Datenaustausch zwischen Behörden Und die Warteschlange auf dem Amt war gestern

Autor / Redakteur: Dirk Stocksmeier / Manfred Klein

Einmal und nie wieder – das ist das Versprechen des Once-Only-Prinzips. Es steht für einen Paradigmenwechsel in der Datenkommunikation der Öffentlichen Verwaltung. In Deutschland wird die Diskussion um Once-Only derzeit durch zwei EU-Projekte vorangetrieben.

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Übersicht der Staaten in Europa, die bereits das Once-Only-Prinzip anwenden
Übersicht der Staaten in Europa, die bereits das Once-Only-Prinzip anwenden
(© Init AG nach Gallo et al. 2014)

Das Once-Only-Prinzip ist eines der Konzepte, mit dem auf europäischer Ebene schnellere und transparentere Verwaltungsprozesse entstehen sollen. Es beschreibt, dass Bürger und Unternehmen der Verwaltung Angaben nur noch ein einziges Mal übermitteln müssen. Braucht eine andere Behörde diese Information, wird sie innerhalb der Verwaltung ausgetauscht.

In ganz Europa gewinnt Once-­Only an Fahrt. Mehrere europäische Mitgliedsstaaten haben das Prinzip bereits innerstaatlich umgesetzt. Die Europäische Kommission hat es als eines der sieben Prinzipien des eGovernment Action Plans 2016-2020 aufgenommen. Ein politisches Signal geht auch von der estnischen EU-Ratspräsidentschaft aus, die Once-Only zu einem ihrer zentralen Themen kürte. Zudem ist im Verordnungsentwurf der Europäischen Kommission zum Single Digital Gateway das Once-Only-Prinzip bereits für grenzüberschreitende Verwaltungskontakte vorgesehen.

Once-Only-Barrieren in Deutschland

In Deutschland behindern zahlreiche rechtliche, organisatorische und technische Barrieren die Implementierung von Once-Only. Ein Grund dafür ist die deutsche Registerlandschaft, die im europäischen Vergleich stark verteilt und wenig vernetzt ist. So werden für jedes Fachverfahren häufig dieselben Standarddaten wie zum Beispiel Name, Adresse ober Geburtsdatum von den örtlich zuständigen Behörden abgefragt.

Deswegen weisen verschiedene Register teilredundante Daten auf, die Daten sind teilweise veraltet und Datensubjekte und -objekte werden mehrfach mit unterschiedlichen Kennungen geführt. Durch fehlende einheitliche Ordnungsmerkmale können die Register nur schwer miteinander vernetzt werden. Gegen eine registerübergreifende Identifikationsnummer sprechen jedoch auch Datenschutz­regelungen, wie zum Beispiel das Zweckbindungsgebot von Daten.

Dabei wurde eine grundsätzliche Rechtsgrundlage für den übergreifenden Datenaustausch in § 5 des „Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“, kurz eGovernment-Gesetz, geschaffen. Die zuständige Behörde kann mit der Einwilligung des Beteiligten die erforderlichen Nachweise direkt bei den ausstellenden öffentlichen Stellen elektronisch einholen.

So könnten etwa Unternehmen im Rahmen einer Ausschreibung der Vergabestelle gestatten, den Handelsregisterauszug direkt vom registerführenden Amtsgericht einzuholen. Oder Eltern könnten der Elterngeldstelle bei einem Antrag auf Elterngeld erlauben, die Geburtsurkunde vom Standesamt zu beziehen.

Aktuell befassen sich zwei europäische Forschungsprojekte unter deutscher Beteiligung mit der Frage, wie Once-Only europaweit realisiert werden kann. Das für alle Interessierten offen stehende Projekt „Stakeholder Community Once-Only Principle for Citizens“ (SCOOP4C) beleuchtet dabei vorrangig die Möglichkeiten und Grenzen, die mit der Implementierung von Once-Only für Bürgerinnen und Bürger entstehen. Experten und Interessierte diskutieren in Workshops und auf der Plattform www.scoop4c.eu, wie sich Barrieren für das Once-Only-Prinzip abbauen lassen, was die Treiber für erfolgreiche Umsetzungen sind und welche erfolgreichen Beispiele Orientierung geben. Das SCOOP4C-Projekt wird von Professor Maria Wimmer von der Universität Koblenz-Landau geleitet. Unter anderem ist als weiterer deutscher Partner auch die ]init[ AG beteiligt.

Das zweite EU-Projekt ist „The Once-Only Principle Project“ (TOOP), das über sich unter www.toop.eu informiert. TOOP pilotiert konkrete Lösungen für den Datenaustausch zwischen Behörden und Unternehmen. 51 Organisationen aus 21 EU-Mitgliedsländern und assoziierten Staaten beteiligen sich unter der Leitung von Professor Robert Krimmer von der Tallinn University of Technology an dem Projekt. Das deutsche Konsortium wird vom Bundesministerium des Innern geleitet.

Am 28. November 2017 findet in Berlin die gemeinsame Once-Only-Konferenz der beiden EU-Forschungsprojekte SCOOP4C und TOOP statt. In den dort diskutierten Best Practices wird auch ein Blick auf europäische Nachbarn fallen. Denn in vielen Staaten wird Once-Only bereits konsequent angewendet und offenbart seine Vorzüge.

