Smarter Zugang für die Wirtschaft

Unternehmenskonten in Österreich und Estland

| Autor / Redakteur: Laurin Trampert / Manfred Klein

Allein durch die Digitalisierung der Top-30-Verwaltungs­dienstleistungen ließen sich 54 Prozent der Kosten für die Interaktion mit Behörden einsparen – dies entspricht einer Milliarde Euro pro Jahr
Allein durch die Digitalisierung der Top-30-Verwaltungs­dienstleistungen ließen sich 54 Prozent der Kosten für die Interaktion mit Behörden einsparen – dies entspricht einer Milliarde Euro pro Jahr (© StockPhotoPro – stock.adobe.com)

Für eine schnelle und flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung sind Unternehmenskonten gefragter denn je. Doch welche Elemente und Funktionen brauchen Unternehmenskonten und wie kann ihre Umsetzung in der Praxis aussehen? Was ist bei der Umsetzung in Deutschland zu beachten?

Vor dem Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und dessen Umsetzung hat der IT-Planungsrat am 12. März 2019 in Lübeck ein länderoffenes Koordinierungsprojekt zum Thema Unternehmenskonten beschlossen. Dieses übernahm den Auftrag, Anforderungen an Unternehmenskonten für Deutschland zu definieren. Nicht zuletzt deshalb sind Unternehmenskonten aktuell in aller Munde. Unternehmen rücken immer mehr in den Fokus der Digitalisierungsstrategien in Deutschland, insbesondere da sie häufiger mit der Verwaltung interagieren als Bürger. Doch wie lassen sich zukunftsweisende Ansätze für Unternehmen gestalten? Einblick sollen hierzu zwei bestehende europäische Ansätze, das Unternehmensserviceportal in Österreich und das einheitliche staatliche Portal aus Estland, bieten.

Hierfür wird im Folgenden zunächst der definitorische Rahmen eingegrenzt und ein Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen für Unternehmenskonten in Europa gegeben. Anschließend erfolgt eine vergleichende Betrachtung der zwei Länder und ein Vergleich zum Status in Deutschland. Die Inhalte dieses Artikels sind ein Auszug einer Studie zum Thema Unternehmenskonten in Europa.

Definition Unternehmenskonten

Der Blick nach Europa zeigt schnell: Unternehmenskonten sind vielfältig. Dies spiegelt sich zum Beispiel in ihren Bezeichnungen wider. Sie sind unter Namen wie Service-, Nutzer-, oder Organisationskonten zu finden. Das unterschiedliche Wording steht hierbei musterhaft für die aktuell im hohen Maße heterogene Entwicklung von Unternehmenskonten. Die Ausprägungen von Unternehmenskonten in Europa sind sehr unterschiedlich, so überschneiden sie sich teils mit privaten Nutzerkonten für natürliche Personen. Sie können etwa im Kontext eines Portals existieren, im Rahmen eines Fachverfahrens eingesetzt werden oder Teil einer digitalen Verwaltungsdienstleistung sein. Im weiteren Verlauf werden zwei Lösungen betrachtet, die zentral als Zugang zu einer Vielzahl von Verwaltungsleistungen dienen.

Für Deutschland definiert das OZG Nutzerkonten im Allgemeinen, also für Unternehmen und Bürger, wie folgt: „Ein Nutzerkonto ist eine zentrale Identifizierungskomponente, die eine staatliche Stelle anderen Behörden zur einmaligen oder dauerhaften Identifizierung der Nutzer zu Zwecken der Inanspruchnahme von Leistungen der Öffentlichen Verwaltung bereitstellt. Die Verwendung von Nutzerkonten ist für die Nutzer freiwillig.“ Zu den grundlegenden Elementen wird zumeist auch eine Postfachkomponente gezählt, welche durch eine Dokumentenablage ergänzt werden kann.

Rahmenbedingungen

Für die Entwicklung von Unternehmenskonten finden sich im gesamteuropäischen Kontext eine Vielzahl an Regelungen, die den Rahmen für eine Umsetzung bilden. An dieser Stelle sind unter anderem die EU-Dienstleistungsrichtlinie und die resultierende Verpflichtung zur Etablierung elektronischer einheitlicher Ansprechpartner zu nennen. Um Verwaltungsdienstleistungen elektronisch abzuwickeln, ist es nötig, dass sich Nutzer, entsprechend der Standards der analogen Verwaltung, identifizieren können. Um diese Vorgänge adäquat und einheitlich umzusetzen, wurde die eIDAS-Verordnung erlassen. Diese Pläne wurden durch die Single-Digital-Gateway (SDG)-Verordnung und den Ausbau von mindestens 21 wichtigen Online-Verwaltungsdienstleistungen weiter konkretisiert. Die von der EU geschaffenen Regelungen wirken sich nicht nur auf die nationalstaatliche Ebene, sondern auch auf regionaler und kommunaler Ebene aus.

