Elektronische Archive

Transparenz und hohe Verlässlichkeit

21.10.2008 | Autor / Redakteur: Dr. Thomas Lux / Manfred Klein

Elektronische Archive müssen den Aktenplan korrekt abbilden
Elektronische Archive müssen den Aktenplan korrekt abbilden

Umsetzung des Anforderungskonzeptes

Das dabei eingesetzte Archivsystem besteht aus dem Archive Server, den Datenbanken für das Archiv, den Content Services und dem User-Management. Als Speichermedien für Archivierungsobjekte fiel die Entscheidung auf eine kombinierte Hardware – Software-Lösung für gleichbleibende Inhalte (fixed content). Als Langzeitdatenspeicher ist in Hessen ein CAS-System (Content Addressed Storage) eingesetzt.

In einem geplanten zweiten „Proof of Concept“ werden erweiterte Funktionen in das hessische elektronische Archiv implementiert: Vorrang hat ein Service, mit dem die ursprünglichen Formate der zu archivierenden Objekte in ein Langzeitformat (vor allem PDF/A) umgewandelt werden, wobei jedoch das ursprüngliche Format als Repräsentanz erhalten bleibt. Ebenso wird auch eine Lösung zur langfristigen Erhaltung von Elektronischen Signaturen implementiert.

Juristische Rahmenbedingungen

Das gesamte Projekt wird dabei von zwei Anforderungen beherrscht, die nahezu für alle Archivierungsszenarien aus IT-Anwendungen gelten. Die erste Anforderung bezieht sich auf das formale Abschließen erledigter Vorgänge in der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Sie ist eine zwingende Notwendigkeit, denn nur so ist gewährleistet, dass die Aufbewahrungsfristen und die finale Aussonderung der Dokumente normgerecht greifen können. Ein weiterer Aspekt, der für eine frühe Archivierung spricht, ist die langfristige Erhaltung der Beweiskraft der an das Archiv übergebenen signierten Dokumente.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist vorgesehen, dass im Rahmen der finalen Aussonderung (langzeit-)archivwürdiges Schriftgut von den Staatsarchiven zur „Langzeitarchivierung“ übernommen wird. Die restlichen Dokumente werden gelöscht. Bis zu diesem Zeitpunkt sollen abgeschlossene elektronische Dokumente über die ganze Aufbewahrungszeit hinweg jederzeit recherchierbar, lesbar und reproduzierbar bleiben, sodass ihre Verkehrsfähigkeit sichergestellt wird (revisionssichere Archivierung). Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgt für die Benutzer transparent, mit geringfügiger zeitlicher Verzögerung bei der Reaktivierung eines Archivobjektes. Ein direkter Zugriff auf die archivierten Primärinformationen mithilfe des Archiv-Administrationstools ist nicht vorgesehen.

Die zweite Anforderung ist primär technischer Natur: Die elektronische Archivierung zielt darauf, den schnellen und teuren Online-Speicher der Produktivsysteme vom Ballast nicht mehr benötigter Informationen zu befreien. Durch die Entlastung lässt sich das Speichervolumen limitieren, sodass der Back-up- und Restore-Aufwand zurückgeht, die Systeme performant bleiben und die Ausfallsicherheit optimiert wird.

Die Ergebnisse der bisherigen Arbeit haben schon jetzt die Tragfähigkeit des gewählten Ansatzes gezeigt. Die HeDok- und die SAP-Archivierung stellen den Nukleus einer „Zentralen Archivplattform“ für die hessischen eGovernment-Verfahren dar. Dieser ausgesuchte Weg untermauert die Aktivitäten zum HessenPC (einer, auf hessische Verwaltungsarbeit ausgeprägten Umsetzung des Modernen Verwaltungsarbeitsplatzes von Microsoft), durch das Bereitstellen des Archivsystems als weiteren Dienst im Kontext eines integrierten Verwaltungsarbeitsplatzes. Durch die Offenheit der gewählten Archivlösung und ihre Adaptionsfähigkeit lässt sich das Gesamtsystem dem jeweiligen Stand der Technik anpassen und stellt die Verfügbarkeit der unterschiedlichsten Verwaltungsinformationen sicher.

 

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