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Tarifvertrag TVöD termingerecht umsetzen

Autor / Redakteur: Ulli Pesch / Susanne Ehneß

Um die eigene finanzielle Handlungsfähigkeit auch im kommenden Jahr zu gewährleisten, sollten Organisationen der Öffentlichen Hand so rasch wie möglich die jüngst im TVöD verabschiedeten Vereinbarungen berücksichtigen.

(Bild: kamasigns_Fotolia.com)

Auf das neue Vertragswerk wurde knapp zehn Jahre hingearbeitet. Nun beginnt die Umsetzung der teilweise umfassenden und weitreichenden Verhandlungsergebnisse in den Personalverwaltungen. Da geht es neben der vereinbarten Tariferhöhung auch um neue Stellenbewertungen und Eingruppierungen. Ebenso betroffen sind Sonderzahlungen für Azubis und deren Lernmittelzuschüsse, die Ermittlung von Jahressonderzahlungen, erhöhte Urlaubsansprüche, veränderte Beitragssätze für die Alterszusatzversorgung, um nur einige Änderungen zu nennen.

Im Rahmen der Umsetzung des Tarifvertrags geht es neben der korrekten Auszahlung der Gehälter noch um einige weitere Konsequenzen, die folgend an zwei Beispielen die Bedeutung einer zeitnahen Berücksichtigung der tarif­lichen Vereinbarungen zeigen sollen: Was passiert beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter im Januar den Antrag auf die Überprüfung seiner Eingruppierung wünscht und die Personalverwaltung nicht der Lage ist, diesem Anspruch Geltung zu verschaffen? Oder wenn die Anpassungen und Änderungen nicht korrekt in die anstehenden Haushaltsplanungen einfließen?

Wenn dann beispielsweise Personal im kommenden Jahr aufgestockt werden soll, dessen Entgelte nicht korrekt geplant wurden, können – je nach Mitarbeiteranzahl – aufgrund der falschen Berechnungen im laufenden Haushaltsjahr leicht größere Abweichungen zum jeweils gültigen Haushaltsplan entstehen.

Haushaltsplanung

Eine korrekte Haushaltsplanung ist unter anderem auch Voraussetzung für Investitionsvorhaben, denn sie ist die Grundlage für etwaigen Kapitalbedarf, der gegebenenfalls extern beschafft werden muss. Basieren Kreditverhandlungen auf falschen Haushaltsplanungen, kann das leicht die geplanten Investitionsvorhaben zu Fall bringen oder/und gegebenenfalls zu Nachtragshaushalten führen.

Alle am Haushaltsplanungsprozess Beteiligten wissen, wie aufwändig und schwierig die Verabschiedung von Nachtragshaushalten werden kann, da alle Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse erneut durchlaufen werden müssen. Deshalb sollten alle tariflichen Änderungen so früh wie möglich in die Planungen einfließen.

Excel & Word

Die Verwaltungen, in denen Personalcontrolling im Rahmen der strategischen Personalarbeit als Basis für künftige Budgetplanungen noch mit Excel und Word durchgeführt wird, stehen vor beachtlichen Herausforderungen: Unterschiedliche Dateiversionen und mehrfach redundante Listen kursieren, und Datenschutzbestimmungen können nicht eingehalten werden.

Diese Kommunen kommen aufgrund der Komplexität des neuen Vertragswerks in der Regel nicht umhin, sich nach einer entsprechenden Software umzusehen. Sie haben sonst kaum noch eine Chance, das Vertragswerk mit einem halbwegs vertretbaren Aufwand termingerecht umzusetzen.

Selbst Verwaltungen, in denen Softwarelösungen die Komplexität der tariflichen Vorgaben automatisiert oder teilautomatisiert ­erledigen, müssen die Aktualisierungen aus den genannten Gründen zeitnah von ihren Software-Vertragspartnern einfordern und in ihre Systeme implementieren.

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Praxisbeispiel

Bestensee zählt, gemessen an der Einwohnerzahl, laut Statistischem Bundesamt (Stand 31.12.2014) zu den 86 Prozent der eher kleineren Kommunen im Bundesgebiet. In der 7.300-Seelen-Gemeinde im Landkreis Dahme-Spreewald konnte man sich frühzeitig mit der Umsetzung des neuen Tarifwerks auseinandersetzen. In dem aufstrebenden Ort im Berliner Speckgürtel, der bis vor drei Jahren noch zu den Gemeinden zählte, die ihre gesamte Personalkostenplanung mit Papier und Bleistift realisierten, setzt man seit September 2013 auf eine elektronische Lösung für das Personalmanagement, die Personalkostenplanung sowie für das Erstellen von Stellenbeschreibungen und -bewertungen.

