Prozessschritte beim Scannen

Transfervermerk für Scanprodukte

| Autor / Redakteur: Martin Gapa*, Advertorial / Susanne Ehneß

Beispiel eines Transfervermerks
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Beispiel eines Transfervermerks (Bild: Deutsche RV)

Der Transfervermerk soll den Beweiswert des elektronischen ­Abbilds eines Papierdokuments erfassen.

Im Jahr 2013 veröffentlichte das BSI die Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen (BSI TR-03138 RESISCAN), die auf eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens zielt. Die in der TR-Resiscan definierten Maßnahmen sollen ­einen möglichst weit an das Original angenäherten Beweiswert des Scanprodukts ermöglichen. Eine Maßnahme hierzu ist die Führung eines Transfervermerks.

Der Transfervermerk soll für den Fall eines Rechtsstreits ermöglichen, den Ablauf des Medienbruchs sowie der weiteren Prozessschritte entlang des Scanprozesses bis zur beweiswertsichernden Auf­bewahrung nachzuvollziehen, um hieraus eine Schlussfolgerung zum Beweiswert des elektronischen ­Abbilds eines Papierdokuments zu ziehen.

Er umfasst unterschiedliche Angaben zum Ablauf der Digitalisierung. Zur Beschreibung des technischen und organisatorischen Umfelds kann auf die Verfahrensdokumentation verwiesen werden. Der Transfervermerk muss mit dem Scanprodukt verknüpft sein.

Die inhaltliche und technische Ausgestaltung wird dem jeweiligen Anwender der Richtlinie überlassen. Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat ein XML-Schema entwickelt, das alle relevanten Angaben abbilden kann und flexibel für beliebige Scanvorhaben einsetzbar ist.

Darauf aufbauend wurde eine Programmbibliothek erstellt, die aus der Datenstruktur eine ASCII-, XML- oder PDF/A-Darstellung des Transfervermerks erzeugt und diese als Anhang in das Scanprodukt integriert. Zur Integration wird das Scanprodukt in ein PDF/A 3 gewandelt und der erzeugte Transfervermerk als Anhang dem Scanprodukt beigefügt.

Diese Lösung wurde exemplarisch in eine Anwendung zur Anbindung der Signaturanwendungskomponente integriert, wodurch die Erstellung und Integration des Transfervermerks direkt vor der Signierung des Scanprodukts erfolgen kann. Der Einsatz einer für die Rentenversicherung standardisierten und flexibel nutzbaren Datenstruktur, offener Standards sowie der einfache Zugang zum Transfer­vermerk führen zu einer dauerhaft hohen Verkehrsfähigkeit.

Die Lösung wurde auf der CeBIT 2016 vorgestellt und wird zudem auf dem Zukunftskongress 2016 in Berlin präsentiert.

* Martin Gapa, Entwicklung Inputmanagementsystem, Deutsche Rentenversicherung Bund

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