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Projekt eRechnung Umwandlung von Papier-und eMail-Rechnungen in X-Format

| Redakteur: Julia Mutzbauer

Ab November 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Länder und Kommunalebene fähig sein, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Reine eMails, PDF-Dateien und eingescannte Papierrechnungen sind laut EU-Vorgabe aber keine eRechnungen.

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eMail- und Papier-Rechnungen entsprechen nicht den EU-Vorgaben und sollen daher in das XML-Format konvertiert werden.
eMail- und Papier-Rechnungen entsprechen nicht den EU-Vorgaben und sollen daher in das XML-Format konvertiert werden.
(© Andrey Popov-stock.adobe.com)

Gemeinsam mit dem Datendienstleister Cocq führt der Zweckverband Südwestfalen-IT derzeit Projekte zur Einführung elektronischer Rechnungsverarbeitung bei verschiedenen Kommunen durch. Die Südwestfalen-IT wurde 2018 unter Zusammenschluss der Unternehmen Citkomm und KDZ Westfalen-Süd gegründet. Cocq ist bereits seit 2015 Partner von Citkomm für die Digitalisierung.

Da sich die kommunalen Verwaltungen als Kunden der SIT mit der Einführung der XRechnung beschäftigen, setzt die SIT nach eigenen Angaben auf die vermehrte Zusammenarbeit mit Cocq.

X-Format erfüllt EU-Richtlinen

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU mit dem Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben ist dabei die rechtliche Basis. In Deutschland werden die Anforderungen der Richtlinie mit dem Format der XRechnung umgesetzt – dies wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrates von Bund und Ländern entwickelt.

Als XRechnung bezeichnet man strukturierte, standardisierte Datensätze im XML-Format. Im Gegensatz dazu sind reine eMails, PDF-Dateien und eingescannte Papierrechnungen keine eRechnungen, da bei diesen Standardisierung und Struktur fehlen und somit nicht den EU-Vorgaben entsprechen.

Dateien werden tagesaktuell bearbeitet

Für den Märkischen Kreis soll hat Scandienstleister Cocq die Konvertierung übernommen. Dort werden bis Ende 2019 monatlich rund 1.800 kreditorische Eingangsrechnungen erwartet. Auch eMails mit PDF-Rechnungen sollen an ein neu eingerichtetes Postfach von Cocq gehen und tagesaktuell bearbeitet werden. Der Scandienstleister wird nach eigenen Angaben zweimal täglich die fertigen Daten per gesicherter FTP-Verbindung an einen Austausch-Server bei der SIT übermitteln, und die Kreisverwaltungen übertragen dann von dort die Dateien in ihre eigenen Fachanwendungen.

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