So wurde zur weiteren Umsetzung wie in Deutschland mit dem eGovernment-Gesetz und dem OZG in Österreich ebenfalls ein eGovernment-Gesetz auf den Weg gebracht. Estland musste im Vergleich zu anderen Ländern weniger Anpassungen durchführen, weil sie die digitale Verwaltung gesetzlich schon des längeren berücksichtigen. Nennenswerte gesetzliche Regelungen für Estland sind in diesem Kontext zum Beispiel der Digital Signatures Act und der Electronic Communications Act. In Deutschland ist mit dem OZG das Ziel verbunden, „den elektronischen Gang zur Behörde unkompliziert und sicher zu gestalten“, insbesondere auch durch die Bereitstellung von Nutzerkonten für Bürger und Unternehmen.

USP Österreich

Am 1. Januar 2010 wurde das ­österreichische Unternehmens­serviceportal (USP) ins Leben gerufen, welches durch einen kontinuierlichen Ausbau zu einem One-Stop-Shop für Unternehmen bezüglich Informationen und Verwaltungsleistungen weiterentwickelt werden soll und sowohl eine Identifizierungskomponente für Unternehmen sowie eine Postfachkomponente beinhaltet. Über die Postfachkomponente können Bescheide der Behörde direkt an das Unternehmen versendet werden. Laut österreichischem Bundesrechenzentrum sind bisher 32 Anwendungen per Single-sign-on, wie FinanzOnline (österreichisches Online-Finanzamt) oder der elektronische Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern, am USP nutzbar. Durchschnittlich nutzen täglich ca. 8.000 Nutzer das Portal.

Ergänzendes zum Thema
 
Register modernisieren

Im USP werden zwei Methoden der Registrierung angeboten; je nach gewählter Methode unterscheidet sich auch, wie die Person und das Unternehmen vom USP als berechtigt authentifiziert werden kann. Wenn eine Person für ein Unternehmen einzelvertretungsbefugt ist, kann sie mittels einer aktivierten Bürgerkarte (österreichische Variante des elektronischen Personalausweises) oder Handysignatur (mobile Version der Bürgerkarte) – also einem Identifizierungsmittel bezogen auf die natürliche Person – eine Registrierung, bei welcher ein Administratorenkonto angelegt wird, im USP durchführen. Durch die Authentifizierung der Person wird es ermöglicht, automatisiert anhand der Daten im österreichischen Unternehmensregister zu überprüfen, für welche Unternehmen diese Person befugt ist, eine Regis­trierung vorzunehmen.

Wenn der potenzielle Nutzer jedoch keine Bürgerkarte oder Handysignatur besitzt und nicht einzelvertretungsbefugt ist, besteht die Möglichkeit der Registrierung durch ein Finanz­Online-Administratorenkonto. Dieses kann durch persönliches Erscheinen in einem der Finanzämter angelegt werden. Hierfür muss ein Formular mit den Firmen- und Personendaten, in Kombination mit einem amtlichen Lichtbildausweis sowie einem Nachweis der gesellschaftsrechtlichen Vertretungsbefugnis vorgelegt werden. Nach erfolgreicher Prüfung durch das Finanzamt kann das Administratorenkonto angelegt werden. Mit diesem kann im Anschluss eine Registrierung für das USP vorgenommen werden, bei welcher man eine eindeutige USP-Kennung erhält, welche ab da an als Identifizierung für die weiteren Anmeldungen genutzt werden kann.

Estland

Estland ermöglicht seinen Bürgern und Unternehmen für fast 99 Prozent aller Verwaltungsdienstleistungen Zugang und Informationen über das von der estnischen Informationssystem-Behörde betriebene Portal „eesti.ee“. Bereits über 500.000 Nutzer sind für das Portal registriert. Das Portal beinhaltet eine Identifizierungskomponente, Nutzer können ihre @eesti.ee-eMail-Adresse damit verknüpfen sowie bei Bedarf einen Dokumentenservice namens „My Documents“ nutzen. Die Verknüpfung mit der @eesti.ee-eMail-Adresse nutzen fast 57.000 Unternehmen.

Im staatlichen Portal Estlands wird im ersten Schritt nicht unterschieden, ob sich als natürliche oder juristische Person identifiziert wird. So erfolgt anfangs die Authentifizierung von staatlicher Seite nur auf der Ebene natürlicher Personen (mittels estnischer ID-Card, Mobile-ID oder einem Online-Banking-Zugang), um anschließend anhand einer automatisierten Unternehmensregisterabfrage die entsprechenden Berechtigungen für ein oder mehrere Unternehmen in Echtzeit freizuschalten.

Zum Beispiel im Falle eines Gesellschafters einer GmbH: Hier erkennt das Portal durch die Abfrage im Handelsregister, dass diese Person dem entsprechenden Unternehmen zuzuordnen ist und im Auftrag der Firma Unternehmensservices und Verwaltungsdienstleistungen abrufen und nutzen kann. Wenn die Person solch einen eService in Namen des Unternehmens nutzen will, öffnet sich bei dem Start des eServices automatisch das „Rollen-Fenster“, in welchem ausgewählt werden kann, in welcher Rolle dieser Service genutzt werden soll. Das genutzte Handelsregister enthält Informationen zu den in Estland ansässigen juristischen Personen und estnischen Niederlassungen ausländischer Unternehmen und wird in Echtzeit als eBusiness-Register vom Zentrum für Register und Informationssysteme zur Verfügung gestellt.

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