Europäische Best-Practice-Beispiele

So hat Dänemark vor etwas mehr als fünf Jahren beschlossen, die verteilt erhobenen und redundant gespeicherten Basisdaten in neun Registern zusammenzuführen. Zum Beispiel sind im zentralen Melderegister, dem Unternehmensregister und dem Gebäuderegister alle Daten standardisiert und die Register miteinander verknüpft. Dank eindeutiger Identifier auf Registerebene können Behörden Daten kohärent wiederverwenden und Beziehungen zwischen Einträgen herstellen – beispielsweise dass einer Person im Melderegister ein Haus im Gebäuderegister an einem Ort im Kataster gehört.

Vermittler zwischen den Registern ist ein sogenannter Data Distributor, der als Intermediär den Zugriff auf die Daten abwickelt. Dabei hat jede Behörde ausschließlich Zugriff auf die Informationen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Dieser Intermediär ermöglicht auch Bürgern und Unternehmen den Zugriff auf Daten, die diese als Open Data weiterverwenden können. Ausgenommen davon sind natürlich datenschutzrelevante Merkmale.

Für Nutzer gibt es weitere Vorteile: Sie können ihre eigenen Daten aus den Registern auslesen und müssen Daten, die der Verwaltung bereits vorliegen, nicht erneut melden. Dabei greifen die dänischen Behörden immer auf eine einzige authentische Datenquelle zu und erhalten so jederzeit qualitätsgesicherte Daten. Die Einsparungen ab dem Jahr 2020 werden in Dänemark von den Verantwortlichen auf jährlich 100 Millionen Euro beziffert.

In ähnlicher Weise haben die Niederlande bereits Jahre zuvor ihre Registerlandschaft strukturiert und 13 vernetzte Basisregister aufgebaut. Insgesamt gibt es in 21 EU-Staaten Initiativen, das Once-Only-Prinzip praktisch umzusetzen.

Neben dem Abbau bürokratischer Lasten für Bürger als auch Unternehmen und Effizienzgewinnen in der Verwaltung birgt Once-Only zahlreiche weitere Potenziale: Behörden greifen auf valide Daten aus einer authentischen Quelle zu, um so zum Beispiel Leistungsmissbrauch besser zu vermeiden. Zudem lässt sich auf Basis von Once-Only echtes No-Stop-Government realisieren. Bürger und Unternehmen müssen dann ihnen zustehende Leistungen nicht länger beantragen, sondern erhalten diese automatisch.

Österreich hat mit der antragslosen Familienbeihilfe, einer mit dem deutschen Kindergeld vergleichbaren Leistung, gezeigt, wie das geht. Das österreichische Krankenhaus oder die Hebamme informieren das Standesamt über die Geburt, das wiederum die Daten im Zentralen Personenstandsregister (ZPR) erfasst. Aus dem ZPR werden die Daten an die Finanzverwaltung übermittelt, die daraufhin prüft, ob alle Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind und eine Kontoverbindung vorliegt. Ist dies der Fall, wird die Familienbeihilfe auf das bekannte Konto ausgezahlt. Die Eltern erhalten nur noch ein Informationsschreiben. Sie müssen keine Formulare ausfüllen, Nachweise einholen oder einen Antrag stellen.

In Deutschland hat sich eine historisch gewachsene Zurückhaltung beim Thema übergreifender Datenaustausch zwischen Behörden eingestellt. Intelligente Gestaltungsmöglichkeiten können den kollidierenden Datenschutzinteressen aber sehr wohl Rechnung tragen. Gleichwohl lassen sich bestehende Datenschutzprinzipien wie das Thema Datensparsamkeit vor dem Hintergrund technologischer Neuerungen neu interpretieren. Zurecht hat die Bundeskanzlerin darauf hingewiesen, dass das Prinzip der Datensparsamkeit auch so verstanden werden kann, dass die gleichen Daten der Verwaltung nicht wieder und wieder mitgeteilt werden müssen.

Sparsam kann eine Weiterverwendung insbesondere dann sein, wenn nicht detaillierte Rohdaten ausgetauscht, sondern lediglich bestimmte Aussagen bestätigt oder negiert werden müssen. Das ist etwa der Fall, wenn ausschließlich darüber Auskunft gegeben wird, ob Einkommensgrenzen oder Altersgrenzen überschritten wurden oder ob im Bundeszentralregister eingetragene strafgerichtliche Verurteilungen nicht über eine bestimmte Schwere hinausgehen.

Chancen bieten die Digitalisierung und Vernetzung der Register auch, um die Transparenz und die Selbstbestimmung bei der Datenverwendung zu steigern. So könnte im Gegenzug für einen einfacheren Datenaustausch die Transparenz erhöht werden, indem Bürger und Unternehmen sich online darüber informieren können, welche Behörde wann zu welchem Zweck welche Daten von ihnen verarbeitet und gespeichert hat.

Auf dem Weg zu mehr Datensparsamkeit und besseren Services ist jede einzelne Behörde gefragt, sich an der Diskussion über Once-Only zu beteiligen. So könnten Verwaltungen zum Beispiel prüfen, wie sich Register und Dienstleistungsprozesse in ihrem Aufgabenbereich bürger- und unternehmerfreundlich modernisieren lassen. Die Forschungsprojekte SCOOP4C und TOOP bieten dafür einen guten Rahmen.

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