Data Capturing statt Medienbruch beim eGovernment

Überführung papierbasierender Dokumente in digitale Arbeitsprozesse

18.08.2011 | Autor / Redakteur: eGovernment Spezial / Gerald Viola

Im aktuellen Wandel des Öffentlichen Sektors gewinnt die elektronische Unterstützung und Verknüpfung von Prozessen zwischen Behörden, Bürgern und Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Ein Anspruch an die Verwaltungsmodernisierung ist die durchgehend elektronische Verarbeitung und Verwaltung des papierbasierenden Schriftguts in elektronischen Akten (eAkten). Diese sollen den gesamten Informationsfluss, angefangen bei eingehenden Vorgangsdokumenten über die Verarbeitung bis hin zum Postausgang, durchgängig und frei von Medienbrüchen abbilden.

Scanner können nicht lesen

Die effiziente und ressourcenfreundliche Überführung der zumeist in Papierform eingehenden Vorgangsdokumente in digitale Prozesse stellt Behörden und Kommunen jedoch vor technische Herausforderungen, da die Dokumente nicht nur digital erfasst, sondern auch deren vorgangsrelevanten Inhalte zur Bearbeitung in den weiterführenden Systemen automatisch zur Verfügung gestellt werden sollen.

Eine Scan-Lösung alleine reicht hierzu nicht aus, da die als digitales Bild gescannten Inhalte nicht automatisch verarbeitet werden können. Mittels moderner Data-Capture-Lösungen eröffnen sich für Behörden jedoch neue Entwicklungswege zum intelligenten Management von Informationen, Prozessen und Menschen, indem von Beginn an alle Daten automatisch erfasst und miteinander verknüpft werden.

Anstatt Dokumente nur zu digitalisieren, können Behörden durch die Einbindung von Data-Capture-Lösungen in ihre bestehende Systemlandschaft auch alle vorgangsrelevanten Daten aus den papierbasierenden Antragsdokumenten automatisch erfassen und damit das Konzept einer durchgängig geführten elektronischen Akte vollständig realisieren.

Mit Data-Capture-Lösungen – beispielsweise ABBYY FlexiCapture – lassen sich Dokumente wie Anträge, Steuererklärungen sowie Unterlagen zu Genehmigungsverfahren oder andere Vorgänge zuverlässig digital erfassen und anhand ihres Inhalts klassifizieren.

Sämtliche behördlichen Vorgänge können somit von Beginn an zur digitalen Bearbeitung automatisch erfasst und an interne digitale Workflows sowie Backend-Systeme, wie Enterprise-Content-Management-Systeme, übergeben werden. Dabei stößt die Übergabe der Daten vollautomatisiert eine systemseitige Bearbeitung des Vorgangs an und übermittelt die erfassten Dokumente an das jeweilige Backend-System zur Ablage als digitale eAkte.

Doch auch bei der Vorgangsbearbeitung selbst entlasten Data-Capture-Lösungen die Sachbearbeiter enorm, da alle relevanten Vorgangsdaten wie Adressinformationen oder Textbausteine automatisch in den Systemen zur Verfügung gestellt werden.

Papier wird zur eAkte

Einer der führender Hersteller von Technologien und Lösungen zur Dokumentenerkennung und Datenerfassung, der auch auf der diesjährigen DMS Expo in Stuttgart zu finden sein wird: die ABBYY Europe GmbH in Halle 7, Stand C34. Sie bietet mit ihrer leistungsstarken Data-Capture-Lösung ABBYY FlexiCapture eine hochskalierbare und branchenunabhängige Datenerfassungslösung, die sich flexibel in bestehende IT-Strukturen integrieren lässt.

Die Entscheidung für die Implementierung einer Data-Capture-Lösung beschleunigt die Durchlaufzeiten der Bearbeitungsprozesse in Öffentlichen Verwaltungen sowie Behörden signifikant und schafft zudem Transparenz für eine übergreifende Bearbeitung von Akten und Dokumenten, um die Serviceleistungen im Bezug auf die Bürgernähe erheblich verbessern zu können.

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