einen aktuellen Überblick über die verbrauchten, vorgebundenen und verfügbaren Mittel. Damit erhalten Hausleitung sowie Fachbereichs- und Gruppenleiter wichtige Informationen für den Führungsprozess, denn sie können Entscheidungen zu bestimmten Projekten und Vorhaben stets auf einer aktuellen, validen Zahlenbasis treffen. Außerdem können sie Abweichungen von der Planung schnell erkennen und bei Bedarf sofort gegensteuern.

Diese und andere Berichte werden von den Führungskräften der BAuA intensiv genutzt, weil sich der Nutzen schnell erschließt. Bevor die BAuA eine Kosten- und Leistungsrechnung mit produktorientierter Zeitaufschreibung eingeführt hatte, konnten die finanziellen Dimensionen und damit die benötigten Haushaltsmittel für neue Vorhaben und Projekte in der Regel nur geschätzt werden. Und das war umso schwieriger, je weniger Erfahrungswerte es dafür gab. Damit bestand die Gefahr, sich zu verkalkulieren.

 

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