eRechnung

Umstellungshürden lassen sich reduzieren

| Autor: Manfred Klein

Schon bald muss jede deutsche Verwaltung die elektronische Rechnungstellung und -bearbeitung beherrschen. Doch gerade in den kleineren Kommunen tut man sich damit noch schwer
Schon bald muss jede deutsche Verwaltung die elektronische Rechnungstellung und -bearbeitung beherrschen. Doch gerade in den kleineren Kommunen tut man sich damit noch schwer (© Gina Sanders – adobe.stock.com)

In etwas mehr als einem Jahr müssen alle Behörden in Deutschland die eRechnung beherrschen. Doch gerade Kommunen tun sich mit der Umsetzung oft schwer. eGovernment Computing hat mit dem Senior Sales Manager Integration von der TIE Kinetix GmbH, Klaus Schmitt, über mögliche Wege aus dem Dilemma gesprochen.

Seit dem 27. November müssen alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in der Lage sein, mit elektronischen Rechnungen umzugehen. Bis Anfang April 2020 müssen dann auch alle anderen öffentlichen Auftraggeber nachziehen. Hinzu kommt, dass die Vergabeverfahren künftig elektronisch abgewickelt werden müssen. Was bedeutet dieser enge Zeitplan insbesondere für die Kommunen? Wie müssen diese auf die Veränderungen ­reagieren?

Schmitt: Unbefriedigend ist für die Behörden, deren Lieferanten und alle sonstigen Prozessbeteiligten wie Softwarehersteller oder Serviceprovider gleichermaßen, dass die Einführung der eRechnung in Deutschland extrem spät und zeitkritisch erfolgt. Da Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse im Bereich der Öffentlichen Verwaltung gemeinhin (noch) mehr Zeit in Anspruch nehmen als im privatwirtschaftlichen Bereich, besteht einerseits unmittelbarer Handlungszwang, andererseits sind aber einige Rahmenbedingungen noch nicht abschließend verbindlich geregelt.

So wird das eRechnungs-Portal des Bundes erst in Kürze mit voraussichtlich eingeschränkten Funktionen – etwa bei der Webservice-Schnittstelle – zur Verfügung stehen. Die Zulassung des Formats ZUGFeRD 2.0 ist noch nicht final bestätigt und das Format noch nicht veröffentlicht. Und schließlich ist die Erweiterung um den PEPPOL-Standard immer noch in der Diskussion.

Die Kommunen befinden sich also im Dilemma zwischen zeitlich getriebener Handlungsnotwendigkeit und unvollständigen Rahmenbedingungen. Heute getroffene Entscheidungen für eine Lösung und deren Umsetzung müssen daher kurzfristig angepasst oder erweitert werden können.

Gefragt sind deshalb flexible und unkonventionelle Lösungen, die durch die Option der Verarbeitung alternativer Formate eine breite Palette an Möglichkeiten bieten und zugleich keine gravierenden Systemumstellungen erfordern, wenn sich später neue Alternativen bieten oder Erweiterungen berücksichtigt werden müssen. Vor dem Hintergrund der zeitkritischen Termine wäre Abwarten jedoch die falsche Strategie.

Sicherzustellen ist ferner eine einfache, schnelle und flexible Anbindung an das rechnungsverarbeitende System der Verwaltung. Denn wenn Rechnungen nur elektronisch empfangen, dann aber ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet werden, wie dies heute allgemein mit Papier, Fax und PDF passiert, hätte das eRechnungsgesetz sein Ziel verfehlt. Um ein Maximum an Effizienz zu erlangen und die erwarteten Einsparpotenziale zu realisieren, müssen die gelieferten Formate automatisch in ERP- und ECM-Systeme übernommen und dort automatisiert verarbeitet werden können.

Der nächste Schritt ist dann, dass deutsche Verwaltungen nicht nur mit den nationalen Formaten xRechnung und ZUGFeRD umgehen können müssen, sie müssen auch – ähnlich wie bei den eID-Verfahren – die eRechnungsverfahren der anderen EU-Mitgliedsstaaten lesen können. Welche Probleme stellen sich hier und welche technischen Lösungsmöglichkeiten gibt es?

Schmitt: Tatsächlich verschärft die Thematik unterschiedlicher Standards der EU-Mitgliedsstaaten das ohnehin bestehende Problem für Länder und Kommunen immer dann, wenn ausländische Rechnungssteller die deutschen Standards nicht bedienen können oder wollen. Durch die Vielzahl an Formaten und die Unterschiedlichkeit der eRechnungsverfahren muss die Verarbeitung dann nicht nur für einen Standard sichergestellt werden, sondern es muss die simultane Konvertierung einer Vielzahl von Standards möglich sein. Diese Umsetzung den jeweiligen IT-Abteilungen zu überlassen, ist komplex und aufwendig.

Sinnvoller ist deshalb, mit Serviceprovidern im Bereich eRechnung zu kooperieren. Da ausnahmslos alle anderen Länder bei der Einführung der eRechnung über einen teils jahrelangen Vorsprung verfügen, haben die Serviceprovider in der Regel einschlägige Erfahrung mit den Standards der anderen EU-Mitgliedsländer. Technisch ist die Migration zum Beispiel eines niederländischen Simplerinvoicing-Formats in eine deutsche XRechnung also jederzeit realisierbar. Wegen der Vielzahl an Konvertierungsmöglichkeiten beziehungsweise -notwendigkeiten ­sollte die eingesetzte Lösung die Migration jedes denkbaren Eingangsformats in jedes deutsche Ausgabeformat – zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD, und perspektivisch PEPPOL – flexibel unterstützen.

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Mich würden an der Stelle genauere Zahlen interessieren, z.B. wie groß ist das...  lesen
posted am 05.02.2019 um 15:10 von Dina Haack


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