Unterschiedliches Niveau

Update eAkte: Stand der Einführung in den Bundesländern

| Autor: Ira Zahorsky

Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW und Rheinland-Pfalz

Hamburg: Nach einer Pilotierung Ende der 90er Jahre ist die elektronische Akte Hamburg-weit im Einsatz. Sie wird einerseits als Ersatz für die klassische Dokumentenhaltung in Papierakten verwendet, ist aber auch an verschiedene, teils sehr große Fachverfahren angebunden. Die eAkte bildet in Hamburg außerdem die Basis für die nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz zu veröffentlichenden Dokumente. Update Hamburg: 9.000 Mitarbeiter nutzen inzwischen die eAkte. Einschließlich der Fachverfahren sind in der elektronischen Akte rund 60 Millionen Dokumente gespeichert.

In den hessischen Ministerien und der Staatskanzlei wurde weitgehend eine Vollausstattung erreicht, die elektronische Aktenführung wurde in mehreren Häusern bereits per Hauserlass als Standard festgelegt. In weiteren Häusern wurde die Umstellung auf die verbindliche elektronische Aktenführung in Teilbereichen abgeschlossen. Im nachgeordneten Bereich finden derzeit verstärkt Einführungsaktivitäten statt, wobei auch hier die elektronische Aktenführung mit der führenden eAkte, beispielsweise im Justizvollzug, der Oberfinanzdirektion Frankfurt, bei den IT-Dienstleistern oder in Teilbereichen der Regierungspräsidien bereits umgesetzt ist. Die Nutzung der eAkte wird zudem am normalen Büroarbeitsplatz im Rahmen von Fachanwendungen immer wichtiger. Update Hessen: Parallel zum weiteren Einführungsprozess der eAkte in der hessischen Landesverwaltung wurde ein Projekt zur Modernisierung des Datenmanagementsystems (DMS) aufgesetzt.

In Mecklenburg-Vorpommern wurde die eAkte in Form von Domea für das Ministerium für Inneres und Sport und unter Federführung des Finanzministeriums auch in allen anderen Ressorts der Landesregierung eingeführt. Das Projekt „Einführung von Domea auf der obersten Ebene der Landesverwaltung“ wurde am 30. Juni 2014 zeitlich als auch inhaltlich erfolgreich umgesetzt. Damit ist Mecklenburg-Vorpommern das einzige Bundesland, in dem nicht nur ein einheitliches elektronisches Dokumentenmanagement, sondern auch die vollständige elektronische Vorgangsbearbeitung vom Posteingang bis zum Postausgang eingeführt wurde. 2.300 Nutzer haben damit Zugang zur elektronischen Akte und zur elektronischen Vorgangsbearbeitung in den obersten Landesbehörden mit einem Gesamtbestand von mehr als sieben Millionen Dokumenten. Update Mecklenburg-Vorpommern: Im Oktober des Jahres 2015 beschloss das Landeskabinett das weitere Vorgehen zur Einführung der eAkte in den nachgeordneten Behörden und beauftragte das Finanzministerium diese bei ihren Einführungsprojekten entsprechend zu unterstützen und die Ausschreibung eines DMS/VBS-Landesmaster-Nachfolgeproduktes zu koordinieren. Hierzu wurde die Kompetenzstelle elektronische Akte (KeA) gebildet. Seit 2015 werden auch im Landesbesoldungsamt des Landes die Zahlfallakten elektronisch geführt, im November 2015 erfolgte die Zertifizierung des BSI nach der technischen Richtlinie Resiscan. Der Betrieb aller Systeme erfolgt zentral beim IT-Dienstleister des Landes, der Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH.

Update Niedersachsen: In Niedersachsen soll ein neues, auf Sharepoint basierendes DMS auf der Grundlage des Organisationskonzeptes „Elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI eingeführt werden. Die bisher mit dem Domea-zertifizierten Produkt ausgestatteten Piloten führen dieses DMS zunächst weiter, bis über den neuen Piloten entschieden worden ist. Es handelt sich vornehmlich um Arbeitsplätze in Teilbereichen des Umwelt-, Finanz- und des Innenministeriums sowie im Landesgesundheitsamt. Die erforderlichen – insbesondere organisatorischen - Vorarbeiten zur Einführung eines neuen DMS sind inzwischen weit vorangeschritten. Der Schwerpunkt wird zuerst auf die Einrichtung einer Aktenablage gelegt. Danach sollen weitere Module, wie beispielsweise Vorgangsbearbeitung, folgen. Mit der Pilotierung wird im Frühjahr 2016 begonnen und dann über die Einbeziehung verschiedener weiterer Behörden ressortübergreifend ausgeweitet. Nach Abschluss der Pilotierung wird die Landesregierung im Jahr 2017 über den weiteren Fortgang entscheiden.

Update Nordrhein-Westfalen: Die elektronische Verfahrensakte steht im Mittelpunkt der Bemühungen in der Justiz um eine Stärkung des elektronischen Rechtsverkehrs. In dem Forschungsprojekt „Ergonomie der elektronischen Akte“ wurden die Rahmenbedingungen für eine anwenderfreundliche Umsetzung der elektronischen Akte in den letzten Jahren untersucht und zum Abschluss dieses Projekts sowohl in einem Anforderungskatalog beschrieben als auch mit einem Prototypen anschaulich gemacht. Inzwischen steht fest, dass eine elektronische Verfahrensakte in der Justiz NRW flächendeckend eingeführt werden soll. (Quelle)

In Rheinland-Pfalz ist – in Anlehnung an das Vorgehen des Bundes – geplant, ein eGovernment-Gesetz zu erlassen. Es wird erwogen, in diesem Gesetz auch die Einführung der eAkte in der unmittelbaren Landesverwaltung zu regeln.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird und welcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unserer Bildergalerie.

So ist der Stand der eAkte im Saarland, in Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen: Lesen Sie weiter auf Seite 3!

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