EU-Dienstleistungsrichtlinie Unternehmensgründung leicht gemacht

Autor / Redakteur: Ralph-Peter Rembor / Gerald Viola

Die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist für viele Verwaltungen eher eine lästige Pflichtveranstaltung. Andererseits bietet sie jedoch auch eine langersehnte Chance zur Verwaltungsmodernisierung, denn eine moderne Verwaltung gilt in vielen Ländern Europas als wichtiger Standortfaktor. Dabei ist eines klar: Die IT-seitige Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie ist keine einfache Aufgabe.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Sie geht weit über die Erreichbarkeit von Behörden per eMail hinaus. Vielmehr geht es darum, alle Verwaltungsvorgänge, die bei einer Unternehmensgründung vorgenommen werden, in einem interaktiven und möglichst automatisierten Prozess zwischen dem Antragsteller, dem einheitlichen Ansprechpartner (EAP) und den beteiligten Behörden und deren Fachverfahren abzubilden und zu verknüpfen. Und zwar flexibel und auf den Einzelfall zugeschnitten, denn die Eröffnung einer Gaststätte verlangt andere Verwaltungsgänge als die Gründung eines Freizeitparks.

SAP hat eine Software-Lösung für die Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie entwickelt, die erstmals auf der CeBIT 2008 vorgestellt wurde und auf große Resonanz beim Publikum stieß. Diese SAP-Lösung ist Teil der SAP-eGovernment-Strategie und fest verankert im SAP-Gesamtkonzept für eine serviceorientierte Verwaltung. Sie kann – je nach Umsetzungsvariante der EU-Dienstleistungsrichtlinie – auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen eingesetzt werden.

Produktseitig basiert die Lösung auf der Technologieplattform SAP NetWeaver und Bestandteilen der SAP Business Suite. Wesentliche Elemente der Lösungskonzeption sind die Unterstützung des Antragstellers bei der Abgabe seines Antrages, die Unterstützung des EAP durch ein Fallmanagement sowie die Interaktion der beteiligten Behörden mit dem EAP in verschiedenen Automatisierungsstufen.

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Die SAP-Lösung versteht sich gewissermaßen als einfach zu bedienendes Hilfsmittel für die verschiedenen Akteure. Das System nutzt dazu verschiedene eGovernment-Infrastrukturkomponenten. Dazu gehört beispielsweise ein Prozessregister, das die Vielzahl der bei der Unternehmensgründung relevanten Fachverfahren umfasst und digital ansteuern kann. Außerdem arbeitet die Lösung mit verschiedenen Behördenverzeichnissen, also einer Art „Telefonbuch“ für die Online-Erreichbarkeit von Behörden.

Darüber hinaus kommen Virtuelle Poststellen für den Informationsaustausch per eMail und Workflowsystem zum Einsatz. Technische Basis der Lösung ist die Technologieplattform SAP NetWeaver, weil sie den modernen Ansatz einer serviceorientierten IT-Architektur verfolgt. Folgende Teilprozesse spielen hierbei eine zentrale Rolle:

Registrierung

Am Anfang der Gewerbeanmeldung steht die Registrierung des Antragsstellers. Über das entsprechende Portal, welches auf Landes- oder kommunaler Ebene, von einer IHK oder Kammer betrieben werden kann, gelangt der Antragsteller auf die Registrierungsseite. Hier kann er sich ausführlich über die Verwaltungsabläufe im Zusammenhang mit der Unternehmensgründung sowie über deren Rechtsverbindlichkeit informieren.

Nach Eingabe seiner persönlichen Daten erhält er Username und Passwort. Ab sofort steht ihm die Portallösung in vollem Umfang zur Verfügung, beispielsweise eine persönliche Dokumentenablage und der Zugriff auf seine aktuellen Vorgänge mit der Verwaltung.

Antragstellung

Im ersten Schritt der Antragstellung beantwortet der Antragsteller bestimmte Schlüsselfragen wie die Wahl der Dienstleistung oder des auszuübenden Gewerbes sowie die gewünschte Rechtsform. Über ein internes Regelwerk werden die notwendigen Anträge bestimmt und die daraus resultierenden Angaben abgefragt. Das System stellt anschließend die Anträge mit den erforderlichen Zusatzdokumenten übersichtlich zusammen. Der Antragsteller kann die erforderlichen Zusatzdokumente als Dateien direkt ins System hochladen.

