Elektronische Archive Transparenz und hohe Verlässlichkeit

Autor / Redakteur: Dr. Thomas Lux / Manfred Klein

Daten- und Dokumentenarchivierung bewegt die Verantwortlichen landauf, landab. Denn internationale und nationale Verschriften, etwa im Bereich der Compliance-Anforderungen sowie die Einführung von Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS und VBS) verschärfen die Anforderungen täglich. Das Vorgehen der Verwaltung in Hessen zeigt die Komplexität solcher Projekte.

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Und auch im Öffentlichen Dienst nimmt die Archivierung nun Fahrt auf, wie das Beispiel in Hessen zeigt. Die sichere und schnelle Verfügbarkeit digitaler Informationen wird mit dem rasanten Ausbau der eGovernment-Verfahren immer wichtiger. Ziel ist eine langfristige, revisionssichere Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten und Dateien aller Art. Sie erlaubt die Umsetzung langer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und gewährleistet, dass ein digitales Dokument 30 Jahre lang lesbar und fälschungssicher aufbewahrt wird – ohne eine kosten- und zeitintensive papiergebundene Altregistratur. Darüber hinaus ist nur mithilfe der elektronischen Archivierung eine dauerhafte und rechtskonforme Verwaltung von signierten Dokumenten möglich.

Einheitliche Plattform ist zwingende Voraussetzung

Neben „HeDok“ haben aber auch andere Anwendungen, wie etwa Fachverfahren oder der Bereich eMail, Archivierungsbedarf und benötigen eine entsprechende Archivierungsplattform. So wird zum Beispiel nach Einführung der SAP/R3-Module für den Bereich Rechnungswesen oder Personalwesen eine Archivlösung mit einer nativen Schnittstelle für die Übernahme der entsprechenden Fachdaten benötigt. Ein aufzubauendes eArchiv ist demzufolge als Standarddienst zu konzipieren, der auch auf die Archivierungsanfragen aus anderen Bereichen (beispielsweise Rechnungswesen, HR) und Ressorts (Fachinformationssysteme) reagiert. Um diesen Anforderungen zu genügen, wird und muss das eArchiv deshalb als einheitliche system- und ressortübergreifende Plattform geplant, organisiert und aufgebaut werden.

Im „Anforderungskonzept zur elektronischen Archivierung im Land Hessen“ wird diese Situation berücksichtigt. Dieses Anforderungskonzept konzentriert sich vorrangig auf das DMS-Umfeld, legt aber bereits Grundlagen für eine geplante zentrale Archivlösung.

Als ein erster Schritt in Richtung einer geplanten zentralen Archivplattform erfolgt derzeit im Teilprojekt „Archivierung“ die technische Umsetzung der Archivlösung für den Bereich DMS in einem ersten „Proof of Concept“.

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