Datenaustausch zwischen Behörden

Und die Warteschlange auf dem Amt war gestern

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Europäische Best-Practice-Beispiele

So hat Dänemark vor etwas mehr als fünf Jahren beschlossen, die verteilt erhobenen und redundant gespeicherten Basisdaten in neun Registern zusammenzuführen. Zum Beispiel sind im zentralen Melderegister, dem Unternehmensregister und dem Gebäuderegister alle Daten standardisiert und die Register miteinander verknüpft. Dank eindeutiger Identifier auf Registerebene können Behörden Daten kohärent wiederverwenden und Beziehungen zwischen Einträgen herstellen – beispielsweise dass einer Person im Melderegister ein Haus im Gebäuderegister an einem Ort im Kataster gehört.

Vermittler zwischen den Registern ist ein sogenannter Data Distributor, der als Intermediär den Zugriff auf die Daten abwickelt. Dabei hat jede Behörde ausschließlich Zugriff auf die Informationen, die für ihre Aufgaben relevant sind. Dieser Intermediär ermöglicht auch Bürgern und Unternehmen den Zugriff auf Daten, die diese als Open Data weiterverwenden können. Ausgenommen davon sind natürlich datenschutzrelevante Merkmale.

Für Nutzer gibt es weitere Vorteile: Sie können ihre eigenen Daten aus den Registern auslesen und müssen Daten, die der Verwaltung bereits vorliegen, nicht erneut melden. Dabei greifen die dänischen Behörden immer auf eine einzige authentische Datenquelle zu und erhalten so jederzeit qualitätsgesicherte Daten. Die Einsparungen ab dem Jahr 2020 werden in Dänemark von den Verantwortlichen auf jährlich 100 Millionen Euro beziffert.

In ähnlicher Weise haben die Niederlande bereits Jahre zuvor ihre Registerlandschaft strukturiert und 13 vernetzte Basisregister aufgebaut. Insgesamt gibt es in 21 EU-Staaten Initiativen, das Once-Only-Prinzip praktisch umzusetzen.

Neben dem Abbau bürokratischer Lasten für Bürger als auch Unternehmen und Effizienzgewinnen in der Verwaltung birgt Once-Only zahlreiche weitere Potenziale: Behörden greifen auf valide Daten aus einer authentischen Quelle zu, um so zum Beispiel Leistungsmissbrauch besser zu vermeiden. Zudem lässt sich auf Basis von Once-Only echtes No-Stop-Government realisieren. Bürger und Unternehmen müssen dann ihnen zustehende Leistungen nicht länger beantragen, sondern erhalten diese automatisch.

Österreich hat mit der antragslosen Familienbeihilfe, einer mit dem deutschen Kindergeld vergleichbaren Leistung, gezeigt, wie das geht. Das österreichische Krankenhaus oder die Hebamme informieren das Standesamt über die Geburt, das wiederum die Daten im Zentralen Personenstandsregister (ZPR) erfasst. Aus dem ZPR werden die Daten an die Finanzverwaltung übermittelt, die daraufhin prüft, ob alle Anspruchsvoraussetzungen erfüllt sind und eine Kontoverbindung vorliegt. Ist dies der Fall, wird die Familienbeihilfe auf das bekannte Konto ausgezahlt. Die Eltern erhalten nur noch ein Informationsschreiben. Sie müssen keine Formulare ausfüllen, Nachweise einholen oder einen Antrag stellen.

In Deutschland hat sich eine historisch gewachsene Zurückhaltung beim Thema übergreifender Datenaustausch zwischen Behörden eingestellt. Intelligente Gestaltungsmöglichkeiten können den kollidierenden Datenschutzinteressen aber sehr wohl Rechnung tragen. Gleichwohl lassen sich bestehende Datenschutzprinzipien wie das Thema Datensparsamkeit vor dem Hintergrund technologischer Neuerungen neu interpretieren. Zurecht hat die Bundeskanzlerin darauf hingewiesen, dass das Prinzip der Datensparsamkeit auch so verstanden werden kann, dass die gleichen Daten der Verwaltung nicht wieder und wieder mitgeteilt werden müssen.

Sparsam kann eine Weiterverwendung insbesondere dann sein, wenn nicht detaillierte Rohdaten ausgetauscht, sondern lediglich bestimmte Aussagen bestätigt oder negiert werden müssen. Das ist etwa der Fall, wenn ausschließlich darüber Auskunft gegeben wird, ob Einkommensgrenzen oder Altersgrenzen überschritten wurden oder ob im Bundeszentralregister eingetragene strafgerichtliche Verurteilungen nicht über eine bestimmte Schwere hinausgehen.

Chancen bieten die Digitalisierung und Vernetzung der Register auch, um die Transparenz und die Selbstbestimmung bei der Datenverwendung zu steigern. So könnte im Gegenzug für einen einfacheren Datenaustausch die Transparenz erhöht werden, indem Bürger und Unternehmen sich online darüber informieren können, welche Behörde wann zu welchem Zweck welche Daten von ihnen verarbeitet und gespeichert hat.

Auf dem Weg zu mehr Datensparsamkeit und besseren Services ist jede einzelne Behörde gefragt, sich an der Diskussion über Once-Only zu beteiligen. So könnten Verwaltungen zum Beispiel prüfen, wie sich Register und Dienstleistungsprozesse in ihrem Aufgabenbereich bürger- und unternehmerfreundlich modernisieren lassen. Die Forschungsprojekte SCOOP4C und TOOP bieten dafür einen guten Rahmen.

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