Anwenderbericht: „Insourcing“ bei den St. Augustinus-Kliniken

Übersicht statt Outsourcing

| Redakteur: Susanne Ehneß

Empfang der Augustinus-Kliniken
Empfang der Augustinus-Kliniken (Bild: St. Augustinus-Kliniken gGmbH)

„Professionalisierung der IT“ hieß vor einigen Jahren in vielen Krankenhäusern, IT-Leistungen an externe Dienstleister auszulagern und das eigene IT-Team klein zu halten. Diesem Trend zum Outsourcing hat sich der CIO der St. Augustinus-Kliniken von Beginn an widersetzt. Für professionelle IT-Services sorgt sein Team überwiegend mit eigenen Ressourcen.

Mit etwa 4.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von 285 Millionen Euro gehören die St. Augustinus-Kliniken in Neuss zu den erfolgreichsten Unternehmen im Gesundheits- und Sozialbereich am Niederrhein. Der gemeinnützige Krankenhausverbund wurde 2004 von zwei Neusser Ordensgemeinschaften gegründet.

Eine Konsequenz des Zusammenschlusses: Heute liefert das zentrale IT-Center alle Services für die Einrichtungen des Verbundes. Angesichts der komplexen organisatorischen und technischen Strukturen des Klinikverbundes ist eine zentrale und umfassende Configuration Management Database (CMDB) für den IT-Leiter Stanislaw Wieser die Basis für einen funktionierenden IT-Service. Schließlich betreut seine Abteilung die meisten Services selbst – bis hin zur Unterstützung eines eigenen Richtfunknetzes für die interne Kommunikation in der Gesellschaft. Unterstützt wird das Teamn von der Service-Management-Lösung Helpline.

„Helpline ermöglicht uns, unsere Services und Prozesse so detailliert abzubilden, wie wir es benötigen. Und zwar mit Standardfunktionen, ohne dass wir dafür Individualprogrammierungen eines Herstellers kaufen müssen“, erklärt Wieser. „Diese Möglichkeit war ein entscheidender Faktor, warum wir unser vorheriges Ticketsystem durch Helpline abgelöst haben. Dort mussten wir immer wieder in die Produktentwicklung investieren, um unsere Anforderungen umsetzen zu können.“

Zentrales System

Heute verfügt die IT-Abteilung der St. Augustinus-Klinken mit Helpline über ein zentrales System, in dem alle IT-Assets im Kontext der Organisationsstrukturen überschaubar bleiben. Jeder IT-Mitarbeiter sieht so, welches Gerät von welchem Mitarbeiter oder Team benutzt wird und in welchem Raum es sich befindet. Alle Prozesse in der IT – von der Störungsbeseitigung bis hin zur Projekten – steuert das Team ebenfalls über die Software.

Selbst der IT-Einkauf der St. Augustinus-Kliniken läuft nicht über die zentrale Einkaufsabteilung, sondern liegt komplett in der Verantwortung der IT. „Nur so können wir wirklich passgenau bestellen“, erklärt Wieser, „denn der Zentraleinkauf ist nicht auf die schnellen Veränderungen des Marktes und die speziellen Anforderungen der IT eingestellt. Natürlich spielt der Preis im Einkauf immer eine wichtige Rolle, doch wir achten auch auf eine einheitliche IT-Struktur und die Wartbarkeit der Geräte. Nur so bleiben unsere Leistungen insgesamt wirtschaftlich.“

Assistentin Friederike Rube kümmert sich um den gesamten Einkaufsprozess. Ihr wichtigstes Hilfsmittel dabei ist Helpline. „In Helpline habe ich den Überblick über anstehende Lieferungen, Budget-Genehmigungen, Bestellungen und Reklamationen“, erklärt sie.

Dazugehörige Dokumente werden dabei soweit wie möglich digitalisiert. „Erhalten wir zum Beispiel eine Lieferung von 20 Monitoren, gibt es natürlich nur einen Lieferschein und eine Rechnung“, beschreibt Friederike Rube. „Ist diese Lieferung in Helpline aufgenommen, können wir jedes Gerät einem anderen Arbeitsplatz zuordnen. Die richtige Kostenstelle wird automatisch hinterlegt, um das Budget zuzuordnen. Das spart viel Aufwand gegenüber der früheren Papierform, zum Beispiel beim Rechnungsfluss, und lässt sich auch langfristig einfacher pflegen. Geht ein Gerät kaputt, greifen wir sofort auf die entsprechenden Dokumente zur Gewährleistung zu, ohne erst lange Nachforschungen in der Buchhaltung anzustellen.“

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