„Bis zur Einführung des Personalmanagement-Systems ‚Kommboss‘ waren die Personaladministration, die Personalkostenplanung und damit auch die Haushaltsplanung für uns mit einem ganz erheblichen Zeitaufwand verbunden“, erinnert sich Frank Dietze, der in Bestensee für Personalangelegenheiten zuständig ist. „Die Berechnungen für die gut 110 Mitarbeiter verursachten einen zeitlichen und personellen Aufwand, der auf Dauer einfach nicht mehr vertretbar war“, ergänzt er. „Deshalb war es für uns schon alleine aus Gründen der Steigerung der Arbeitseffizienz und der Arbeitsorganisation dringend nötig geworden, eine entsprechende Lösung anzuschaffen.“

Innerhalb eines Monats, von Anfang bis Ende September 2013, konnten damals alle Implementierungsmaßnahmen durchgeführt und abgeschlossen werden. Für Personalexperte Dietze war die Umsetzung innerhalb dieser kurzen Zeitspanne immens wichtig: „Das war zeitlich gerade eine große Herausforderung, da ich unseren Haushaltsplan und die Personalkostenplanung für das kommende Jahr wie gewohnt bis Ende September fertigstellen musste.“ Laut Dietze war die Umstellung auf die elektronische Lösung Neuland, und deshalb war die Softwareeinführung unmittelbar vor den neuen Haushaltsplanungen für ihn mit einigem Ungemach im Hinblick auf die pünktliche Fertigstellung verbunden.

„Es hätte nichts schiefgehen oder Verzögerungen geben dürfen“, so Dietze, „aber alles klappte termingerecht, und ich konnte meinen Haushaltsplan wie geplant bis Ende September fertigstellen.“ Seither werden alle tariflichen Änderungen automatisiert vom Anbieter per Fernwartungszugriff in das System eingepflegt. Auch die neuen Tabellenentgelte und Entgeltgruppen der aktuellen Tarifvereinbarung wurden unmittelbar nach deren Veröffentlichung vom Anbieter auf den Server übertragen und stehen damit sofort für die Gemeinde Bestensee zur Verfügung. Das Personalmanagement nutze er übrigens, so Frank Dietze, um Adressänderungen, Veränderungen der Arbeitszeiten, etwaige ­Höhergruppierungen und Stufensteigerungen sowie Stellenveränderungen einzupflegen.

Planungssicherheit

Für die Gemeinde lässt sich seither die finanzielle Tragweite des Abschlusses für das kommende Jahr bereits im Herbst ziemlich genau abschätzen. „Früher habe ich alleine zur Berechnung der Tariferhöhungen eine Woche benötigt“, kommentiert Frank Dietze die Vorteile des Softwareeinsatzes und der aktuellen Tarifdaten. „Das klappt heute per Mausklick und in wenigen Minuten.“ Eine Aktualisierung der Entgeltgruppen im Sozial- und Erziehungsdienst, die er in diesem Jahr unterjährig durchführen musste, klappte problemlos mit geringem zeitlichem Aufwand.

Sobald die redaktionellen Anpassungen des Tarifvertrags zur Verfügung stehen, so Dietze, werde der Anbieter sie ins System einspielen. Dazu zählen unter anderem die neu geschaffenen Entgeltgruppen 9a/b/c, die wieder ­eingeführten Fallgruppen sowie die neuen Bewertungskriterien im Rahmen der Stellenbewertung für Tarifbeschäftigte. Auf Knopfdruck stehen heute die aktualisierten Daten als Listen zur Verfügung. Dietze und seine Vorgesetzte, Hauptamtsleiterin Frau Anett Hinzpeter, nutzen diese zur Besprechung von Detailfragen beispielsweise zur Eingruppierungen der Mitarbeiter in die neuen Entgeltgruppen.

Die zeitnahe Integration des Tarifabschlusses ist auch für die elek­tronische Terminplanung der Hauptamtsleiterin wichtig. Weil die Terminplanung automatisiert aus dem aktuellen Datenbestand des Personalmanagements gespeist wird, stehen ihr über die üblichen Termine auch andere Daten jederzeit zur Verfügung. So beispielsweise auch die Termine, an denen Mitarbeiter höhergestuft werden.

Dietze abschließend: „Aus meiner Sicht könnte ich meine Arbeit ohne die Lösung nicht mehr erledigen, es sei denn, ich hätte jedes Jahr zwei Monate mehr Zeit, für jeden der Mitarbeiter die Tabellenentgelte, die individuellen Zulagen und die Tarifsteigerungen manuell auszurechnen und dann noch den Haushalt zu planen.“

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