Sind alle Angaben gemacht, überweist der Antragsteller aus dem System heraus die geforderte Bearbeitungsgebühr. Damit ist der Antrag abgeschlossen und der EAP ist nun mit der weiteren Bearbeitung des Falles am Zug.

Antragsbearbeitung durch den EAP

Für den Einheitlichen Ansprechpartner (EAP) steht die Unterstützung der Fallbearbeitung im Vordergrund. Auf der Startseite seines Systems findet er eine Liste der aktuell anstehenden Aufgaben, eine Übersicht über wichtige Fristen sowie diverse weitere Informationen.

Die Fallbearbeitung aufseiten des EAP beginnt in der Regel mit der Vollständigkeitsprüfung des Antrages. Er kann neben der Vollständigkeit auch die automatisch erzeugten Folgeprozesse – insbesondere die Fristen und Zuständigkeiten – überprüfen. Bestätigt der EAP die Vollständigkeit, erzeugt das System automatisch die Folgeaktivitäten für die jeweils zuständigen Behörden und berechnet die jeweiligen Fristen.

Der Antrag gilt nun offiziell als gestellt, die Bearbeitungsfrist läuft. Die Antragsdaten stehen in der Dokumentenablage den berechtigten Stellen zur Bearbeitung zur Verfügung. Alternativ können die relevanten Antragsinformationen per eMail, Fax oder Briefpost verschickt werden beziehungsweise per XML-Schnittstelle den nachgelagerten Fachverfahren einer Behörde zur Verfügung gestellt werden.

Bearbeitung durch die nachgeordnete Behörde:

Entsprechend ihrer Zuständigkeit erhält die nachgeordnete Behörde Zugriff auf die Dokumentenablage. Auf der Startseite findet der Sachbearbeiter eine Übersicht über die laufenden Anträge sowie deren Status. Er kann nun Dokumente ansehen, herunterladen, hochladen und den Prozessstatus neu setzen. Ist alles in Ordnung, ändert er den Status von „in Bearbeitung“ zu „abgeschlossen“.

Der EAP wird darüber automatisch informiert. Sobald alle notwendigen Prozessschritte erfolgreich abgeschlossen sind und sämtliche Genehmigungen vorliegen, kann das Unternehmen seine Tätigkeit aufnehmen.

Komfort-Funktionen

Für alle Nutzer – für den Antragsteller ebenso wie für den EAP und den Sachbearbeiter in der nachgeordneten Behörde – sind es vor allem die Zusatzfunktionen, die den Bedienkomfort und die Nutzung des Systems angenehmer machen. Zu diesen gehören die Mehrsprachigkeit des Portals, die Möglichkeit, dass der Antragssteller jederzeit über den persönlichen Portalzugang den aktuellen Bearbeitungsstatus seines Antrags einsehen kann sowie der Multikanalzugang. Letzterer umfasst die Möglichkeit, über alternative Zugangsmöglichkeiten wie Internet, Telefon oder eMail auf die Informationen des Systems zugreifen zu können.

Für den EAP bedeutet Benutzerfreundlichkeit in erster Linie, dass sich im Fallmanagement des Systems die gesamte Historie des Kunden von der Unternehmensgründung bis zur möglichen Auflösung abbilden lässt. Damit ist eine einheitliche und rechtssichere Dokumentation aller Verwaltungsabläufe garantiert.

Die von SAP vorgestellte Lösung trägt der Tatsache Rechnung, dass im Moment noch einige Rahmenbedingungen der EU-Dienstleistungsrichtlinie unsicher sind. So werden beispielsweise die detaillierten deutschen Lösungsanforderungen – auch bekannt als „Blaupause des Bundes“ – voraussichtlich erst Ende 2008 verfügbar sein. Außerdem ist im Einzelfall noch nicht klar, auf welcher Verwaltungsebene (Land, Regierungsbezirk, Kommune, Handelskammer) der EAP angesiedelt sein soll.

Die SAP-Lösung wurde deshalb von Anfang an flexibel genug gestaltet, um sich problemlos an unterschiedliche Anforderungen sowie an künftige Ausbauwünsche anpassen zu können.

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