Mitarbeiter der Schweizer Bundesbehörden lernen mit datango „Übung macht den Meister“

Autor / Redakteur: Ulrike Peter / Gerald Viola

Zur Unterstützung der Anwender im Umgang mit den internen IT-Applikationen entwickelte die Schweizerische Eidgenossenschaft das neue Schulungskonzept „Begleitetes Arbeiten“. Mithilfe von Software-Simulationen baute die Organisation eine Trainingsumgebung auf, in der die Mitarbeiter ohne Angst vor Fehleingaben die Anwendung von Business-Applikationen wie beispielsweise SAP erlernen können. Die Umsetzung wurde durch die Lernsoftware „datango performance suite“ (dps) realisiert.

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Bundeshaus der Schweizerischen Eidgenossenschaft
Bundeshaus der Schweizerischen Eidgenossenschaft
( Foto: Peter Mosimann )

Die „Schweizerische Eidgenossenschaft“ umfasst sämtliche Bundesbehörden des Landes – insgesamt sieben Departemente mit jeweils einem eigenen Minister und weiteren einzelnen Verwaltungseinheiten (rund 80 Bundesämter mit mehr als 30.000 Vollzeitstellen). Technologien wie SAP R/3, Business Warehouse, Internetportal-Lösungen und Eigenentwicklungen sorgen innerhalb der Organisation für produktive Geschäftsabläufe. Um die User bei der Anwendung der Applikationen und in den Prozessen zu unterstützen, kamen bisher reine Präsenztrainings zum Einsatz. Aufgrund der wachsenden Komplexität der Systeme gestaltete sich dies jedoch zunehmend schwierig. Vor diesem Hintergrund entstand der Gedanke, Software-Simulationen als Übungsumgebung einzuführen.

„Begleitetes Arbeiten“ für die IT-Sicherheit

Die Herausforderung des Projekts bestand darin, die Präsenztrainings zeitlich zu reduzieren und mit dem Einsatz der Software-Simulationen sinnvoll zu ergänzen. Zielsetzung war es, den Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung zu stellen, in der sie nach dem „Learning-by-doing“-Prinzip den richtigen Einsatz von komplexen Anwendungen vertiefen können.

Um dies in die Tat umzusetzen, entschieden sich die Projektleiter nach der Evaluationsphase für das Electronic Performance Support System (EPSS) „datango performance suite“ (dps). Dieses erfüllte alle im Vorfeld definierten Anforderungen der Schweizerischen Eidgenossenschaft: Neben der klaren Trennung zwischen Demo- und Übungsmodus stellten die automatische Generierung von Schulungsdokumenten sowie die ständige Verfügbarkeit von Lerninhalten am Arbeitsplatz für die Behörden wichtige Kriterien dar.

Praxistest nimmt Angst vor Fehleingaben

Die Umsetzung des Schulungskonzeptes startete mit einer Basisschulung, nach der die Anwender mit Hausaufgaben versorgt wurden. Diese galt es, anschließend in der datango-Simulationslandschaft selbstständig zu erledigen. Der Demo-Modus der „dps“ trainierte die Anwender dabei im Grundverständnis für die Zusammenhänge der einzelnen IT-Prozesse (Wie-Wissen). Im Übungs-Modus konnten sie die Arbeitsvorgänge schließlich praxisnah erlernen (Was-Wissen).

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Abschließend wurde in einem Quiz das neu Erlernte abgefragt und Probleme, die während der Hausaufgaben und der Übungen entstanden sind, gemeinsam in der Schulungsgruppe erörtert. Neben den eLearning-Sequenzen ermöglicht „dps“ der Schweizerischen Eidgenossenschaft die automatische Erstellung von Schulungsunterlagen. Dabei nutzt die Organisation die Option, die Unterlagen individuell an interne Anforderungen – wie beispielsweise das Corporate Design – anzupassen und sie zu Anwendungshandbüchern weiterzuentwickeln. Die Autoren können zudem die Lerninhalte automatisch ins Französische, eine der Schweizer Amtssprachen, übersetzen lassen.

Seit der Implementierung der „dps“ profitiert somit einerseits das Schulungsteam von der vereinfachten Erstellung der Trainingsumgebungen und andererseits der Endanwender von einem sicheren Umgang mit den Applikationen.

Fazit und Zukunftsausblick

Die Mitarbeiter der Schweizerischen Eidgenossenschaft wurden zielgerichtet und individuell in die unternehmensweiten Business-Applikationen eingearbeitet. Binnen des ersten Jahres schulten die Bundesbehörden allein im Finanzbereich mehr als 3.000 ihrer Mitarbeiter in 250 neu erstellten Lerneinheiten. Dabei bildete die Organisation mehr als 70 Autoren aus, die auch in Zukunft Lerninhalte aus den Bereichen Logistik, Bauten und Gebäudeunterhalt, Informationsmanagement, Human Resources, Zivildienst, Zoll und Finanzen erstellen.

Die Simulationsumgebung trägt wesentlich dazu bei, die IT-gesteuerten Geschäftsprozesse der Schweizer Bundesbehörden zu optimieren und Ausgaben für Schulungen und Schulungssysteme zu reduzieren. „Unser Konzept ‚Begleitetes Arbeiten’ wurde von den Mitarbeitern sehr gut angenommen und hätte ohne die ‚dps’ sicher nicht so gut funktioniert“, resümiert der Projektverantwortliche Walter Jäggi.

Für die Zukunft plant die Schweizerische Eidgenossenschaft, weitere Lerneinheiten zu erstellen und noch mehr Anwender zu schulen. Der Anteil der Präsenzschulungen soll weiter vermindert werden und die Gewichtung der Eigenarbeit zunehmen. Im Zuge dessen beabsichtigt die Organisation außerdem die Implementierung des dps-Navigationsmodus, der die User im Echtbetrieb durch die einzelnen Arbeitsschritte führt.

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