Unterschiedliches Niveau

Update eAkte: Stand der Einführung in den Bundesländern

| Autor: Ira Zahorsky

Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen

Im Saarland wird für die eAkte ein landeseinheitliches DMS basierend auf OpenText Domea eingesetzt. Neben der reinen Dokumentenablage wird Domea auch intensiv als Vorgangsbearbeitungssystem genutzt. So sind vielerorts bereits Workflows bis in die Hausspitze realisiert. Parallel zum technischen Rollout wurden bereits zahlreiche rechtliche Vorschriften und Verordnungen auf die elektronische Welt angepasst.

Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist im Sächsischen eGovernment-Gesetz, in der Strategie für IT und eGovernment des Freistaates Sachsen sowie im aktuellen Koalitionsvertrag verankert. Seit dem Jahr 2012 läuft die Roll-Out-Phase auf Landesebene. Dabei wird ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt, das heißt, der gesamte „Lebenszyklus“ des Schriftguts – vom Eingang und gegebenenfalls der Digitalisierung über die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung bis hin zur elektronischen Langzeitspeicherung und Archivierung – wird hierbei betrachtet. Mit dem System VIS.SAX wird eine einheitliche Software eingesetzt. Insgesamt sind Strukturen zur intensiven Zusammenarbeit aller Beteiligten eingeführt. Ein Update zu Sachsen finden Sie in der Bildergalerie (s. unten).

In Sachsen-Anhalt ist der einheitliche Einsatz einer universalen eAkten-Lösung gegenwärtig nicht vorhanden und nicht geplant.

Die eAkte wird in Schleswig-Holstein seit 2005 auf freiwilliger Basis eingeführt. Mit Beschluss der Landesregierung im Jahr 2013 erfolgt nunmehr die verbindliche eAkte-Einführung in der Landesverwaltung. In einem ersten Schritt wird die Ministerialverwaltung auf die elektronische Verwaltungsarbeit umgestellt. Dieser Umstiegsprozess soll 2017 abgeschlossen werden. Update Schleswig-Holstein: Die Staatskanzlei Schleswig-Holstein, das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt und ländliche Räume sowie das Finanzministerium arbeiten bereits vollumfänglich mit der eAkte. Die weiteren fünf Fachministerien haben die Einführungsprozesse begonnen. Zusätzlich wird die eAkte auf freiwilliger Basis vielfältig in unterschiedlichen Bereichen und nachgeordneten Behörden innerhalb der Landesverwaltung Schleswig-Holstein eingesetzt. Sobald der Umstiegsprozess innerhalb der Ministerialverwaltung abgeschlossen wurde, erfolgen weitere verbindliche Einführungsprozesse in den nachgelagerten Behörden.

Update Thüringen:Die Thüringer Landesregierung hat Ende Oktober 2015 per Kabinettsbeschluss die Einführung eines ressortübergreifenden einheitlichen Dokumentmanagementsystems (DMS) beschlossen. Bis zum Jahr 2023 sollen rund 17.000 Arbeitsplätze auf die elektronische Vorgangsbearbeitung umgestellt werden. Ziel ist der Aufbau einer homogenen DMS-Systemlandschaft auf einer einheitlichen Datenbankinfrastruktur mit einheitlicher Konfiguration. Über diese Infrastruktur sollen die Dienststellen der Landesverwaltung perspektivisch die elektronische Akte führen und mittels elektronischer Geschäftsprozesse einheitlich, ressortübergreifend, reibungslos und medienbruchfrei Schriftgutobjekte austauschen können. Derzeit wird der Projektstart anhand des bereits vorliegenden Grobkonzeptes vorbereitet und die technischen sowie organisatorischen Projektvoraussetzungen geschaffen, auf dessen Grundlage das Projekt durchgeführt werden soll.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird und welcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unserer Bildergalerie.

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