Tarifvertrag

TVöD termingerecht umsetzen

| Autor / Redakteur: Ulli Pesch / Susanne Ehneß

Praxisbeispiel

Bestensee zählt, gemessen an der Einwohnerzahl, laut Statistischem Bundesamt (Stand 31.12.2014) zu den 86 Prozent der eher kleineren Kommunen im Bundesgebiet. In der 7.300-Seelen-Gemeinde im Landkreis Dahme-Spreewald konnte man sich frühzeitig mit der Umsetzung des neuen Tarifwerks auseinandersetzen. In dem aufstrebenden Ort im Berliner Speckgürtel, der bis vor drei Jahren noch zu den Gemeinden zählte, die ihre gesamte Personalkostenplanung mit Papier und Bleistift realisierten, setzt man seit September 2013 auf eine elektronische Lösung für das Personalmanagement, die Personalkostenplanung sowie für das Erstellen von Stellenbeschreibungen und -bewertungen.

„Bis zur Einführung des Personalmanagement-Systems ‚Kommboss‘ waren die Personaladministration, die Personalkostenplanung und damit auch die Haushaltsplanung für uns mit einem ganz erheblichen Zeitaufwand verbunden“, erinnert sich Frank Dietze, der in Bestensee für Personalangelegenheiten zuständig ist. „Die Berechnungen für die gut 110 Mitarbeiter verursachten einen zeitlichen und personellen Aufwand, der auf Dauer einfach nicht mehr vertretbar war“, ergänzt er. „Deshalb war es für uns schon alleine aus Gründen der Steigerung der Arbeitseffizienz und der Arbeitsorganisation dringend nötig geworden, eine entsprechende Lösung anzuschaffen.“

Innerhalb eines Monats, von Anfang bis Ende September 2013, konnten damals alle Implementierungsmaßnahmen durchgeführt und abgeschlossen werden. Für Personalexperte Dietze war die Umsetzung innerhalb dieser kurzen Zeitspanne immens wichtig: „Das war zeitlich gerade eine große Herausforderung, da ich unseren Haushaltsplan und die Personalkostenplanung für das kommende Jahr wie gewohnt bis Ende September fertigstellen musste.“ Laut Dietze war die Umstellung auf die elektronische Lösung Neuland, und deshalb war die Softwareeinführung unmittelbar vor den neuen Haushaltsplanungen für ihn mit einigem Ungemach im Hinblick auf die pünktliche Fertigstellung verbunden.

„Es hätte nichts schiefgehen oder Verzögerungen geben dürfen“, so Dietze, „aber alles klappte termingerecht, und ich konnte meinen Haushaltsplan wie geplant bis Ende September fertigstellen.“ Seither werden alle tariflichen Änderungen automatisiert vom Anbieter per Fernwartungszugriff in das System eingepflegt. Auch die neuen Tabellenentgelte und Entgeltgruppen der aktuellen Tarifvereinbarung wurden unmittelbar nach deren Veröffentlichung vom Anbieter auf den Server übertragen und stehen damit sofort für die Gemeinde Bestensee zur Verfügung. Das Personalmanagement nutze er übrigens, so Frank Dietze, um Adressänderungen, Veränderungen der Arbeitszeiten, etwaige ­Höhergruppierungen und Stufensteigerungen sowie Stellenveränderungen einzupflegen.

Planungssicherheit

Für die Gemeinde lässt sich seither die finanzielle Tragweite des Abschlusses für das kommende Jahr bereits im Herbst ziemlich genau abschätzen. „Früher habe ich alleine zur Berechnung der Tariferhöhungen eine Woche benötigt“, kommentiert Frank Dietze die Vorteile des Softwareeinsatzes und der aktuellen Tarifdaten. „Das klappt heute per Mausklick und in wenigen Minuten.“ Eine Aktualisierung der Entgeltgruppen im Sozial- und Erziehungsdienst, die er in diesem Jahr unterjährig durchführen musste, klappte problemlos mit geringem zeitlichem Aufwand.

Sobald die redaktionellen Anpassungen des Tarifvertrags zur Verfügung stehen, so Dietze, werde der Anbieter sie ins System einspielen. Dazu zählen unter anderem die neu geschaffenen Entgeltgruppen 9a/b/c, die wieder ­eingeführten Fallgruppen sowie die neuen Bewertungskriterien im Rahmen der Stellenbewertung für Tarifbeschäftigte. Auf Knopfdruck stehen heute die aktualisierten Daten als Listen zur Verfügung. Dietze und seine Vorgesetzte, Hauptamtsleiterin Frau Anett Hinzpeter, nutzen diese zur Besprechung von Detailfragen beispielsweise zur Eingruppierungen der Mitarbeiter in die neuen Entgeltgruppen.

Die zeitnahe Integration des Tarifabschlusses ist auch für die elek­tronische Terminplanung der Hauptamtsleiterin wichtig. Weil die Terminplanung automatisiert aus dem aktuellen Datenbestand des Personalmanagements gespeist wird, stehen ihr über die üblichen Termine auch andere Daten jederzeit zur Verfügung. So beispielsweise auch die Termine, an denen Mitarbeiter höhergestuft werden.

Dietze abschließend: „Aus meiner Sicht könnte ich meine Arbeit ohne die Lösung nicht mehr erledigen, es sei denn, ich hätte jedes Jahr zwei Monate mehr Zeit, für jeden der Mitarbeiter die Tabellenentgelte, die individuellen Zulagen und die Tarifsteigerungen manuell auszurechnen und dann noch den Haushalt zu planen.“

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